Tähän mennessä oletan, että olet hyvin perehtynyt niihin sähköpostietiketin perusteisiin. Tiedät, että asiat sisältävät aina aihepiirin ja vastustavat kiusausta valvoa jokaista toimiston lämpimää vartaloa.
Kyllä, aion antaa sinulle hyötyä täällä olevasta epäilystä. Mutta tarkoittaako tämä sitä, että mielestäni viestisi ovat virheetöntä? Ehdottomasti ei.
On muutamia sähköpostisynnöitä, jotka eivät ole niin usein toistuvia - mutta ovat silti yhtä arvokkaita. Ja mahdollisuudet ovat, olet ehkä syyllinen tekemään heidät (hei, olen täällä kanssasi!) - olitko tietoinen siitä vai et.
Jos huomaat punastumasi mainitsemalla yhden näistä faux pas -sovelluksista? Kaverini, sähköpostissasi on vielä parantamisen varaa.
1. "Kuuman perunan" pelaaminen
Olet ylpeä siitä, että olet täysin postilaatikon päällä - saapuvat viestit eivät koskaan kestä kauan ilman vastausta sinulta.
On hienoa, että olet sitoutunut olemaan niin reagoiva. Mutta on tärkeää, että otat huomioon myös lähettämäsi laadun. Ajavatko vastauksesi todella keskustelua eteenpäin? Tai ampummeko lyhyitä (ja ehkä jopa täysin turhia) viestejä pyrkiessäsi laittamaan pallon toisen henkilön kenttään ja pääsemään askeleen lähemmäksi vaikeaa postilaatikon nollaa?
Usein ihmiset huomaavat kuuluvansa viimeksi mainittuun luokkaan. Valitettavasti tuo älykäs sähköisen kuuman perunan peli on täysin haitallista.
Kuinka parantaa
Tiedän, että paine palata ihmisiin voi olla suuri, enkä yritä kertoa, että annat viestejä viipymättä.
Jos et sen sijaan ole pisteessä, jossa voit antaa laadukasta vastausta, lähetä lyhyt muistiinpano siitä, että tutkit sitä ja saat takaisin yksityiskohtaisemman vastauksen heti, kun sinulla on vastaus.
Tämä vaihe eliminoi paineen joutua vastaamaan hetkessä, mutta antaa silti aikaa harkita riittävästi kyseistä viestiä.
2. Huumorintajuutesi esittely
Kukaan ei halua kuulostaa elottomalta robotilta sähköpostitse. Ja luota minuun, arvostan ehdottomasti niitä niukkoja ja muurin muistiinpanoja, jotka saapuvat postilaatikkooni.
Ei kuitenkaan ole takuuta, että muut vastaanottajat tuntevat samalla tavalla. Sinun on muistettava, että kirjoitetuista viesteistä puuttuu ei-sanallisia ja muita kontekstivihjeitä, jotka yleensä auttavat huumoriasi laskeutumaan.
Joten, on tärkeää tietää yleisösi, ennen kuin lisäät sähköpostiviestisi sellaiseen huumorintajuosi, jonka olen varma. Olisin iloinen siitä upeasta GIF-koirasta juhlahatussa. Hallituksen jäsenet? Ehkä ei niin paljon.
Kuinka parantaa
Jälleen vastaanottajan ymmärtäminen on tässä elintärkeää. Mutta jos tunnet edes epäilystä siitä, kuinka hauska vitsi tai huomautuksesi vastaanotetaan, poista se.
Olet turvassa kuin pahoillani, ja voit silti olla ystävällinen ja ystävällinen sähköpostissasi - ilman standup-rutiinia!
3. Rambling On ja On
Tiedän, että tämä voi tuntua hieno linja kävellä. Kuulet niin paljon puhetta niistä pelätyistä kokouksista, jotka olisivat voineet tapahtua sähköpostitse, että on helppoa tuntea painostusta välttää istumat hinnalla millä hyvänsä.
Mutta tämä yritys ohittaa kaikki kasvotusten tapahtuvat yhteydet johtaa usein joihinkin pitkätahtoisiin sähköposteihin. Ennen kuin tiedät sen, olet karannut 3000 sanan mestariteoksen, joka sukeltaa tulevan myyntiesityksen yhtenäisiin yksityiskohtiin. Spoilerihälytys: Kukaan ei aio lukea sitä.
Kuinka parantaa
Joskus pidempiä viestejä ei voida välttää. Tällaisissa tapauksissa luettelomerkit, lyhyet kappaleet ja alaotsat voivat auttaa pitämään asiat järjestäytyneinä ja helposti sulavat.
Mutta kun otetaan huomioon, että ihanteellinen pituus on jossain välillä 50 - 125 sanaa, mikä tahansa pidempi, mikä voi taata kokouksen tai puhelun.
4. Kirjoita sähköposti, jota et halua muiden näkevän
Saapuneet-kansiosi mukana tulee väärä tietosuoja. Oletan, että aiottu vastaanottaja on ainoa, joka näkee hämärtyvän kommentin pomostasi.
Kuuntele tarkkaan: Se ei ole vain töykeä, vaan myös riskialtista liiketoimintaa. Olipa kyse sitten mahdollisesta tekniikkaongelmasta, snoopy HR-osastosta tai jopa gossipy-työtoverista, mahdollisuudet ovat hyvät, että ei-ystävälliset huomautuksesi tekevät sen lopulta vääriin käsiin tai väärien silmämunien eteen.
Kuinka parantaa
Tämä sinun on vain lopetettava - kylmä kalkkuna.
Jos sinulla on kiusaus kirjoittaa viestiisi jotain hieman väritöntä (jopa leikillään!), Kysy itseltäsi tätä: Mikä olisi reaktio, jos joku (kuten pomo tai toinen kollega) näkisi kommentin?
Jos ajattelet pienintäkään ahdistusta, on aika painaa askelpalautinta.
5. Naimisissa postilaatikkoosi
Okei, tällä viimeisellä virheellä ei oikeastaan ole mitään tekemistä lähettämiesi viestien sisällön kanssa. Mutta se on silti tärkeä tietoinen.
Jälleen haluaisin hallita postilaatikoitasi aktiivisesti. Se on todella korkeaa tasoa (kaikki ihmiset, joilla on tuhansia lukemattomia sähköpostiviestejä, ovat vain kateellisia sitoutumisesta, olen varma!). Se ei kuitenkaan anna sinulle ilmaista passia pitääksesi silmäsi puhelimesi kanssa keskellä illallista, kokousta, lomaa tai häitä (kyllä, olen nähnyt sen tapahtuvan).
Paitsi, että pakollinen postilaatikko virkistävä pakottaa teidät unohtamaan todelliset keskustelut ja kokemukset, mutta se on myös todella huomaamaton ihmisille, joiden kanssa vietät aikaa.
Kuinka parantaa
Tässä on yksinkertainen vastaus: Laita puhelin pois. Tiedän, että se näyttää mahdottomalta. Mutta kuten olen oppinut tässä kokeilussa, se on enemmän kuin sen arvoista.
Tässä on hyvä uutinen: Kaikki nämä faux pas ovat asioita, jotka voit ratkaista, jos olet halukas oppimaan ja muuttamaan tapojasi. Sinulle ei ole tarkoitettu elämää, joka olisi totaalinen sähköpostiosoite.
Toteuta tämä neuvo (ja kun olet siinä, harjaile näitä sähköpostiviestien perusteita!), Ja sinä olet hyvissä ajoin voimistasi lisätä sähköpostipelisi uuden asteen.
