Microsoftin käyttöYhdistäminen ominaisuus, voit lähettää saman asiakirjan pienillä muutoksilla suuriin vastaanottajiin. Termi sulautuu johtuen siitä, että yksi asiakirja (esimerkiksi kirje) sulautuu tietolähteen asiakirjaan, kuten laskentataulukkoon.
Tämän opetusohjelman tietoja voidaan koota useimpien Microsoft Excelin versioiden kanssa, mukaan lukien 2007, 2010, 2013, 2016 ja Office 365.
Microsoft Wordin yhdistämisominaisuus on yhteensopiva Word 2010, 2013, 2016 ja Office 365 kanssa.
Sanat Yhdistäminen ominaisuus toimii saumattomasti Excelin tietojen kanssa. Vaikka Word mahdollistaa myös tietolähteen luomisen, näiden tietojen käyttömahdollisuudet ovat rajalliset. Jos sinulla on jo tiedot laskentataulukossa, ei ole järkevää kirjoittaa kaikki tiedot Word-tietolähteeksi.
Yhdistämisen tietojen valmistelu
Teoriassa voit käyttää mitä tahansa Excel-laskentataulukkoa Word-yhdistämistoiminnassa ilman erityistä valmistelua. Sinun pitäisi kuitenkin jonkin aikaa valmistella laskentataulukko optimoimaan yhdistämisprosessi.
Järjestä laskentataulukotiedot
Excel-tiedot on järjestettävä siististi riviä ja pylväät. Ajattele jokaista riviä yksittäisenä tietueenä ja kukin sarake kentänä, jonka aiot lisätä asiakirjaan. Jos tarvitset päivityksiä, tutustu Exceliin liittyvään tietojenkäsittelyohjelmaan.
Luo otsake rivi
Luo otsikkorivi arkkille, jonka haluat käyttää yhdistämiseen.otsikkorivi on rivi, joka sisältää tunnisteita, jotka tunnistavat sen alla olevien solujen tiedot. Excel voi olla fiksu joskus eri tietojen ja tarrojen välillä, joten kirjoita ne selväksi käyttämällä otsikkorivillä ainutkertaista lihavoitua tekstiä, solurajoja ja solun varjostusta. Tämä varmistaa, että Excel erottaa sen muista tiedoista.
Myöhemmin, kun yhdistät tiedot pääasiakirjaan, tarrat näkyvät yhdistämiskenttien nimet, joten ei ole epäselvyyttä siitä, mitä tietoja syötät asiakirjaasi.
Excel-laskentataulukon sarakkeiden merkitseminen on hyvä käytäntö, koska se auttaa estämään käyttäjän virheen tulevaisuudessa.
Laita kaikki tiedot yhdelle arkille
Tietojen, joita aiot käyttää yhdistämiseen, on oltava yhdellä arkilla; jos se on levinnyt useisiin arkkeihin, sinun on yhdistettävä arkki tai suoritettava useita sulautumia. Varmista myös, että arkit on selvästi nimetty, koska sinun on valittava arkki, jonka aiot käyttää ilman katsomista.
Tietolähteen yhdistäminen yhdistämiseen
Voit liittää valmistellun Excel-taulukkosi Word-dokumenttiin:
-
Klikkaa postituksia kieleke n nauha.
-
Valitse Aloita yhdistäminen painiketta päästäksesi pudota alas.
Kun kirjoitamme tiedot kirjeeseen tässä esimerkissä, valitsimme kirjain vaihtoehto pudota alas.
-
Valitse Valitse vastaanottajat painiketta päästäksesi pudota alas.
Haluamme tuoda tiedot tallennetusta Excel-laskentataulukosta, joten valitse Käytä olemassa olevaa luetteloa … vaihtoehto.
-
Valitse valintaikkunasta, etsi ja valitse Excel-tiedosto.
Klikkaus kunnossa edetä.
-
Vuodesta Valitse taulukko valintaikkuna, valitse arkki pöydälläsi ja napsauta kunnossa painiketta.
Jos Excelissä on sarakeotsikoita, varmista Ensimmäinen rivitieto sisältää sarakeotsikoita vaihtoehto on valittuna.
-
Klikkauskunnossa.
Nyt kun tietolähde on liitetty päädokumenttiin, voit aloittaa tekstin kirjoittamisen tai Word-asiakirjan muokkaamisen. Et kuitenkaan voi tehdä muutoksia tietolähteeseesi Excelissä. Jos haluat tehdä muutoksia tietoihin, sinun on suljettava asiakirja Wordissa, ennen kuin voit avata tietolähteen Excelissä.
Yhdistämällä kentät asiakirjaan
-
KlikkaaLisää yhdistämiskenttä -painiketta Mail Merge -työkalurivillä avataksesiLisää yhdistämiskenttä pudota alas.
-
Korosta kentän nimi, jonka haluat lisätä luettelosta ja napsautaInsert.
Yhdistämisen asiakirjojen tarkastelu
Kun sulautuskentät syötetään asiakirjaan, Word ei siirrä tietojen muotoilua tietolähteestä. Jos haluat käyttää muotoilua, kuten kursivointia, lihavoittoa tai alleviivausta, sinun on tehtävä se Wordissa.
Jos katselet asiakirjaa, jossa on kenttiä, valitset kaksoisnuolet kentän kummallakin puolella, jolle haluat muotoilua. Jos katselet asiakirjan yhdistettyjä tietoja, korosta teksti, jonka haluat muuttaa.
Kaikki muotoilun muutokset tapahtuvat kaikissa sulautetuissa asiakirjoissa, ei vain yksittäisissä asiakirjoissa.
Yhdistettyjen asiakirjojen esikatselu
Voit tarkastella yhdistettyjä asiakirjoja napsauttamallaNäytä yhdistetyt tiedot -painiketta Mail Merge -työkalurivillä. Tämä painike toimii kuin vaihtokytkin, joten jos haluat palata katselemaan pelkästään kentät, eikä niiden sisältämät tiedot, napsauta sitä uudelleen.
Selaa sulautettujen asiakirjojen avulla navigointipainikkeet on Yhdistäminen nauha. He ovat vasemmalta oikealle:Ensimmäinen ennätys, Edellinen tallenne, Siirry tallentamaan, Seuraava Record, ja Viimeisin tietue.
Ennen kuin yhdistät asiakirjat, esikatsele niitä kaikki tai niin monta kuin voitte varmistaa, että kaikki yhdistetty oikein. Kiinnitä erityistä huomiota välimuistiin ja välimatkaan sulautettujen tietojen ympärille.
Kun olet valmis yhdistämään asiakirjat, sinulla on kaksi vaihtoehtoa. Kumpi tahansa valitsemaasi tapaan, saat esiin valintaikkunan, jossa voit kertoa Wordille yhdistää kaikki tietueet, nykyisen tietueen tai tietueiden joukon. Napsauta haluamaasi vaihtoehtoa -painiketta ja napsauta sittenkunnossa. Jos haluat yhdistää alueen, lisäät kirjaukset aloitusnumeroon ja lopulliseen numeroon, jonka haluat sisällyttää yhdistämiseen ennen kuin napsautatkunnossa. Jos valitsit asiakirjojen tulostamisen, näyttöön tulee valintaikkunan jälkeen Tulosta valintaikkuna. Voit olla vuorovaikutuksessa sen kanssa samaan kuin mikä tahansa muu asiakirja. Viimeistele yhdistämisasiakirja
