Tiedän, että on miljoona ja yksi eri tapa hallita päivittäisiä tehtäviäsi tekniikan avulla. Ja vaikka arvostan yleensä digitaalisia ratkaisuja terveellisesti, olen aina ollut joku, joka hallinnoi tehtäväluetteloani vanhalla kynällä ja paperilla. Se ei vain auttaa minua olemaan todella tehokasta kiireisillä kaupallisilla koulupäivinä, priorisoimaan tehtäviäni ja työskentelemään silloinkin, kun minulla ei ole solutietoja, mutta siinä ei ole kirjaimellisesti mitään muuta tyydyttävämpää kuin suoritetun tehtävän ylittäminen todellisesta - do list.
Jos sinulla on ollut vaikeuksia löytää sinulle sopivaa organisaatiojärjestelmää tai haluat vain kokeilla digitaalisen sotkun hajottamista ja palata takaisin perusteisiin, suosittelen antamaan menetelmälle kuvan! Näin voit tehdä sen.
1. Hanki oikea, paperikopion suunnittelija
On selvää, että ensimmäinen askel tässä on saada työkalut, jotka toimivat puolestasi. Tärkeää on käyttää paperiversioiden suunnittelijaa, joka vastaa organisaatiota ja työtyyliäsi. Käytän esimerkiksi Poppin-suunnittelijoita, koska niiden vasemmalla puolella on viikkosuunnittelu ja oikealla puolella vuorattu paperi, ne mahtuvat kukkarooni ja ovat melko halpoja.
Tykkään nähdä koko viikon yhdellä sivulla, mutta jos pidät erityyppisestä näkymästä, tutustu Moleskineen, jolla on paljon eri muotoja, tai - jos haluat analogisen myös ostoksesi kanssa - suunna paikalliselle Barnes & Noble ja selaa sen suurta valikoimaa, kunnes löydät oikean sopivuuden.
2. Lista kaikki viikon tärkeimmät sitoumuksesi
Aion aluksi luetella kaikki tärkeimmät velvollisuudet, jotka minulla on viikko-ohjelmassani, vain jotta saan käsityksen siitä, mitä minun on suunniteltava. Haluan sisällyttää sekä henkilökohtaisia että ammatillisia tehtäviä ja tapahtumia saadakseni todella kuvan viikosta.
Esimerkiksi, jos minun on varauduttava suureen keskiviikkona pidettävään kokoukseen, mutta minun on lopetettava työskentely tiistaina klo 18.00 osallistuakseni syntymäpäivän päivälliseen, tiedän, että minun on todennäköisesti työskenneltävä maanantaina myöhään.
3. Kirjoita tehtävät ja priorisoi ne
Kun olen aloittanut kalenterin täyttämisen tärkeillä sitoumuksilla, jakan suunnittelijani paperipuolen neljään laatikkoon, oikeassa yläkulmassa on tärkeitä / ei-kiireellisiä tehtäviä, vasemmassa yläkulmassa tärkeitä / kiireellisiä tehtäviä ja kaksi alaosaa, jotka edustavat merkityksettömiä / ei kiireellisiä ja merkityksettömiä / kiireellisiä tehtäviä.
Sitten kirjoitan kaikki tehtävät, jotka minun on suoritettava viikolla, ja varmista, että luettelen ne vastaavaan ruutuun. Esimerkiksi ”maksa luottokorttilasku” menee aina tärkeään / kiireelliseen ruutuun, kun taas “osta talvitakki” on tärkeä / ei-kiireellinen.
Tämä toimii sisäänrakennetun priorisointijärjestelmänä, koska se pakottaa minut tunnistamaan, mitä minun on työskenneltävä ja milloin.
Se on myös ratkaisevan tärkeää tehtäessä, joka on merkityksetön / kiireellinen, ja priorisoin usein tärkeät, pitkäaikaiset asiat, jos en ole varovainen. Työskentelen esimerkiksi tällä lukukaudella kolmella pitkäaikaisella tutkimuksella, jotka eivät koskaan tunnu aivan yhtä kiireellisiltä kuin huomenna erääntyvät asiat ja jotka voivat helposti eksyä täydellisen tehtäväluettelon meluun. Tämä priorisointijärjestelmä pakottaa minut tunnustamaan paperien käsittely tärkeänä ja aloittamaan niiden kirjoittamisen etukäteen.
4. Tee päivittäinen aikataulu (ja sisällytä työaika)
Kaikki tämä viikoittainen suunnittelu on mukavaa, mutta miten se auttaa minua selvittämään, mitä teen tietyllä päivällä? Joka aamu vedän tyhjän paperin (käytän valkoista tulostinpaperia, mutta voit myös hankkia muistikirjan, jos haluat luokitella prosessin vähän) ja tehdä kolme asiaa.
Ensin kirjoitan päiväajat kello 8–23 30 minuutin välein ja panen kaikki kokoukset, luokat ja henkilökohtaiset sitoumukseni. Sitten katson viikkosuunnittelijaani ja vedän tehtävät, jotka haluan suorittaa kyseisenä päivänä, yrittäen varmistaa, että vedän ainakin yhden esineen jokaisesta neljästä laatikostani. Lopuksi jakan kaikki tehtävät kalenteriini, täyttäen kokousten ajan.
Koska tehtävien suorittaminen kestää yleensä kauemmin, nyrkkisääntönä on budjetoida 1, 5-kertainen aika, jota mielestäni tarvitsen, vain varmistaakseni, että voin sopia kaikkeen. Varmistan myös, että rakennuksen seisonta-aika on aina varhainen ilta ja tunti käydä kuntosalilla, jotka molemmat minun täytyy ylläpitää terveellisyyteni!
5. Ristiriidat pois
Tämä on suosikkini osa prosessia: ylittää tehtävät, kun lopetan ne. Rakastan värillisten kynien käyttöä, jotta asiat olisivat hieman hauskempia. Pidän yleensä päivittäistä aikatauluani ja ylitän sitten kaikki kohteet pois viikoittaisesta tehtäväluettelostani kunkin päivän lopussa.
6. Siirrä keskeneräisiä esineitä
Viikon lopussa on tärkeää varmistaa, että keskeneräiset esineet siirretään tuleville viikkoille, jotta ne eivät liu'u halkeamien läpi. Sunnuntai-iltana istun yleensä punaisella kynällä ja poistan keskeneräiset esineet kerrallaan, kun päätän ”peruuttaa” ne vai siirtää ne eteenpäin tuleville viikkoille. Yksi paperisuunnittelijan kauneudesta on, että voit todella työntää tehtäviä, joille sinulla ei ole aikaa, koska voit kirjoittaa ne minne haluat - siirrän juuri lomamatkailuni -sarjani joulukuun ensimmäiseen viikkoon, koska Tiedän, että minulla ei ole siihen aikaa.
Tiedän, että tämä prosessi saattaa kuulostaa monimutkaiselta, mutta vain 20 minuutin päivässä käyttäminen suunnitteluun voi säästää tunteja. Tiedän, että olen erityisen taipuvainen tuhlaamaan lyhyitä lohkoja (esim. 30 minuuttia luokkien välillä), jos en ole ajatellut, mitä haluan tehdä, mutta jos olen jo laatinut aikataulun, minun ei tarvitse ajatella kahdesti siitä, mitä minun on tarkoitus tehdä tekemäni aikani kanssa.
Toivottavasti tämä auttaa sinua pääsemään eroon päätöksenteon väsymyksestä ja saamaan aikaan enemmän asioita.
