Kuinka pitää PST-tiedosto pienenä arkistoimalla vanhoja postia

Koska Outlookissa säilytettävän postin kasa kasvaa, tyypillisesti se tekee sen, kun Outlook tekee sen, mitä haluat tehdä. PST-tiedostokokonaisuus rajoittuu. (PST tai "Omat kansiot" -tiedosto, tietenkin, on se, jossa Outlook pitää kaikki tietosi, kuten kalenterit, yhteystiedot ja sähköpostit.)

Pieni PST-tiedosto on nopea PST-tiedosto

Kummassakin tapauksessa kannattaa pitää tärkein PST-tiedoston koko pienenä ja hallittavissa. Outlookin avulla voit käyttää jotain AutoArchiven avulla. Tai jaat viestisi useampien PST-tiedostojen välillä, mikä voi olla kivuton ja nopea.

Arkisto vanhastapostista Outlookissa ja PST-tiedoston pienentäminen

Voit luoda vanhojen viestien arkiston Outlookissa erillään PST-tiedostosta, jota käytät päivittäin:

1. 1. Outlook 2007:
      1. valita Tiedosto> Tiedostonhallinta Outlookin valikosta.
   2. Outlook 2016:
      1. Klikkaus tiedosto.
      2. Siirry Tiedot kategoria.
      3. Klikkaus Tilin asetukset.
      4. valita Tilin asetukset … valikosta, joka on näkynyt.
      5. Siirry Tiedosto välilehti.
2. Klikkaus Lisätä :
   1. Outlook 2016:
      1. Syötä arkiston nimi alla Tiedoston nimi:.
      2. Valitse haluamasi muoto alla Tallenna nimellä:; valitse tyypillisesti Outlook-tiedosto.
   2. Outlook 2007:
      1. Valitse haluamasi muoto. Ellei sinun tarvitse käyttää tietoja Outlook 2002: lla tai aikaisemmin, se on turvallista korostaa Office Outlookin henkilökohtaisten kansioiden tiedosto (.pst).
      2. Klikkaus kunnossa.
      3. Anna haluamasi tiedostonimi.
         1. Vuosittaiset arkistot toimivat hyvin, ja PST-tiedoston nimeäminen vuoden jälkeen on järkevää. Tietenkin voit valita kuukausittaiset arkistot, jos sinulla on paljon isoja postimyymiä käsitellä tai jotain muuta järjestelmää. Varmista vain, että tuloksena olevat PST-tiedostot ovat noin 1-2 gigatavua. Suuremmat tiedostot ovat yleensä vähemmän tehokkaita.
      4. Klikkaus kunnossa.
      5. Kirjoita arkiston PST-tiedoston haluamasi nimi alla Nimi:.
         1. Jälleen on järkevää nimittää arkistoasi sisällön jälkeen.
3. Valinnaisesti suojaa pääsy salasanalla.
4. Klikkaus kunnossa.
5. Klikkaa nyt kiinni.

Siirrä viesti arkistoon

Voit täyttää vasta luotavan arkiston PST:

• Vedä ja pudota kaikki kansiot alla olevaan pääkansioon Mail-kansiot.
  • Tämä on kätevä, jos sinulla on jo Arkisto kansio, joka sisältää kaikki viime vuoden postin. Pudota se arkistoon PST.
• Vaihtoehtoisesti yksittäisten kohteiden arkistointi:
  • Napsauta päähakemistoa, jonka nimi on arkiston PST alla Mail-kansiot oikealla hiiren napilla.
  • valita Uusi kansio … valikosta.
  • Kirjoita haluamasi kansion nimi.
  • Varmista Postin ja postin kohde s valitaan kohdassa Kansio sisältää: jos haluat arkistoida sähköposteja. Jos haluat arkistoida muita kohteita, valitse sopiva luokka.
  • Klikkaus kunnossa.
  • Vedä ja pudota yksittäisiä tai sähköpostiviestejä äskettäin luoduille kansioille.
• Voit siirtää tietyn päivämäärän ennen postia kansioon (tai sisäkkäisiin kansioihin) seuraavasti:
  • • Outlook 2016:
      • Klikkaus tiedosto.
      • Siirry Tiedot kategoria.
      • Klikkaus Puhdistustyökalut.
      • valita Arkisto… valikosta, joka on ilmestynyt.
    • Outlook 2007:
      • valita Tiedosto> Arkisto … Outlookin valikosta.
  • Varmista Arkistoi tämä kansio ja kaikki alikansiot: on valittu.
  • Korosta haluamasi kansio.
  • Määritä päivämäärät sähköpostiviestit, joista aiot siirtyä (eli tämän vuoden 1. tammikuuta) Arkistoida vanhempia kuin: __ .
  • Käytä selailla … -painiketta valitaksesi yllä olevan arkiston PST-tiedoston.
  • Klikkaus kunnossa.
• Voit myös pienentää elävän PST-tiedoston heti vapautetun tilan pyytämiseksi heti.

Sulje Arkiston PST-tiedosto

Kun olet arkistanut kaikki kohteet, voit sulkea PST-tiedoston Outlookissa:

1. Napsauta arkiston PST-pääkansioa alla Mail-kansiot oikealla hiiren napilla.
2. valita Kiinni "___" valikosta.

Pääsähköpostin suljetusta arkistosta PST-tiedostosta

Voit hakea viestejä arkistosta PST-tiedostosta, jonka olet sulkenut:

1. 1. Outlook 2016:
      1. Klikkaus tiedosto.
      2. valita Avaa & vie.
      3. Klikkaus Avaa Outlook-tiedosto.
   2. Outlook 2007:
      1. valita Tiedosto> Avaa> Outlook-datatiedosto … Outlookin valikosta.
2. Korosta haluttu arkisto PST-tiedosto.
3. Klikkaus Avata.

PST-tiedosto ja sen kansiot näkyvät alla Mail-kansiot, valmiina toimintaan.