Sähköpostimaailmassa pieninkin muutos voi muuttaa okei viestisi fantastiseksi. Kirjoittamasi säätäminen vain sitten voi olla ero tärkeän yhteyden välillä, jossa painat roskakorikuvaketta tai napsautat tosiasiassa Vastaa.
Koska joku hallitsee täysin virtuaalista organisaatiota, jossa on yli 120 työntekijää, olen nähnyt enemmän kuin oman osuuteni mahtavista sähköposteista - ja täysin pienemmistä - ja olen huomannut, että monta kertaa viestin ammattitaito (tai puute siitä) saa minut päättämään auttamaan lähettäjää ulos vai ei.
Joten mitä nämä pienet muutokset voivat tehdä sähköpostistasi entistä ammattimaisempia (ja siten paljon todennäköisemmin saamaan sinulle mitä haluat)? Tässä on yhdeksän tärkeätä asiaa, jotka pitää mielessä.
1. Pitäkää päämäärätietoinen otsikkorivi
Riippumatta siitä, kuka lähetät sähköpostia, älä koskaan jätä otsikkoriviä tyhjäksi tai epämääräiseksi (etsin sinua, “kysymys” tai “tärkeä viesti”). Temppu on olla mahdollisimman tarkka, mutta pitää myös linjasi neljän - yhdeksän sanan ympärillä. Vähemmän on enemmän, mutta jotain siellä aloittamista on ensiarvoisen tärkeää - se houkuttelee lukijaa napsauttamaan sähköpostiasi ja auttaa sinua molemmat löytämään sen myöhemmin postilaatikoihisi.
Aiherivilläsi voi olla myös loistava paikka tehdä selväksi, mitä seuraavat vaiheet ovat. Kokeile lisätä (Tarvitaan tiistaina), jos on määräaika, (Ei kiireellisiä), jos aika ei ole herkkä, tai (Vastausta ei tarvita), jos se on FYI-sähköposti, johon et tarvitse vastausta.
2. Kirjoita sähköpostiosoitteesi taaksepäin
Luultavasti tiedät, että jokaisessa sähköpostissa tulisi olla toimintakehotus. Haluatpa sitten lukijan tietävän, mitä hänen on tehtävä seuraavaksi, olipa kyse sitten sähköpostin lähettämisestä sinulle tiettyyn aikaan tai kokouksen järjestämisestä.
Mutta monet ihmiset pitävät tämän viestin viimeisessä virkkeessä. Sen sijaan, jotta sähköpostisi olisi helpompi sulauttaa, laita erityinen kysymys ensimmäiseen virkkeeseen ja lisää sitten tarvittavat tiedot sen varmuuskopioimiseksi seuraavissa kappaleissa.
3. Anna konteksti
Kun annat toimintakutsuasi, muista sisällyttää jonkinlainen lause, joka määrittää sähköpostin kontekstin (“Tämä on raportti, josta keskustelemme viimeisessä kokouksessa” tai “Tämä on minun seurantamme viime maanantaina tapahtumasta”).
4. Käytä väliä
Tämä tuntuu ehdottomasti no-brainer, mutta se ei oikeastaan ole harvinaista, että vastaanottaa sähköposteja ilman taukoja eri kappaleiden välillä tai uusia ajatuksia. Mikään ei ole häiritsevämpää kuin sähköpostin vastaanottaminen, joka näyttää tekstiseinältä, jossa kirjoittaja ei edes vaivautunut jakamaan lauseita pieniksi, hallittaviksi kappaleiksi. Tee lukijalle helppoa: Anna sähköpostiosoitteesi alku, (lyhyt) keskimmäinen ja loppu.
5. Kiinnitä yksittäiseen kirjasimeen
Neon Comic Sansin käyttäminen sähköpostissa ei tee sinusta ikimuistoista, se tekee sinusta vain outoa. Toisin sanoen, säilytä aina oletus sähköpostin kirjasin ja väri. Älä myöskään käytä useita fontteja sähköpostissasi. Tämä tapahtuu usein vahingossa, kun ihmiset kopioivat ja liittävät tietoja muilta sivustoilta, koska Gmail-kaltaiset sähköpostiohjelmat eivät poista muotoilua. Tämän välttämiseksi paina “shift + komento + v” pelkän “komento + v” sijasta, jolloin teksti vastaa sähköpostin muotoilua.
6. Lihavoitu tai alleviivattu - mutta vain, kun sitä todella tarvitaan
Jos sähköpostissasi on useampi kuin yksi erittäin tärkeä kohta tai kysymys, tee lihavoitu tai alleviivattu saadaksesi viestin ne osat erottuviksi. Varo vain siirtymästä fontin muotoilun yli - et halua sähköpostia, joka on kokonaan kursivoitu, lihavoitu ja alleviivattu.
7. Oikoluku kaikesta
Kaikki tietävät tarkistaa sähköpostien oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheet, mutta oletko tarkistanut varmistaaksesi, että päivämäärät, tapahtumien otsikot, määräajat ja nimet on kirjoitettu oikein? Minun tapauksessani olen aina lievästi ärsyttävä, kun ihmiset lisäävät ylimääräisen "l" kohtaan Lily ja tekevät siitä "Lilly".
8. Pidä allekirjoitus yksinkertaisena
On hienoa, että sinulla on allekirjoitus, joka on enemmän kuin pelkkä nimesi, mutta sen ei pitäisi viedä puolta sähköpostista. Älä jätä pitkiä lainauksia, kappaleita elämäntarinasi, jatka katkelmia, saat idean. Vain nimesi, nykyinen sijaintisi ja yksi tai kaksi tapaa ottaa sinuun yhteyttä (kuten sähköpostiosoite ja Twitter-käsittely hyperlinkkien avulla) ovat runsaasti.
Toinen sivuhuomautus: Olen nähnyt yllättävän määrän ammattilaisia asettamassa uskonnollisia lainauksia sähköpostiviestien allekirjoitusten loppuun, ja tämä on ehdottomasti jotain, jota on syytä miettiä huolellisesti. Muista, et luultavasti tiedä useimpien sähköpostitse lähettämiäsi uskomusjärjestelmiä, etkä halua, että joku lykätään jotain täysin hallussasi.
9. Käytä BCC: tä tarvittaessa
Sen sijaan, että pitäisit ketjun, joka ei enää ole keskustelujen osaa, siirrä se BCC: hen (ja varmista, että annat hänelle tiedon, kun teet sen!). Yksinkertaisen siirtämisen BCC: hen sähköpostin alussa pitäisi riittää varmistaaksesi, että kaikki ovat samalla sivulla.
Upeiden sähköpostien lähettämisessä on kyse pienten vivahteiden hallitsemisesta, joita lukijasi ei ehkä huomaa, mutta alitajuisesti arvostavat. Tämän luettelon kanssa varustettuna olet askeleen lähemmäksi postilaatikon päällikköä.
