Termi groupware viittaa useisiin tietokoneavusteisiin yhteistyön työympäristöihin. Yhteistyöhön ja kollektiiviseen työskentelyyn monikäyttäjän asetuksessa korostetaan yhteistyöohjelmisto, joka toimii portaalina, josta käyttäjät voivat luoda ja päivittää versiota hallitsevia asiakirjoja, hallita verkko-sisältöä, jakaa resursseja, kuten kalentereita ja postilaatikoita, sekä antaa chat- ja viestintäominaisuuksia .
Joissakin tapauksissa ryhmätyökalu on itsenäinen työkalu, kuten OnlyOffice-alustalla dokumenttiyhteistyölle tai Intuit Quick Base -alustalle tiedonhallinnassa. Muissa tapauksissa ryhmätyö toimii kuten sisällönhallintajärjestelmä (kuten WordPress) tai monipuolinen intranet (kuten SharePoint).
Termi groupware kattaa sekä hyvin laajan että hyvin erityiset ohjelmistoteutukset. Minkä tahansa määritelmän yhteinen seikka on kuitenkin se, että useampi käyttäjä toimii yhteistyössä samassa ympäristössä käyttäen samoja työkaluja ja prosesseja.
Groupware-edut ja ominaisuudet
Groupware mahdollistaa sekä paikan päällä työskentelevät työntekijät että maantieteellisesti hajallaan olevat tiimin jäsenet toimimaan keskenään internetin tai intranetin kautta. Nämä ohjelmistosovellukset tarjoavat tyypillisesti monia etuja:
- Todennus ja kirjaaminen-Standardit tapoja käyttää ryhmätyökaluja, kirjaa kenestä, mitä, kirjaimet, jotka täyttävät lailliset etsintävaatimukset
- viestintä-Haukkaustyökalut, kierretyt keskusteluryhmät, yksityiset postilaatikot
- Interaktiivinen työ-Pulssit, reaaliaikainen tiedostojen muokkaus, jaettu työnhallinta
- löydettävyys- tiedostojen ja tietovälineiden keskusvarastointi, jota tukevat vankka hakutyökalu
- Koordinoidut työnkulut-Hyväksynnät, tarkistukset, oikoluku jne. Käsittelevät ryhmätyökalut, sekä projektinhallintaprosessien tuki
- Yrityksen tiedonhallinta-Isäiset wikit, suojatut viiteasiakirjat, ryhmä-kirjanmerkit, jaetut salasanatietokannat, versionhallintahistoriat
- Sosiaalinen sitoutuminen ja maineen hallintaKäyttäjäryhmät, profiilimerkit, käyttäjien profiilien räätälöinti, pelien pelaaminen käyttäjien tasoilla ja käyttäjien sitouttamiskilpailut
Se ei ole pelkästään suuryritysten työntekijöitä, jotka hyötyvät ryhmätyökalujen käytöstä. Työntekijöille ja freelancereille nämä työkalut mahdollistavat helposti tiedostojen jakamisen, yhteistyön ja viestinnän projekteissa etäasiakkaiden kanssa, kaikki kotitoimiston mukavasti.
Erilaiset ryhmäversiojärjestelmät tukevat erilaisia ominaisuuksia. Useimmat ryhmäohjelmistoympäristöt eivät tarjoa kaikkia yllä lueteltuja ominaisuuksia, mutta monet tarjoavat osajoukon eri yhdistelmissä. Yksi haaste valita oikea groupware ratkaisu tietyn liiketoiminnan tarvetta on tasapainottaa ominaisuudet jokaisen mahdollisen alustan tarjouksia suhteessa organisaation tarpeisiin.
Ryhmäohjelmiston esimerkkejä
IBM: n Lotus Notes (tai Lotus-ohjelmisto IBM: n Lotus-sivustossa) oli yksi aikaisimmista yhteistyöohjelmistoista ja sitä käytetään yhä useissa toimistoissa tänään. Microsoft SharePoint on toinen suuri konserniratkaisu, joka on vakiintunut suuryrityksissä.
Tärkeimmät kattavat konserniyhdistelmät, jotka eivät sisällä IBM: n ja Microsoftin tarjouksia, sisältävät:
- G-Suite-Googlen sähköpostit, dokumentit ja sosiaalinen yhteistyö
- Zoho One -yritys keskittyy pieniin ja keskisuuriin yrityksiin
- Salesforce - asiakaslähtöisen hallinnan alusta
Lisäksi ryhmätavaraa sisältävä kukoistaa ekosysteemi, jolla on kohdennettuja käyttötapoja, tarjoaa joustavuutta parhaiden rotujen ratkaisujen etsimiseen käytettäväksi kalliimman kattavan ryhmäohjelmiston kanssa tai sen sijasta:
- Basecamp, suosittu maksullisen projektinhallintatyökalu
- Huddle, joka tarjoaa ilmaisen, mutta rajallisen tilin ja maksetut tilit
- Xero, joka tarjoaa täydellisen online-kirjanpitojärjestelmän pilvessä
- WordPress, ilmainen alusta web-pohjaiselle sisällölle
