Jos olet tällä hetkellä palkattu - ja ihminen -, tiedät suuren sähköpostijuhlan. Saat enemmän siitä, kuin voit vastata joka päivä, ja usein se estää sinua tekemästä "todellista työtä". Mutta tässä modernissa maailmassa on oltava postilaatikon päällä, jos aiot tehdä vaikutuksen pomollesi ja päästä eteenpäin.
Nyt monet ihmiset arvioivat, kuinka hyvin he käsittelevät sähköpostia, niiden sähköpostien lukumäärän perusteella, joiden läpi ne käyvät läpi. "Vietin kolme tuntia tänään iltapäivällä ja vastasin 120 sähköpostiin" on syytä juhlia ja kerskata oikeuksia useimmissa toimistoissa. Mutta useimmissa tapauksissa se on valtava virhe.
Totuus on, että sähköposteja on kolmen tyyppisiä:
Kun edessä on aika estää hyökkäämistä postilaatikoihinsa, useimmat ihmiset alkavat pikanäppäimillä. On tyydyttävää saada ne pois tieltä, postilaatikossasi olevien sähköpostiviestien kokonaismäärä laskee paljon enemmän, ja ne eivät vaadi liikaa aivovoimaa.
Mutta sinun pitäisi itse asiassa käyttää päinvastaista lähestymistapaa. Se on vanha kallio, kivi, hiekka metafora: Kuvittele, että sinulle annetaan aikaasi edustava lasipurkki, samoin kuin kiviä, kiviä ja hiekkaa. Ainoa tapa saada tämä kaikki on aloittaa suurimmista asioista: kivistäsi. Jos täytät purkin ensin hiekalla, et koskaan sovi kaikkeen.
Sähköpostiviestien suhteen varmista, että et täytä purkiasi hiekalla vastaamalla ensin nopeisiin ja helpoihin sähköposteihin - et koskaan pääse isoihin, tärkeisiin. Sen sijaan, kun kohtaat kahden tunnin aikajakson, sinun tulisi aina aloittaa sähköpostilla, jotka vaativat vähintään 30 minuuttia, ja hankkia ainakin yksi tai kaksi niistä, ennen kuin teet mitään nopeampia. Toisaalta, jos sinulla on vain 15 minuuttia ennen seuraavaa kokousta, se on täydellinen aika saada nopeita sähköposteja tieltä.
Helpoin tapa toteuttaa tämä strategia saumattomasti jokapäiväisessä elämässäsi on lisätä kaksi tagia (tai suodattimia Gmailissa): "nopea vastaus" ja "vaatii keskitetyn ajan". Kaikki sähköpostit, joita ei ole merkitty, kuuluvat sen vuoksi keskiluokkaan, joka vaatii viidestä 30 minuuttiin.
Kun tiedät, että sinulla on vankka este keskeytymättömälle ajalle, aloita avaamalla keskittynyt aika-kansio ja päätä, mihin sinun on eniten puututtava. Tunnistaminen, kuinka harvat nämä suuret aikayksiköt ovat, on avain menestykseen: Kun sinulla on sellainen, hyödyntä sitä täysimääräisesti! Ja seuraavalla kerralla, kun sinulla on muutama minuutti aikaa säästää odotettaessa linja-autoa tai linjassa kahvia, avaa "pikavastaus" -kansio sen sijaan, että tarkistat Instagramin.
