Toisena päivänä lähetin sähköpostia kollegalle muutamalla kysymyksellä ja sain vastauksen: "Olen enemmän puhelinhenkilö - voitko soittaa minulle tästä?"
Minun on sanottava, olin hieman järkyttynyt.
Ei ole usein, että tapaat jonkun, joka mieluummin nostaa puhelimen liiketoiminnan harjoittamiseksi. Valinnan perusteella luulisin, että suurin osa tyypillisen työpaikan työntekijöistä valitsee sähköpostin puhelun kautta milloin tahansa. Ja se on järkevää: Sähköposti on nopea, tehokas eikä sisällä mahdollisuutta hankaliin hiljaisuuksiin tai häiritsevään taustameluun.
Huolimatta sähköpostien suosimuksesta, on kuitenkin joitain tilanteita, jotka toimivat vain paremmin, kun otat puhelimen.
1. Se on kiireellistä
Noin 60% ihmisistä odottaa kaksi kokonaista päivää vastatakseen työhön liittyvään sähköpostiin. Joten jos lähetät sähköpostin, joka tarvitsee vastauksen ASAP - jopa aihepiirillä, joka sisältää ”Kiireelliset!” - on hyvä mahdollisuus, että päivität postilaatikkosi seuraavan 48 tunnin ajan ylittämällä sormiasi vastaus.
Toisaalta puhelun soittaminen kriittisestä aiheesta voi auttaa sinua välittämään kiireellisyyden, varmista, että toinen henkilö tietää tarkalleen, mitä hänen on tehtävä, ja vastaamaan kaikkiin kysymyksiin turvautumatta loputtomaan sähköpostiketjuun. . Kun keskeytät, voit olla varma, että kaikki ovat samalla sivulla ja ymmärtää, mitä on tapahduttava ongelman ratkaisemiseksi.
2. Et saa vastausta
Ehkä lähetit sähköpostitse pyynnön, joka ei ole tarkalleen kiireellinen, mutta joskus tarvitset vastausta - ja muutaman päivän hiljaisuuden jälkeen saat harhauttaa.
On vain niin monta kertaa, että voit kehottaa pyyntöä yhdessä toisen sähköpostin kanssa, jossa sanotaan: "Hei, halusin vain seurata tätä - onko sinulla ollut mahdollisuus tarkastella sitä?"
Jos et saa vastausta alkuperäisen sähköpostiviestin ja yhden jatkoviestin jälkeen, puhelinsoiton oletusasetuksena. Sinulla on paljon paremmat mahdollisuudet saada välitön vastaus - tai ainakin asettaa se työtoverisi tutkaan aiheena, joka tarvitsee hänen huomionsa.
3. Se vie enemmän kuin muutama lause
Jossain vaiheessa olet todennäköisesti saanut romaanin sähköpostiviestistä, jonka lukeminen kesti 20 minuuttia - ja jätti silti kysymyksiä kirjautumisen lopussa. Älä altista muita kidutukselle.
Jos mikä tahansa välitettäväsi vie enemmän kuin pari kappaletta - sanoen, että selität toimeksiannon vivahteita tai selvität osastoprosessia jonkun toisen ryhmän jäsenelle -, on usein puhelimen noutaminen tehokkaampaa. Tämän avulla toinen henkilö voi kysyä kysymyksiä, ja hänen äänensävystään voit olla varma, että hän ymmärtää kokonaan puheluun mennessä.
4. Haluat avointa palautetta
Ehkä sinulla on loistava idea artikkeliin tai myyntipisteeseen ja haluat nähdä, mitä kollegasi ajattelee, ennen kuin aloitat.
Voit saada sähköpostitse vastauksen, kuten ”OK. Se kuulostaa hyvältä. ”Vaikka vastaus on myönteinen, se ei aiheuta huolta tai herättäisi lisäehdotuksia. Lyhyesti sanottuna, se ei ole kovin hyödyllistä palautetta.
Puhelinsoitto - joka luonteeltaan vaatii enemmän kuin nopeaa, ei-sitovaa vastausta - antaa sinun kuulla työtoverisi ääniäänen, sukeltua syvemmälle ideasi vivahteisiin, vastata kaikkiin kysymyksiin, jotka kollegasi ovat esittäneet, ja kaiken kaikkiaan, saat enemmän huomaavaista, suorapuheista palautetta.
5. Haluat luoda suhteen
Sähköposti on hieno nopeaan, tehokkaaseen viestintään. Mutta joskus tarvitset henkilökohtaisempaa kosketusta - kuten silloin, kun tavoitat uuden etäkollegan tai yritysasiakkaan.
Toki, voit kirjoittaa täysin hienon johdanto-sähköpostin. Mutta puhelu voi auttaa sinua välittämään lämmön ja aitouden, jota sähköposti ei voi - ja joka ei voi auttaa sinua rakentamaan todellista suhdetta toisella puolella olevaan ihmiseen sen sijaan, että sinusta tulisi jälleen yksi sähköpostiyhteys hänen osoitekirjaan. .
6. Et halua tallennetta keskustelusta
Paremmin tai pahemmin, sähköpostiviestit säilytetään ikuisesti missä tahansa siellä, valmiina tarjoamaan tai välittämään heti ilmoituksella.
Joten, jos joudut keskustelemaan luottamuksellisista tai arkaluontoisista tiedoista, jotka eivät vielä kuulu kirjallisesti - kuten huhut yrityksen sulautumisesta tai kilpailevan yrityksen rekrytoimat työntekijät -, puhelinsoitto on paras.
Tämä pätee myös satunnaisiin keskusteluihin, jotka haluat mieluummin pitää yksityisinä, kuten silloin, kun tarvitset työtoverisi apua viime hetken pyynnön täyttämiseen ja haluat selittää tilanteen olosuhteet - kuten "Vihaan kysyä sinulta puolesta klo 16.45, mutta johtajani pudotti pallon Smithin ehdotuksesta, ja meidän on vedettävä se yhdessä tänään. "
Se voi olla totta ja auttaa varmasti selittämään pyynnön asiayhteyden, mutta se ei ole tarkalleen jotain, jonka pitäisi palata takaisin esimiehellesi välitetyn sähköpostiketjun välityksellä. Puhelimessa voit olla suorapuheinen muuttamatta sanojasi pääsemään väärään paikkaan (hyvin, kunhan suljet toimiston oven).
Kwittkenin toimitusjohtaja ja toimitusjohtaja Aaron Kwittken voi tiivistää sen parhaiten: "Kaikki, mitä sinun on mietittävä kahdesti, kaikki, mitä luulet olevan arkaluonteinen, mikä sinun mielestäsi vaatii suhteitaitojasi - ehdottomasti sinun pitäisi ottaa puhelin."
