Gen Y: n jäsenenä tiedät (toivottavasti) jo tärkeimmät sähköpostietiketin säännöt: Pidä se lyhyt ja suloinen, äläkä kirjoita mitään sähköpostiin, jota et halua välittää isoäidillesi, pomollesi, tai muita merkittäviä.
Mutta toisinaan kleppisin osa sähköpostin kirjoittamisesta ei ole ollenkaan sisältöä - se on kuinka aloittaa ja lopettaa se. Varsinkin työpaikalla, se ei ole aina niin helppoa kuin aloittaminen ”Rakas Joe” ja allekirjoittaminen “Kiitos, Kelly”.
Joten kun muotoilet viestiä palkkaavalle johtajalle, toimeenpanevalle henkilölle tai jopa pomollesi, tässä on miten voit varmistaa, että siirrät parhaan kyberjalan eteenpäin - alusta loppuun.
1. Kenen sähköposti?
Ensimmäiset asiat ensin: On aika lopettaa ”[email protected]” -sähköpostitilisi. Todella. Se ei ole söpö tai luova, se on epäammattimaista. Jos käytät sähköpostitiliä muusta syystä kuin keskusteluun yliopistokavereidesi kanssa, käytä osoitetta, joka sisältää ensimmäisen ja viimeisen alkusi tai nimesi, ja jätä se tähän. Ole myös varovainen, kun käytät numeroita 0 tai 1 sähköpostiosoitteessasi; voi olla vaikea erottaa ne isoista kirjaimista O tai pienistä L.
2. Vältä tervehdyksiä
Sähköpostin ensimmäisen sanan valitseminen on helppoa - molemmat toimivat melkein missä tahansa tilanteessa “rakas” tai “hei”. Mutta siitä voi tulla hankalaa sen jälkeen. Säännöllisessä työpaikkaviestinnässä henkilön osoittaminen etunimellä on yleensä hienoa, ja nimikkeiden käyttö voi tehdä sinusta liian muodollisen, tukkoisen tai nuoren.
Mutta on myös poikkeuksia: jotkut ylemmän tason ammattilaiset mieluummin ”herra” tai ”rouva”, joten on syytä pitää korvalla kuulla, kuinka muut ihmiset yleensä osoittavat hänelle. Ja se on turvallinen veto, kun tapaat lääkärin tai professorin ensimmäistä kertaa, että he haluaisivat puhua "Dr."
Kun lähetät sähköposteja työnhakuun, on parasta käyttää nimikkeitä. Mutta jos et tiedä sen henkilön sukupuolta, johon otat yhteyttä, älä arvaa - mene vain etunimen kanssa. Kyllä, Christina “Chris” Brown saattoi antaa sinulle anteeksi siitä, että soitit hänelle herraksi, mutta viimeinen asia, jonka haluat tehdä, on hämmentää itsesi ennen kuin pääset sähköpostin sydämeen.
Viimeinkin, jos sinulla ei ole tarkkaa nimeä vastaanottajalle (esimerkiksi lähetät työkyselyn keskushallinnon osoitteeseen), yksinkertainen "hei" riittää.
3. Sulje kohteliaasti
Saatat olla suosikki sähköpostisi sulkemislinja, mutta sinun tulee aina ottaa huomioon suhteesi kirjeenvaihtajaan ja sähköpostin syy kirjautumisen yhteydessä. Tässä on nopea katsaus joihinkin yleisesti käytettyihin tunnisteisiin ja niiden välittämään viestiin:
Ystävällisin terveisin: Tämä on universaali päätöslauselma ja 100% sopiva useimpiin tilanteisiin, mutta sitä voidaan pitää hieman tukkana tai epätoivoisena kirjeenvaihdossa jonkun kanssa, jonka tunnet hyvin.
Ystävällisin terveisin: Tämä lause on ammattimainen, mutta lämmin. On tavallista, että yrityssähköpostit ovat vähemmän muodollisia, kuten työtovereiden välillä, jotka työskentelevät jonkin verran usein. Tätä voidaan lyhentää edelleen "Terveisin" -kohtaan sähköpostitse jollekin tutulle.
Paras: Tästä kirjautumisesta keskustellaan laajasti, ja sitä pidetään kaikkea vilpittömästä harhaanjohtavaan vastaanottajan suodattimesta riippuen. Se on yksinkertaisesti lyhennetty versio "Ystävällisin terveisin" ja voi tuoda esiin positiivisia tunteita. Se voidaan myös tulkita väärin virheellisiksi, jos sinulla ei ole aikaisempaa henkilökohtaista suhdetta sähköpostisi kanssa.
Kunnioittavasti: Tämä on muodollinen lähetys, joka sopii sähköpostitse toimitusjohtajalle, hallituksen puheenjohtajalle tai korkean tason yritysjohtajalle.
Fondly: Tämä on ehdottomasti sosiaalinen sulkeminen, ei ammattilainen. Se lähettää ystävällisyyden ja todellisen mielenkiinnon viestin, mutta tietämyksen tasolla, joka on parasta pitää poissa ammatillisesta kirjeenvaihdosta.
Lämpimät tervetulot: Tämä on muodollisempi versio "hellästi", mutta se sopii parhaiten sosiaalisiin sähköposteihin.
Kunnioittavasti: Tätä sulkemista voidaan parhaiten käyttää muodollisempaan kirjeenvaihtoon, kuten painettuun kirjeeseen, jota pidetään usein hieman tukkana sähköpostissa.
4. Tee allekirjoituksesta hyödyllinen
Varmista, että allekirjoitusrivillä on lueteltu perusteet: koko nimesi, nimike, yrityksen nimi ja yhteystiedot, mukaan lukien puhelinnumerot ja sähköposti. Yrityksen logo voi olla myös esteettinen lisä.
Kun lähetät työnhakuun liittyviä sähköposteja, käytä nimeäsi ja yhteystietojasi. Ole kuitenkin harkittu siitä, mitä yhteystietoja annat - jos et halua potentiaalisten työnantajien soittavan linjalle, jonka vastaanottovirkailijasi joskus valitsee, älä anna sitä numeroa. Ja jos käytät Facebookia, Twitteriä ja LinkedIn-palveluita ammattimaisesti, on hienoa sisällyttää myös nämä tiedot.
Näet joskus allekirjoituksen yhteydessä sähköposteja, joissa on lainauksia tai nokkela sivu, mutta jatka varovaisuutta ennen kuin ajattelet sinun tarvitsevan tällaista päivitystä. Yrityssähköpostien on sisällettävä juuri tämä: yritys. Allekirjoituksesi ei ole paikka puuttua henkilökohtaisiin vakaumuksiin tai etuihin.
Kun menet käsittämään sähköpostia, muista kiinnittää yhtä paljon huomiota aloitus- ja sulkemislinjaan kuin muu sisältö. Älä anna vältettävän pakkauksen häiritä tai häiritä vastaanottajaa, ennen kuin hän pääsee sähköpostisi tärkeimpaan osaan - viestiin.
