Excelillä ei ole relaatiotietokantojen, kuten SQL Serverin ja Microsoft Accessin, hallintaa. Se, mitä se voi tehdä, toimii kuitenkin yksinkertaisena tietokantana, joka täyttää tiedonhallinnan vaatimukset.
Excelissä tiedot järjestetään taulukkoihin laskentataulukon rivien ja sarakkeiden avulla. Ohjelman uudemmissa versioissa on taulukko-ominaisuus, jonka avulla on helppo syöttää, muokata ja manipuloida tietoja.
Tietokannan ehdot: taulukko, tietueet ja kentät
Tietokanta on kokoelma asiaan liittyviä tietoja, jotka on tallennettu yhteen tai useampaan tietokoneen tiedostoon järjestäytyneellä tavalla. Yleensä tiedot tai tiedot on järjestetty taulukoihin. Taulukon tiedot järjestetään siten, että niitä voi helposti päivittää, lajitella, korjata ja suodattaa.
Yksinkertainen tietokanta, kuten Excel, pitää sisällään kaikki tiedot yhdestä taulukosta. Relaatiotietokannat sisältävät toisaalta lukuisia taulukoita jokaisesta taulukosta, joka sisältää tietoja erilaisista, mutta niihin liittyvistä aiheista.
asiakirjat
Tietokannan terminologiassa aennätys pitää kaikki tiedot tai tiedot yhdestä tietyltä tietokannasta syötetystä objektista. Excelissä tietueet järjestetään normaalisti laskentataulukon riveillä kunkin riviin kuuluvan solun kanssa, joka sisältää yhden informaation tai arvon.
Fields
Tietokannan tietueita, kuten puhelinnumeroa tai katutunnusta, pidetään yksittäisinä tietoina aala. Excelissä laskentataulukon yksittäiset solut toimivat kentillä, koska kukin solu voi sisältää yhden objektitiedoston.
Kentän nimet
On erittäin tärkeää, että tiedot tallennetaan järjestettyyn tietokantaan siten, että ne voidaan lajitella tai suodattaa tietyn tiedon löytämiseksi. Jotta varmistetaan, että tiedot tallennetaan samaan järjestykseen jokaiselle tietueelle, otsikot lisätään jokaiseen taulukon sarakkeeseen. Sarakkeen otsikoita kutsutaan kenttien nimiä.
Esimerkki tietokannasta
Yllä olevassa kuvassa kaikki opiskelijalle kerätyt tiedot tallennetaan yksittäiseen riviin tai tietueeseen taulukossa. Jokainen opiskelija, riippumatta siitä, kuinka paljon tai kuinka vähän tietoja kerätään, on erillinen rivi taulukossa.
Jokainen solu kerrallaan on kenttä, joka sisältää yhden osan kyseisistä tiedoista. Yläreunan kenttien nimet auttavat varmistamaan, että tiedot pysyvät järjestäytyneinä pitämällä kaikki tietyn aiheen tiedot, kuten nimi tai ikä, samassa sarakkeessa kaikille opiskelijoille.
Excelin tiedonhallintatyökalut
Lisäksi Microsoft on sisällyttänyt useita datatyökaluja, jotka helpottavat Excel-taulukoissa olevien suurien tietojen määrää ja auttavat pitämään se kunnossa.
Lomakkeen käyttö tietueille
Yksi niistä työkaluista, joiden avulla on helppo työskennellä yksittäisten tietueiden kanssa, on tietomuoto. Lomakkeella voidaan etsiä, muokata, syöttää tai poistaa tietueita enintään 32 kenttää tai sarakkeita sisältävissä taulukoissa.
Oletuslomakkeessa on luettelo kentän nimiä järjestyksessä, johon ne on järjestetty, jotta varmistetaan, että rekisterit syötetään oikein. Jokaisen kentän nimen vieressä on tekstiruutu yksittäisten tietojen kenttien syöttämiseksi tai muokkaamiseksi.
Vaikka on mahdollista luoda mukautettuja lomakkeita, oletusmuodon luominen ja käyttäminen on paljon helpompaa ja usein kaikki tarvitaan.
Poista kaksoiskappaleet
Kaikkien tietokantojen yleinen ongelma ovat datavirheet. Yksinkertaisten kirjoitusvirheiden tai puuttuvien tietojen kenttien lisäksi duplikaattien tietueet voivat olla suuri huolenaihe, koska tietotaulukko kasvaa kooltaan.
Toista Excelin datatyökalua voidaan käyttää näiden kaksoiskappaleiden poistamiseen - joko täsmällisiin tai osittaisiin päällekkäisyyksiin.
Tietojen lajittelu Excelissa
Lajittelu tarkoittaa tietyn ominaisuuden mukaisen tiedon uudelleenorganisointia, kuten taulukon lajittelua aakkosjärjestyksessä sukunimineen tai kronologisesti vanhimmasta nuorimpaan.
Excelin lajitteluvaihtoehdot sisältävät lajittelun yhdellä tai useammalla kentällä, mukautetulla lajittelulla, kuten päivämäärän tai ajan mukaan, ja lajittelu riveittäin, mikä mahdollistaa taulukon kenttien uudelleen järjestyksen.
