Kun Adrean Turner aloitti uuden tehtävän kirjanpitäjänä, yksi edeltäjänsä tehtäväksi siirretty tehtävä oli kuukausikertomus, jonka laatiminen kesti melkein kaksi viikkoa. Hän vietti tunteja siitä joka kuukausi ensimmäisten kuukausien ajan yrityksessä, vaikka muut vastuut kasaantuivat hänen pöydälleen.
Sitten hän tajusi jotain. Kukaan - edes hänen pomo - ei ollut koskaan antanut hänelle mitään palautetta raportista. Osoittautuu, että he eivät olleet katsoneet sitä, puhumattakaan syvällisyydestä hänen tarjoamiinsa tietoihin. Rehellisesti sanottuna hänellä oli parempia tehtäviä kuin viettää niin paljon aikaa ja panostaa niin paljon, että kukaan ei saanut mitään aikaan.
”Etsin tapoja olla entistä tehokkaampia ja tuloksellisempia”, sanoo Turner, Musein uravalmentaja ja FIT for Menestyksen kirjoittaja. Yksi näistä tavoista olisi tyhjentää aikataulussaan asioita, jotka tekivät enemmän vaikutusta.
Meille kaikille voisi olla hyötyä siitä, että tutkimme tehtäväluetteloissamme olevia asioita ja päivien aikoja hieman tarkemmin. Tässä on seitsemän vinkkiä kevään tai kausipuhdistuksen hengessä, jotta saat kahvan aikataulusi mukaan.
1. Ota kantaa ja seuraa aikaa
Et voi oikein puhdistaa aikataulusi, jos et tiedä mitä siinä on - ja se sisältää kaikki kirjallisessa ja virallisessa kalenterissasi olevat asiat ja kaikki asiat, joita ei ole. "Sanon aina, että jos haluat viettää aikaasi paremmin, sinun on selvitettävä, kuinka käytät aikaa nyt", sanoo " Off the Clock": Tuntekaa vähemmän varattu, kun työskentelet entistä paremmin, kirjoittaja Laura Vanderkam. "Ihmisillä on paljon tarinoita, jotka he kertovat omasta ajastaan", hän lisää, mutta nuo tarinat eivät aina ole tarkkoja.
Joten hän suosittelee, että seuraat tuntejasi viikossa tai jopa muutamassa päivässä sovelluksen, laskentataulukon tai paperin avulla. Kun olet tarkastellut objektiivisesti ajankohtaasi nyt, voit aloittaa lajittelun ja päättää, mitä on mentävä.
Vanderkam sanoo, että voit kanavoida Marie Kondo - herättääkö keskiviikkojen joogatunti iloa? Entä se ohjelma, jota olet tarkkailemassa? - mutta vain kohtaan. ”On naurettavaa ajatella, että kaikki herättää iloa. Saatat rakastaa työtäsi, mutta työmatkasi ei heräytä iloa. Rakastat lapsiasi, mutta vaipan vaihtaminen ei heräytä iloa ”, hän sanoo. Ajatuksena on kysyä: “Mikä aiheuttaa eniten kipua? Ja mistä voin tosissani tehdä jotain? ”
Turner tekee samanlaisen harjoituksen asiakkaiden kanssa, jotka haluavat muuttaa uransa tai jatkaa tätä tai toista, mutta tuntevat olevansa niin kiireisiä, että heillä ei ole aikaa omistautua tavoitteisiinsa. Hän saa heidät pitämään aikalokin puoli tuntia kahden viikon ajan. He usein ymmärtävät, että aika, jonka he ovat viettäneet seuraamalla sosiaalista mediaa tai keskustelemalla suosikki-TV-ohjelmistostaan Slackilla, lisäävät muutaman tunnin, jonka he olisivat voineet viettää tekemällä jotain tuottavampaa tai jopa vain jotain, josta he todella nauttivat.
2. Puhdista toistuvat kokoukset ja tehtävät
Kun tiedät kalenterissasi, voit kysyä ja pitäisi kysyä miksi , sanoo Musein uravalmentaja ja Shatter & Shine -yhtiön perustaja Heather Yurovsky. ”Mikä on jokaisen asian tarkoitus täällä? Suoritammeko sitä vai onko jotain muutettava? ”Hän selittää. "Avainta ei pelkää kysyä kalenterisi sisältöä."
Aloita toistuvilla kokouksilla, jotka voivat helposti rakentaa ja ottaa kalenterisi haltuun, koska kuten Vanderkam huomauttaa, "jokaisen ei tarvitse perustella itseään".
Jos olet toistuvan kokouksen aloittaja, Yurovsky kehottaa sinua pitämään tauon kerran kuukaudessa ja kysymään: ”Onko tällä silti järkeä? Suoritammeko sen, mitä pyrimme saavuttamaan? Ovatko ihmiset kiinni ja tekevätkö panosta? (Merkki siitä, että kokouksen ei tarvitse tapahtua, on se, että kukaan muu ei puhu.) ”Jos vastauksia näihin kysymyksiin ei ole, harkitse kokouksen peruuttamista, sen tekemistä lyhyemmäksi tai harvemmaksi tai asiaankuuluvien tietojen toimittamista sähköpostitse. .
Vaikka et ole vastuussa, voit silti toimia, kuten Turner teki kyseisessä kuukausikertomuksessa. Ja jos teet niin ehdottamalla ratkaisuja sen sijaan, että vain esittäisit kysymyksiä tai esität ongelmia, Turner sanoo, että se “saa sinut näyttämään siltä, että olet sijoitettu siihen, mitä olet tekemässä”. Jos kyseessä on jonkun toisen kokous, kysy esityslista ja jos on jotain mitä sinun pitäisi lukea tai valmistautua keskustelemaan. Voit vain muistuttaa järjestäjää kyseenalaistamaan kokoukset, jotka ovat myös aina olleet paikalla.
3. Lajittele asiat tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan
Jos olet seurannut aikaasi, mutta sinulla on vaikeuksia kääriä päätäsi ympärillesi sen, minkä pitäisi pysyä ja mitä pitäisi mennä, Turner ehdottaa käyttävän aikahallintamatriisia, joka on esitelty Stephen Covey'n klassisessa yrityskirjassa "Tehokkaiden ihmisten 7 tapaa: tehokkaat oppitunnit henkilökohtaisissa muutoksissa" . Ajatuksena on lajitella aktiviteetit tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan ja sijoittaa ne neljään neljännekseen:
- Neljännestä I: Tärkeää, Kiireellinen sisältää esimerkiksi kriisitilanteet, viime hetken kokoukset tärkeitä määräaikoja varten
- Kvadrantti II: Tärkeää, ei kiireellistä sisältää muun muassa strategisen suunnittelun, pitkän aikavälin tavoitteiden asettamisen
- Neljänneskortti III: Ei tärkeätä, Kiireellinen sisältää esimerkiksi tietyt sähköpostit, puhelut, kokoukset ja tapahtumat
- Neljänneskortti IV: Ei tärkeä, Ei kiireellinen sisältää esimerkiksi selaamisen mielettömästi sosiaalisen median kautta, liikaa television katselua, josta et oikeasti välitä
"Sitten sinun on itse päätettävä, mitä sinun on tehtävä enemmän ja mitä sinun täytyy tehdä vähemmän varmistaaksesi, että olet mahdollisimman tuottava", hän sanoo. Saatat esimerkiksi yllättyä huomatessasi, että suurin osa päivittäisistä aktiviteeteistasi kuuluu neljänneksille III ja IV, joten tavoitteesi saattaa olla vähentää niitä, jotka tekevät tilaa aktiviteetteille I ja II neljänneksellä.
4. Pienennä tai ulkoista
Joissain tapauksissa voit vain sanoa ei (hienosti) lisätäksesi tietyn tapahtuman kalenteriin tai tehtävään luetteloosi. Muut asiat täytyy vain saada aikaan. Mutta se ei tarkoita, ettet voi saada heitä viemään vähemmän aikaa tai että sinun on oltava yksi niistä.
Onko työssä tehtävää, jonka voit siirtää tai ulkoistaa? Johtajana on välitöntä mahdollista siirtää tehtävä yhdelle suorista raporteistasi. Mutta vaikka et ole valvontatehtävissä, miettiä pieniä tapoja, joilla voit tehdä saman. Vietätkö tunteja tietokannan tai järjestelmän päivittämiseen manuaalisesti? Voisiko kumppani insinöörin kanssa löytää automaattisen prosessin? Tai voitko vaihtaa tekemällä tylsää toimistotöitä niin, että kukaan ei jumissa tekemällä sitä joka kerta?
Jos et voi siirtää tiettyjä tehtäviä muille tukkumyynnissä, yritä minimoida heidän vaatima aika ja vaiva. Palattuaan Turnerin esimerkkiin hän työskenteli pomonsa kanssa uudistaakseen raportointiprosessia siten, että hän lähetti nopeita kuukausittaisia kuvia ja laatii vain syvällisemmän raportin neljännesvuosittain. Se selvitti hänen aikaa, samalla kun hän antoi pomolleen ja kollegoilleen tarvittavat oivallukset. Mikä tahansa onkin, tuntuu siltä, että se loukkaa aikataulusi, katso onko tapa tehdä vähemmän.
5. Luo lohkoja
On helppo katsoa pois ja palata takaisin löytääksesi kalenterisi täynnä erilaisia kokouksia ja velvoitteita. Olitpa sinä tai kollegasi pudottamalla jokainen yksittäinen esine sinne, se antaa sinulle vain suistumisaikaa päästä alas ja vähän toivoa suorittaa joitain levyn suurimmista tehtävistä. Osa aikataulun siivoamisesta on löytää strategioita, jotka estävät sitä joutumasta uudelleen sekaisin - aivan kuten tekisit, kun järjestäisit fyysistä tilaa.
Chelsea Williams, Muse-uravalmentaja ja lahjakkuuskonsultti, suosittelee kalenterien aikarajojen estämistä, kun et pysty vastaamaan sähköposteihin tai puheluihin tai osallistumaan kokouksiin. Voit käyttää sitä korkeamman tason strategisointiin tai keskittyneeseen projektiaikaan (ajattele kvadrantti II -toimintoja). Koska se on jo varattu ja näkyvissä kalenterissasi, se estää muita asioita kertymästä ja vaikuttamasta tarvittavaan aikaan. "Sinä luot tilan", hän sanoo. Ja lisäämällä nämä lohkot toistuviksi, hän lisää, niistä tulee luonnollinen osa viikkorytmiäsi.
"Olen valtava ajankäytön fani", sanoo Yurovsky, joka ehdottaa myös muiden tarpeiden ennakointia ja huomioimista tämän strategian avulla. Jos huomaat esimerkiksi jättävän toimiston vaikeana ja ahdistuneena, hän suosittelee estämään päivän viimeiset 30 tai 45 minuuttia. Voit välttää oven ajamisen ulos heti kokouksen jälkeen ja antaa itsellesi mahdollisuuden kääntyä alas ja siirtyä sujuvammin. "Missä ikinä estätkin, alat tuntea olosi virkeä."
6. Älä unohda seisokkeja
Ajanhallinnassa ei tarkoiteta vain, että työstät mahdollisimman paljon työtä aikataulusi tai tyhjennät sen kokonaan, jotta et voi tehdä mitään. Kyse on myös huoneiden tekemisestä rakastamillesi muille kuin työhön liittyville asioille ja sellaisille asioille, joiden avulla voit ladata.
"Haluat olla tietoisesti valinnut seisokit", Vanderkam sanoo. ”Ajattele, mikä on se, joka todella nuorentaa minua?” Voi olla, että luonto, liikunta, ystävät, taide, leipominen tai muu nautittava asia täyttää metaforiset paristot. Vanderkamille lukeminen on yksi niistä asioista. "Olen saanut paljon parempaa varmistaakseni, että minulla on hyviä kirjoja luettavaksi", hän sanoo, koska "kun minulla on hyvä kirja, minä luen sitä, mitä teen oletuksena seisokkivalintani." Kun hän ei, hän (kuten monet meistä) kuuluu mielettömän sosiaalisen median vierityksen saaliin.
Ei ole niin, että joudut välttämättä lykkäämään seisonta-aikoja kalenteriin (tai, napsauta ja kirjoita se sinne) - vaikka sinulla onkin se mieluumpi, mene siihen! Muista vain, että sen tulisi olla tarkoituksellinen osa yhtälöä. "Meillä on taipumus täyttää avoin tila, koska vertaamme asiaa, jota meitä pyydetään, tai ajattelemme tekemistä tyhjään", Vanderkam sanoo. ”Se ei ole oikea vertailu. Vertaa kaikkia muita asioita, joita voit tehdä. ”
7. Kuvittele, että tulevaisuus olet läsnä
Kun puhut torstaina kolmen viikon päässä, on helppo ajatella ”Voi varmasti, että olen silloin vapaa, kuulostaa hyvältä!” Ja poptaa se kalenteriinsi pohtimatta, tunnetko samanlaisen keskiviikkona kolme viikkoa miinus päivä nyt.
Mutta "kun ajattelet jotain tulevaisuudessa, kysy itseltäsi, tekisitkö sen huomenna", Vanderkam sanoo. “Tiedät kuinka paljon energiaa sinulla on nyt ja oletat, että se tulee olemaan melko samanlainen huomenna. Se antaa sinun olla hieman harkintakykyisempi. ”Lyhyesti sanottuna, jos et halua tehdä sitä tänään tai huomenna, et todennäköisesti ole innostunut tekemään sitä kolmen kuukauden kuluttua, joten tee päätöksesi vastaavasti. Koska "lopulta tulevaisuus on huomenna".
Vanderkam varoittaa kuitenkin tapaamisesta peruuttaa pitkään pidetyt suunnitelmat viime hetkellä. "Jos olet sitoutunut tekemään jotain ja jos kyseessä on arvostamiesi ihmisten kanssa, kannattaa ehkä pitää tätä vain oppimiskokemuksena", hän sanoo. "Muistuta itsellesi, että tämä ei ole hyvä tunne, ja kuinka voin välttää tämän tulevaisuudessa?"
Toisin sanoen aikataulun puhdistaminen ei aina tarkoita olemassa olevien asioiden poistamista - mahdollisesti vaarassa vahingoittaa ammatillisia tai henkilökohtaisia suhteita. Kyse on saada kädensija omalla ajallasi ja pitää se siistinä eteenpäin.
Ajattele aikataulun puhdistusta pitkän aikavälin tavoitteena. "Kannustan ihmisiä rohkeisiin", Vanderkam sanoo. Jos olet hieman rohkea ja paljon tahallista, pystyt tekemään vähemmän mitä et pidä ja enemmän mitä teet.
