Useimmat yritykset tuntevat, mitä Microsoft Wordissa ja Excelissä voi tehdä, mutta ymmärtää, mitä Microsoft Access voi tehdä, on hieman vaikeampi ymmärtää. Ajatus luoda tietokantoja ja yrittää ylläpitää niitä tuntuu tarpeettomalta resurssien käyttöön; Pienyrityksille tämä ohjelma voi kuitenkin tarjota useita etuja erityisesti kasvun ja organisaation hallitsemisessa. Se tarjoaa paljon vankemman tavan pienten yritysten seurata tietoja ja hankkeita kuin Excel tai Word.
Käyttö voi kestää enemmän aikaa oppimiseen kuin yleisemmin käytetyt Microsoft-sovellukset, mutta sillä on myös eniten lisäarvoa hankkeiden seurantaan, budjetteihin ja kasvuun. Kaikki pienoisyrityksen vertailua ja analyysejä varten tarvittavat tiedot säilytetään yhdessä ohjelmassa, mikä helpottaa raporttien ja kaavioiden toimintaa kuin useimmissa muissa ohjelmissa. Microsoft tarjoaa useita malleja oppimisprosessin yksinkertaistamiseksi, ja käyttäjät voivat muokata malleja heidän mennessään. Microsoft Accessin perusasiat voivat auttaa pienyrityksiä näkemään täyden arvonsa päivittäisessä toiminnassaan.
Bonus: Jos käytät jo laskentataulukkoa, Excel-taulukkosi on helppo muuntaa Access-tietokantaan.
Asiakastietojen ylläpito
Microsoft Access -tietokanta mahdollistaa yritykselle mahdollisuuden seurata kaikkia asiakkaita tai asiakkaita koskevia tietoja, kuten osoitteita, tilaustietoja, laskuja ja maksuja. Niin kauan kuin tietokanta on tallennettu verkkoon, johon kaikki työntekijät voivat käyttää ja päivittää, tiedot pysyvät nykyisin. Koska asiakkaan tiedot ovat kriittisiä jokaiselle pienyritykselle, tietokanta voi (ja pitäisi) olla turvattu. Lomakkeiden lisääminen tietokantaan auttaa pienyrityksiä varmistamaan, että työntekijät syöttävät tietoja jatkuvasti.
Kun käyttäjät tutustuvat ohjelmaan, voidaan lisätä tarkempia komponentteja, kuten kartoittaminen asiakkaan osoitteisiin. Näin työntekijät voivat tarkistaa osoitteita uusille asiakkaille tai suunnitella reittejä toimituksiin. Sen avulla yritykset voivat myös luoda laskuja, lähettää sähköposteja ja postituksia ja seurata, milloin ja miten laskuja maksetaan. Asiakastietojen päivittäminen ja tallentaminen Accessissa on luotettavampaa kuin taulukkolaskenta tai Word-asiakirja ja virtaviivaistaa näiden tietojen hallinnointia.
Taloudellisten tietojen seuranta
Monet yritykset hankkivat ohjelmistoja erityisesti rahan seurantaa varten, mutta pienyrityksille se voi olla ylikuormitusta. Lisäksi se pyrkii luomaan ylimääräistä työtä. Laskut voidaan luoda ja seurata Access-tietokannassa, mutta kaikki liikekulut ja tapahtumat voidaan myös tallentaa. Yrityksille, joilla on täysi Microsoft Office Suite, Outlook ja Access, voidaan maksaa muistutuksia Outlookissa yhdistää tietokantaan. Kun muistutus avautuu, käyttäjät voivat tehdä tarvittavat maksut, syöttää tiedot Accessiin ja sulkea muistutus.
Saattaa olla tarpeen hankkia kehittyneempiä ohjelmistoja liiketoiminnan kasvaessa ja näillä yrityksillä on etu, jos kaikki niiden taloudelliset tiedot tallennetaan Accessiin. Monissa muissa ohjelmissa voidaan käyttää Accessista vietyjä tietoja, mikä helpottaa tiedon siirtämistä, kun aika tulee.
Markkinoinnin ja myynnin hallinta
Yksi vähiten käytetyistä mutta tehokkaimmista käyttötavoista on seurata markkinointi- ja myyntitietoja. Tietokannassa jo tallennetuista olemassa olevista asiakastiedoista on helppo lähettää sähköposteja, lehtisiä, kuponkeja ja säännöllisiä postiviestejä niille, jotka saattavat olla kiinnostuneita myynnistä tai erikoistarjouksista. Pienet yritykset voivat seurata, kuinka monet nykyisistä asiakkaista vastaavat markkinointikampanjoiden jälkeen.
Uusille asiakkaille voidaan luoda ja seurata kaikkia kampanjoita yhdestä paikasta. Tämä helpottaa työntekijöiden näkemystä siitä, mitä on jo saatu päätökseen, mitä on vielä tehtävä ja mitä jatkotoimia tarvitaan.
Tuotannon ja varaston seuranta
Samanlainen kuin asiakkaiden seuranta, varaston, resurssien ja varastojen seuranta on ratkaisevan tärkeää kaikille yrityksille. Käyttöoikeudet helpottavat varastojen siirtojen tietoja ja tietävät, milloin on aika tilata enemmän tiettyä tuotetta. Tämä on erityisen tärkeää valmistajille, jotka tarvitsevat useita eri resursseja tuotteen loppuun, kuten lentokoneiden osiin tai farmaseuttisiin ainesosiin.
Myös palvelutoimialat pitävät varastotilannetta ja kaikki nämä tiedot yhdessä paikassa helpottavat tietokoneen osoittamista työntekijöille tai määrittää, milloin toimistolaitteita on päivitettävä. Se, onko ajoneuvoja, mobiililaitteita, sarjanumeroita, rekisteröintitietoja, käyttäjän lokeja tai laitteiston käyttöikää, pienyritysten seuranta helpompi seurata laitteistoaan Accessissa.
Laitteiston lisäksi yritysten on voitava seurata ohjelmistoja. Rekisteröinnistä ja niiden tietokoneiden määrästä, joiden on sallittua käyttää ohjelmistoa versiotietoihin ja käyttäjään, yritysten on pystyttävä nopeasti ja tarkasti vetämään tietoja nykyisistä kokoonpanoistaan.
Käynnissä olevat raportit ja analyysit
Ehkä Accessin tehokkain osa on käyttäjän kyky tuottaa raportteja ja kaavioita kaikista tiedoista. Kyky kerätä kaikki tietokannat tallennettu sisältö on se, mikä tekee Microsoft Accessista voimalaitoksen pienyrityksille. Käyttäjä voi nopeasti luoda raportin, jossa verrataan resurssien kustannuksia nykyiseen hinnoitteluun, luodaan kaavio, joka havainnollistaa, kuinka paljon varastossa on tulevassa markkinointikampanjassa tai suorittaa analyysi, joka määrittää, mitkä asiakkaat ovat maksamien taakse.Pienillä yrityksillä on vähän lisätietoa kyselyistä, joten he voivat hallita tietojaan.
Vielä tärkeämpää on, että Microsoft Access voidaan sitoa muihin Microsoftin tuotteisiin. Pienyritykset voivat tarkastella raporttia, etsiä asiakkaan tietoja ja luoda laskuja Wordissa. Yhdistäminen voi luoda säännöllisiä postitekstejä samalla, kun käyttäjä synnyttää Outlookissa samanaikaisesti sähköpostia. Tiedot voidaan viedä Exceliin tarkempien tietojen tarkastelemiseksi ja sieltä lähetetään PowerPointiin esitykselle. Integraatio kaikkien muiden Microsoft-tuotteiden kanssa on kenties paras syy käyttää Accessin keskittämään kaikki yrityksen tiedot.
