Vaikka tietojen menetys vaikuttaa kaikkiin tietokoneen käyttäjiin, se on erityisen ongelmallista niille, jotka käyttävät tekstinkäsittelyohjelmistoja. Menetettyjen tärkeiden asiakirjojen menettäminen on niin turhauttavaa - varsinkin jos olet kuin useimmat käyttäjät, jotka luovat asiakirjoja suoraan tietokoneelle ja joilla ei ole käsinkirjoitettua kopiota. Kysymyksiä ja tarinoita, jotka liittyvät katoavan tiedoston palauttamiseen online-foorumeilla ja pommit teknisten tukipalvelujen osastot. Ainoa varma tapa palauttaa kadonneet tiedostot on palauttaa ne varmuuskopiosta. Tästä syystä järjestelmä, jolla estetään tietojen menettäminen ensisijaisesti, on niin tärkeä. Tässä on viisi tapaa pitää sanasi käsitellyt asiakirjat turvallisina.
Älä koskaan säilytä asiakirjoja samassa asemassa kuin käyttöjärjestelmäsi
Vaikka useimmat tekstinkäsittelyohjelmat tallentavat tiedostojasi Omat asiakirjat kansio, tämä on heille pahin paikka. Olipa kyse viruksesta tai ohjelmistovirheestä, useimmat tietokoneongelmat vaikuttavat käyttöjärjestelmään, ja usein ainoa ratkaisu on aseman uudistaminen ja käyttöjärjestelmän asentaminen uudelleen. Tällaisessa tilanteessa kaikki asema menetetään.
Toisen kiintolevyn asentaminen tietokoneeseen on suhteellisen edullinen tapa hoitaa tämä ongelma. Toinen sisäinen kiintolevy ei vaikuta, jos käyttöjärjestelmä on vioittunut ja se voidaan jopa asentaa toiseen tietokoneeseen, jos tarvitset uuden. Lisäksi yllätyit siitä, kuinka helppoa he ovat perustamaan. Jos olet epäilevä toisen sisäisen aseman asentamisessa, ulkoinen kovalevy on erinomainen vaihtoehto. Ulkoinen asema voidaan liittää mihin tahansa tietokoneeseen milloin tahansa liittämällä se USB- tai Firewire-porttiin. Monilla ulkoisilla asemilla on myös lisäosa yhden kosketuksen ja / tai aikataulun varmuuskopioista. voit yksinkertaisesti määrittää kansioita ja aikataulua, ja ohjelmisto huolehtii loput.
Varmuuskopioi tiedostot säännöllisesti, ei väliä, missä ne on tallennettu
Pelkkä tiedostojen tallentaminen eri paikassa kuin käyttöjärjestelmäsi ei riitä; sinun täytyy luoda säännöllinen tiedostojen varmuuskopiointi. Ja kohtaamme sen: jopa varmuuskopiosi on vikaantunut: DVD naarmuuntuu ja kiintolevyt rikkoutuvat. On järkevää kasvattaa mahdollisuuksiasi hakea tiedostoa tekemällä toinen varmuuskopio siitä; jos tiedot ovat todella tärkeitä, saatat ehkä edes harkita varmuuskopion tallentamista tulenkestävään holviin.
Varo sähköpostin liitteitä
Vaikka olet varma, että ne eivät sisällä viruksia, sähköpostiliitteet voivat aiheuttaa tietojen menettämisen. Ajattele sitä: Jos vastaanotat asiakirjan, jolla on sama nimi kuin asemasi, ja sähköpostiohjelmasi on asetettu tallentamaan liitetiedostoja samalle paikalle, voit korvata aiemmin olemassa olevan tiedoston. Tämä tapahtuu usein, kun olet tekemässä asiakirjaa ja kollegat lähettävät päivityksiä sähköpostitse. Varmista siis, että asetat sähköpostiohjelmasi tallentamaan liitetiedostoja ainutlaatuiseen sijaintiin tai estämällä tämän, mieti kahdesti, ennen kuin tallennat sähköpostiliitteen kiintolevylle.
Varo Käyttäjän virhe
Emme halua myöntää sitä, mutta usein suunnittelemme omia ongelmia. Hyödynnä tekstinkäsittelyohjelmasi sisältämiä suojalausekkeita, kuten versionhallintaominaisuuksia ja seurattuja muutoksia. Yleinen tapa, jolla käyttäjät kadottavat tietoja, on, kun he muokkaavat asiakirjaa ja poistavat vahingossa osia. Kun asiakirja on tallennettu, muuttuvat tai poistetut osat häviävät, ellet ole ottanut käyttöön ominaisuuksia, jotka tallentavat sinulle muutoksia.
Jos et halua sotkea kehittyneitä ominaisuuksia, käytä F12 avain ennen kuin alat tallentaa tiedoston toiseen nimiin. Se ei ole yhtä järjestetty kuin jotkut muut menetelmät, mutta se on kuitenkin hyödyllinen temppu.
Mene pilveen
Tiedostojen ja niiden varmuuskopioiden tallentaminen pilvi-merkityksessä, etäpalvelin, on yhä yleisempi. Se tarjoaa monia etuja, kuten runsaat avaruuserot, helppokäyttöisyys, pääsyn mistä tahansa ja mitä laitteita käytät ja luotettavuus. Pilvipalvelut varmuuskopioivat omat palvelimet, joten tällä tavoin tallennettujen tiedostojen kaksoiskerros suojaa. Näistä syistä pilven varastointi on yhä useamman ihmisen paras vaihtoehto.
On olemassa useita valtavirran vaihtoehtoja:
- Google Drive tarjoaa 15 Gt jokaisella Google-tilillä.
- Mac-käyttäjät saavat 5 gigatavua iCloudilla, joka on rakennettu jokaiseen Applen laitteeseen.
- Microsoft tarjoaa 5BG tilaa OneDrive, joka mukana Office 365 ja XBox tilit.
Jos sinulla on muutakin kuin tallentaa, edellä mainitut palvelut tarjoavat maksullisia vaihtoehtoja, samoin kuin useat muut pilvenvarastoyritykset
Pidä asiakirjojen kova kopiot
Se ei ole tyylikäs, eikä se estä sinua kirjoittamasta ja muotoilemasta asiakirjaasi uudelleen, mutta tärkeän asiakirjan painetun kopion säilyttäminen varmistaisi ainakin, että sinulla on tiedoston sisältö - ja se on parempi kuin mitään.
