Nosta kättäsi, jos olet löytänyt itsesi yhdessä seuraavista tilanteista työssä:
- Kokous, joka ohittaa ja pakottaa sinut joko ilmoittautumaan myöhään seuraavaan kokoukseesi, et voi suorittaa projektia ajoissa tai jättää jälkeen työtapahtuman.
- Kokous, joka on niin epäjärjestynyt, tulet ulos siitä miettiä, mitä juuri tapahtui?
- Kokous, joka päättyy täydelliseen ajanhukkaan.
Näenkö kaikkien kädet ilmassa? Ajattelin niin. Jokainen näistä ongelmista voidaan ratkaista yhdellä yksinkertaisella asialla: kokousohjelmalla .
Mikä on tämä maaginen käsite, kysyt? Asiakirja, joka kattaa seuraavat kohteet:
- Mitä sinun täytyy valmistella etukäteen tai tuoda kokoukseen
- Kuka osallistuu
- Miksi tapaat ja mitä tavoitteita haluat saavuttaa
- Mistä puhut, kuka puhuu mistä ja kuinka kauan kukin aihe vie keskustelua
- Seuraavat vaiheet, jotka haluat suorittaa kokouksen jälkeen
Olet todennäköisesti käyttänyt jotain tällaista aikaisemmin, mutta vähemmän muodollisella tavalla. Ehkä olet esimerkiksi täyttänyt kalenterisi kutsun muistiinpanotiedot kertoa ihmisille, mihin asiakirjoihin heidän tulisi viitata. Tai olet lähettänyt sähköpostin, jossa kuvataan lyhyesti sen tiistainaisen kokouksen kohta, johon kutsuit koko yrityksen.
Mutta jos sinulla on perusteellisempi ja konkreettisempi asettelu tarkalleen kuinka kokouksesi pitäisi ja menee, voi olla niin uskomattoman hyödyllistä. Ensinnäkin se on tärkeä dokumentointi - kirjaamalla kirjallisesti mistä puhut ja tekemäsi päätökset, sinulla on jotain, johon voi viitata, jos joku (mukaan lukien pomosi) kyseenalaistaa tulevat päätöksesi.
Ja toiseksi, se auttaa jopa ragtag-ryhmää ihmisiä pysymään järjestäytyneinä ja keskittyneinä pitäen samalla heitä vastuussa. Ihmiset voivat tulla keskusteluun valmistautuneina, mikä tarkoittaa, että voit käyttää rajoitettua aikaa yhdessä tehokkaasti, voit olla varma, että kokous oli tuottava, ja tunnistaa helpommin seuraavia vaiheita.
Ja onnea sinulle, olemme luoneet esityslistan mallin, jonka voit täyttää heti, ja se säästää aikaa kirjoittaessasi omaasi. Avaa vain asiakirja, tee kopio ja pyydä ryhmänjohtajaa täyttämään se.
Kun olet täyttänyt sen, lähetä se kaikille mukana oleville, kun ajoitat kokousta. (Voi olla viisasta sisällyttää muistiinpano, jonka mukaan tarkista kokouksen esityslista ennen kuin tapaamme. )
Esityslista on hyödyllinen melkein kaikenlaisissa tapaamisissa. Sisäänkirjautumista varten se tarjoaa avoimuutta ja aikaa valmistaa kaikki seurantakysymykset, asiakaskokouksissa se osoittaa johtajuutta, ryhmämallimyrskyissä varmistaa, että et häiritse sinua, ja kaikille se osoittaa arvostavan heidän aikansa.
Kaikki voittavat!
