Mitä tietoja sinulla on, a taulukkolaskentaohjelma, kuten Excel, on hyvä paikka tallentaa se. Excelillä on sisäänrakennetut työkalut, joiden avulla voit seurata tietoja ja löytää erityisiä tietoja, kun haluat sen. Satoja sarakkeita ja tuhansia rivejä Excel-laskentataulukossa voi olla valtava määrä tietoja.
Excel on myös yksinkertaisempi käyttää kuin täysimittainen tietokantaohjelma, kuten Microsoft Access. Tiedot voidaan syöttää helposti laskentataulukkoon, ja hiiren napsautuksella voit lajitella tietosi ja löytää haluamasi.
Tietojen syöttäminen Excel-taulukkoihin
Perusmuoto tietojen tallentamiseksi Exceliin on taulukko. Taulukossa tiedot syötetään riveihin. Jokainen rivi tunnetaan tietueeksi. Kun taulukko on luotu, Excelin datatyökaluja voidaan etsiä, lajitella ja suodattaa tietueet tiettyjen tietojen löytämiseksi.
Pöytätietojen syöttäminen
Ensimmäinen vaihe taulukon luomisessa on kirjoittaa tiedot. Kun näin tehdään, on tärkeää varmistaa, että se on syötetty oikein. Esimerkiksi, älä jätä tyhjiä soluja taulukon luomiseen, tällainen toiminta voi aiheuttaa ongelmia tulevaisuudessa.
Tietovirheistä, jotka johtuvat väärästä tietojen syöttämisestä, ovat datan hallintaan liittyviä monia ongelmia. Jos tiedot syötetään oikein alussa, ohjelma palauttaa todennäköisimmin haluamasi tulokset.
Excelin rivit ja sarakkeet
Rivit taulukossa
Kuten edellä mainittiin, tietoryhmiä kutsutaan kirjauksiksi. Kun kirjoitat kirjaa, pidä näitä ohjeita mielessä:
- Jätä taulukossa ei ole tyhjiä rivejä, edes otsikoiden ja ensimmäisen tietorivin välissä.
- Tietue voi sisältää vain yhtä tietyn kohteen tietoja.
- Tietueen tulee sisältää myös kaikki kyseisen kohteen luettelossa olevat tiedot. Tietoja kohteesta ei voi olla useammassa kuin yhdessä rivissä.
- Luettelon luomiseksi tietosivu sisältää vähintään kaksi tietojoukkoa.
Sarakkeet taulukossa
Kun taulukon rivejä kutsutaan kirjauksiksi, sarakkeet tunnetaan nimellä kenttiä. Jokainen sarake tarvitsee otsikon tunnistamaan sen sisältämät tiedot. näitä otsikoita kutsutaan kenttien nimiä.
- Kenttien nimiä käytetään varmistamaan, että kunkin tietueen tiedot syötetään samaan järjestykseen.
- Varmista, että kaikki sarakkeen tiedot syötetään käyttäen samaa muotoa. Jos aloitat numeroiden numeron (kuten 10 tai 20), pidä se ylös. Älä muuta osaa läpi ja aloita numeroiden kirjoittaminen sanoiksi (esim. Kymmenen tai kaksikymmentä). Ole johdonmukainen.
- Jätä taulukossa tyhjä sarakkeita.
- Luettelon luomiseksi taulukon on oltava vähintään kaksi saraketta leveä.
Luettelon luominen Excelissä
Suodatinvaihtoehdon käyttäminen
Kun tiedot on syötetty oikein a pöytä oikeilla otsikoilla, se voidaan muuntaa luetteloon käyttämällä Suodattaa vaihtoehto.
- valita mikä tahansa solu taulukossa.
- Valita Etusivu> Lajittele ja suodata> Suodata Home-välilehdeltä.
- Pöydässä on nyt pienet pudotusnuolet jokaisen otsikon vieressä.
Tietojen luetteloiden hallinta
- Kunkin kentän nimen vieressä on alaspäin osoittavat nuolet, jotka avattavat avattavat valikot, kun niitä napsautetaan.
- Pudotusvalikot sisältävät luettelon lajittelun vaihtoehtoja millä tahansa kentän nimeä ja etsitään luettelon tietueille, jotka vastaavat tiettyjä kriteerejä.
