Olen varma, että suurin osa teistä on todennäköisesti melko selkeä sähköpostiohje. Tiedät milloin välittää muistion kollegalle ja milloin CC: n pomollesi säiettä. Tiedät jopa milloin ottaa käyttöön joskus hämmentävän BCC-vaihtoehdon (vai mitä?). Ja riippuen siitä, kenen kanssa vastaat, luultavasti tiedät myös milloin vastata ja milloin ei.
Ja silti, osoittautuu, että CC / BCC / Reply All silti matkustaa ihmisiä ylös - eikä vain viimeaikaisia asteittaisia, jotka ovat juuri saamassa asioita. Kuunnellut kollegoideni keskustelevan kiusallisista sähköpostiosoitteistaan "oho", pääsin verkkooni nähdäkseni, mitä muita tapahtumia on tapahtunut vuosien varrella. Osoittautuu? Noilla pienillä sähköpostimerkinnöillä voi olla suuri vaikutus, sekä hyviä että erittäin tuhoisia - ja suuria oppitunteja meille kaikille.
Aloitetaan tällä verkkosivujen kehittäjä Felipen anekdootilla, jonka työtoveri oppi kovan tien, että ajattelu ennen CC: n ja lehdistön lähettämistä ei ole vain varovaista, vaan myös urasäästöistä:
Yhden vuoden syyskuun 11. päivän vuosipäivää varten työtoverini Judd aloitti työnsä. Koska se oli syyskuun 11. päivänä, yksi hänen kollegoistaan, Larry, kuvasi sarjakuvaa, joka kuvaa Juddia peloissaan lapsia pelkääväksi terroristiksi. Se osoitti Juddin piiloutuvan sängyn alle puristaen nallekarhua. Larry lähetti sen ympäri pienelle ryhmälle työtovereita ja heidän esimiehensä vitsinä. Joustakin outosta syystä säiettä vastaava johtaja lähetti sarjakuvan sähköpostitse ja valvoi koko yritystä . Yhtiöllä oli yli 500 työntekijää. Muutama tunti myöhemmin CC-kaikki päällikkö erotettiin ja saattoi ulos rakennuksesta hyväksi. Oho!
Joten, ensimmäinen oppitunti: Jos aiot valvoa koko joukon ihmisiä, varmista, että se vastaanotetaan hyvin.
Korkeakoulutuksen urapalvelujen johtaja Danielle tekee juuri sen. Hän käyttää CC-kenttää juhlimaan kollegoidensa saavutuksia. "Sähköpostien lähettäminen koko kampuksellemme, joissa annetaan huutaa tarvittaessa, on hyvä moraalille", sanoo Danielle, joka tykkää myös CC-vaihtoehdosta auttaa joku pysymään silmukassa ja kannustaa häntä toimimaan aktiivisesti.
Varoituksen sana: Vaikka huutamiset johtavat tyypillisesti possu-huutoihin, toisinaan riittää. Amanda, kykyjen hankintakoordinaattori, muistelee työtä pankissa, jossa ”Heillä oli tämä yksi kaveri, joka oli surullista vastaamalla kaikkiin sanomaan” kiitos ”tai” kovasti arvostettu ”… Jokainen. Yksittäinen. Sähköposti. Vaikka CC: tä olisi ollut 50 ihmistä. Hänestä oli käynnissä vitsi ja todella ärsytti ihmisiä ”, hän selittää. Lopulta yksi hänen turhautuneista työtovereistaan kutsui loukkaavan vastaajan ulos ja selitti sähköpostin perusteet.
James, kopiointieditori, tuntee aivan liian hyvin ongelmat, joita voi ilmetä, kun viesteihin liitetään paljon ihmisiä. Hän muistelee yliopistovuosiensa tapausta, jolloin kampuksen ulkopuolinen opiskelijaneuvosto lähetti kerran vahingossa viestin koko listerville eikä BCC: n kaikille jäsenille. Lopputulos? Vastausviikko - kaikki kaaos 3000 opiskelijalle. ”Hyvät ajat”, James sanoo ravistaen päätään, muistaen epäilemättä kaikkien aikojen täydellisimmät postilaatikot.
Joillekin henkilöille BCC on kuitenkin vain huono liike. Brooklynissa toimivan varhaislapsuuden asiantuntijan Jessican on sanottava tästä:
En pidä BCCingistä. Pidän avoimuudesta. Aina ihmiset "vastaa kaikkiin" onnelliseksi tuhoavat sen. Nykyisessä roolissani minun on lähetettävä ryhmäsähköposteja, jotta voin välittää aika- ja sijaintitiedot sekä pyytää palautetta määräajoin. Vaikka kirjoitan lihavoidulla kursivoidulla kirjeellä sähköpostin yläosaan, "Älä vastaa kaikkiin tähän sähköpostiviestiin", väistämättä joku tekee niin. Huokaus. Siksi olen ottanut BCCingiin kaikki ja vain CCing joukkueeni. Tällä tavoin, jos joku "vastaa kaikkiin", kaikki eivät ole ajatuksiensa, mielipiteidensä ja tunteidensa alaisia.
Kirjailija ja toimittaja Sara ei tunne BCC: n käyttöä yhtä voimakkaasti kuin jotkut, mutta hän uskoo, että siinä on temppu:
Aina kun haluat BCC: n kanssa jonkun toiselle osoittaakseen hänelle sähköpostin, joka on tarkoitettu jollekin toiselle, kysy itseltäsi: Voinko lähettää sähköpostin aiotulle vastaanottajalle (ilman BCC: tä) ja välittää sen edelleen ylimääräiselle yhteyshenkilölle? Tuntuu paljon rehelliseltä, koska sen sijaan, että näytät siltä, että piilotet kenen kanssa jaat sähköpostia, näyttää siltä, että lähetit sen tavalliseen tapaan ja ajattelit sitten: "Voi, minun pitäisi jakaa tämä pomolleni hänen puolestaan viite.' Se on enemmän "Anna minun varmistaa, että johtajani on kytketty" ja vähemmän "Vakoita viestintääni niin ja niin", mikä on aina mukavaa. Lisäksi tällä tavalla sinut peitetään, jos BCCer koskaan tuo sen esiin!
Ei vain CC ja BCC aiheuttavat sekaannusta. Petollisesti yksinkertaisen vastauksen on tiedetty saavan enemmän kuin muutamat ihmiset hikoilemaan. Tilinhoitaja Rebecca myöntää painamalla "Vastaa", kun hän halusi lyödä "Välitä". Rebecca oli suuren tapahtuman järjestävän yliopistokerhon presidenttinä kauhistunut oppiessaan, että klubin suunnittelema tila oli kaksinkertaisesti varattu. Kiireissään jakaa raivonsa muun täytäntöönpanoryhmän kanssa Rebecca kirjoitti joukon klubinomistajille suunnattuja esimerkkejä, jotka oli tarkoitettu vain kollegoiden silmiin, ja välittämisen sijaan hän vastasi vahingossa! Rebecca oppi paljon asioita tästä tapauksesta, muun muassa: “Varmista, että lähetät viestejä oikealle henkilölle”, “Älä lähetä sähköpostia vihaisena” ja mikä tärkeintä, “älä ole epäkypsä idiootti kun lähetät sähköpostia todellisille ihmisille. ”
Varmista, että lähetät viestisi oikealle henkilölle, neuvo, myyntipäällikkö Mark, toivoo, että hän olisi kiinnittänyt huomiota useita kuukausia sitten, ennen kuin hän lähetti redoned sopimusmuutokset väärälle henkilölle. Saatuaan selville virheensa ja huijatensa, että hän oli menettänyt vain yhden, mutta kaksi kauppaa, Mark lähetti vaaditun anteeksipyynnön ja kiirehti korjaamaan vahingot, jotka hän oli aiheuttanut huolimattomuudestaan. Hän laski vain yhden kahdesta sopimuksesta ja sanoo nopeasti, että budjettisyistä vetäytynyt yritys ei tehnyt niin erehdyksensä takia - "vaikka olen varma, että se ei auttanut."
Vaikka mielipide-ero voi olla erilainen milloin kenttää käytetään, näistä värikkäistä anekdooteista on vielä opittava. Ja jos haluat mielipiteeni? Älä ole niin epämiellyttävä vastaaja kaikille, vältä valta-CC: tä ja älä unohda siirtää joku BCC: hen, jos sanot tekeväsi niin.
