Johtajana päivittäinen elämäsi on täynnä viestintää: tapaamisten johtamista, sähköpostien lähettämistä, esitysten tekemistä ja työntekijöiden työpisteiden pysäyttämistä keskustelemaan.
Mutta niin kiireinen kuin voit tuntea kyseisen vuorovaikutuksen, et välttämättä kommunikoi tehokkaasti. Huolimatta kaikista keskusteluista, joita sinulla on koko päivän, joukkueesi voi todella hämmentyä prioriteeteistasi, tavoitteistasi ja tehtävistäsi. Ja se voi nopeasti johtaa tyydyttämättömiin odotuksiin ja havaittuihin suoritusongelmiin.
Joten varmistaaksesi, että joukkueesi on synkronoitu, tarkkaile näitä viittä merkkiä siitä, että ryhmäsi viestintä on katkennut, jotta voit nollata keskustelun ja palata takaisin raiteilleen.
1. Työtä monistetaan
Kun työstä ei kommunikoida kunnolla, sekaannusta syntyy yleensä. Täydellinen esimerkki: Kun yritykseni käyi läpi äskettäisen fuusion, siellä oli kaksi viestintätiimiä, joiden oli kokoonnuttava yhteen - kaksi johtajaa, johtajatasoa ja työtovereiden ryhmiä. Yhtäkkiä meidän piti olla yksi.
Mutta puuttuessa tehokkaasta viestinnästä, se oli päinvastoin. Kukaan ei tiennyt mistä kaikki muut ovat vastuussa, joten jokainen joukkueen jäsen jatkoi tekemistäsä aina. Muokatin kappaleen sisältöä pomolleni, kun taas työtoverini toimitti saman kappaleen pomolleen. Lopulta meillä oli kaksi eri tavalla muokattua kappaletta, eikä meillä ole aavistustakaan, mitä kumpaankin tehdä. Olemme päällekkäisiä ponnisteluja, mikä tuotti paljon kovaa työtä, jota ei tosiasiallisesti voitu käyttää - koska se oli jo tehty.
2.… Tai ei tehty ollenkaan
Selkeä viestintä on avainta, kun määrität projekteja ryhmän jäsenelle. Minulla oli äskettäin pomo, jolla oli erittäin haluton tapa puhua projekteista. Hän kirjoitti minulle pitkän, mutkaisen sähköpostin, joka märehti potentiaalisesta projektista. ”Mietin, pitäisikö meidän kirjoittaa tästä lehdistötiedote?” Hän kirjoittaa. "En ole varma, voimmeko saada asiakaslainauksen, joka toimii."
Minulle se tarkoitti, että hän oli edelleen ajatellut sitä, joten voisin jatkaa muiden projektieni kanssa. Hänelle se tarkoitti, että kyllä, minun pitäisi aloittaa lehdistötiedotteen laatiminen ja selvittää tarjoustilanne yksin. Kun hän tarkisti edistymistäni, minulla ei ollut mitään ilmoittamista - koska mielessäni hän ei ollut koskaan oikeastaan antanut minulle menekkiä.
Loppujen lopuksi työtä ei saatu päätökseen, määräaikoja ei noudatettu, ja eteneminen hidastui.
3. Valmiit tuotteet eivät ole mitä odotit
Yksi työtovereistani otti äskettäin harjoittelun. Hän ei ollut koskaan onnistunut aikaisemmin, joten tämä oli hänen ensimmäinen makuan haaste kommunikoida odotuksista työntekijän kanssa. Hän aloitti mielestään melko suoraviivaisilla tehtävillä - mutta kun hän sai työn takaisin häneltä, se ei ollut edes lähellä sitä, mitä hän ajatteli pyytäneensä. Joka kerta hän kääntyi minuun ja kysyi: "Olenko hullu?"
Ankara todellisuus oli, jotain viestinnässä oli poissa. Joko hän johtajana ei selittänyt haluamaansa selkeästi, tai työntekijä ei tehnyt osuuttaan pyytäessään selkeyttäviä kysymyksiä selvittääkseen, mitä hän tarvitsi toimittamaan - tai näiden yhdistelmästä.
Joka tapauksessa hänen vastuullaan oli aloittaa muutos, jotta heidän kommunikaationsa ja työnsä voisivat parantaa.
4. Yhdessä päässä on hiljaisuus
Yksi puhuttavimmista ja yleisimmistä virheistä on, jos yksi osapuoli hallitsee keskustelua.
Esimerkiksi, kuten yllä olevassa työtoverini kanssa kertovassa tarinassa, hän aikoi kuljettaa tapojaan uudena johtajana, osoittaa projekteja, valmentaa työntekijäänsä ja viestiä tavoitteista. Ja työntekijän puolella? Radio hiljaisuus.
Se on myös yleistä päinvastoin. Minulla oli kerran pomo, joka oli sijoittautunut toiseen osavaltioon, ja menin viikkoja (kirjaimellisesti viikkoja!) Kuulematta häntä. Jatkan säännöllistä työtäni, sammuttaa häntä joitain sähköposteja, yritän joskus soittaa, ja en mitään. Harvinaisen kertaluonteisen keskustelun lisäksi jäin omien laitteideni päälle.
5. Sinulla ei ole samoja prioriteetteja
Kun työntekijät työskentelevät useiden toimeksiantojen kanssa samanaikaisesti (mikä on todennäköisesti aina), heidän on pakko priorisoida jotkut toisiin nähden. Mutta kun et ole varma tavoitteistasi ja prioriteeteistasi, tavoitteidesi ja heidän tehtävien luettelon linjaaminen on ensimmäinen.
Yhtäkkiä tarvitset ensisijaisen tehtävän lopputuotteen. Käärsit nimetyn työntekijän puoleen, mutta hän antaa sinulle kyseenalaisen ilmeen. “Olen työskennellyt toisen asiakkaan kanssa koko viikon. Luulin, että tarvitsit sitä. ”
Hyvä viestintä tarkoittaa, että kaikki ryhmäsi jäsenet - myös sinut - ovat samalla sivulla, kun kyse on siitä, mitkä projektit ovat prioriteettiluettelon kärjessä ja mitkä voivat odottaa myöhemmin.
Johtajana voi olla helppo syyttää näitä asioita muihin tekijöihin: Työntekijäsi ovat alikehittäjiä, he eivät kuuntele tai heitä ei yksinkertaisesti ole katkaistu tehtävistä, joihin he kuuluvat.
Mutta totta puhuen, et voi alkaa syyttää suorituskykyyn liittyviä ongelmia, ennen kuin olet valloittanut suuremman ongelman. Ongelman ydin - ja paikka, johon sinun on ryhdyttävä käsittelemään sitä - on ryhmäsi viestinnässä. Ja johtajana se alkaa sinusta. Yritä korjata tapa, jolla olet vuorovaikutuksessa joukkueesi kanssa, ja huomaat, että myös monet muut ongelmat, joita kohtaat yleensä matkan varrella, on ratkaistu.
