Oletko koskaan kokenut tätä pelkäämisen tunnetta myöhään iltapäivällä, kun katsot tähän mennessä suoritettuaan työtä ja ajattelet: “Miksi tämä vie minua paljon kauemmin kuin pitäisi?” Sitten, kun päivä on ohi vain Tuntia tai kaksi myöhemmin, sinut kimppuun et viettänyt sitä tuottavammin. Olen ollut siellä. Jotkut päivät tunsin siltä, että olisin työskennellyt niin kovasti, mutta olin saanut hyvin vähän aikaan.
Sitten jonain päivänä se iski minua: kiireisen ja tuottavan välillä on suuri ero. Kyllä, kyllä, olemme kaikki kuulleet tämän aiemmin. Mutta oletko todella ajatellut sitä ja pohtinut niitä aikoja, jolloin istut tietokoneellasi koko päivän, mutta et lopulta paljoa näytteillä sitä varten?
Joo? Tässä ovat yleisimmät syyt, joita sinulle tapahtuu (uudestaan ja uudestaan):
Ongelma 1: Olet asettanut liian monta prioriteettia
Kuka ei ole vastannut kysymykseen ”Kuinka voit?” Sanomalla “Varattu!” Kyse ei ole niinkään prioriteettien puuttumisesta (mikä johtaa useimmiten joutumattomuuteen), vaan siitä, että niitä on liian paljon. Kun painotat samaa työtä, perhe-elämää, lounasta, liikuntaa, hengailua ystävien kanssa, vapaaehtoistyötä, päivittää sosiaalisen median profiileja, lukea kolme sanomalehteä joka aamu - lopulta aloitat paljon projekteja ja viimeistelet vain harvoja.
Ratkaisu: Leikkaa luettelosi
Sana “prioriteetti” tarkoittaa, että olet päättänyt, että jokin on tärkeämpää kuin kaikki muu. Käännös: Sinulla ei voi olla 20 “prioriteettia”. Jos sinulla on vain kolme tai neljä tärkeätä kohdetta luettelossa, voit saavuttaa paljon enemmän. Alat huomata, että tuottavuus mitataan sillä, kuinka paljon todellista työtä teet parissa projektissa sen sijaan, kuinka paljon pinnallista edistymistä tehdään monissa. Onko sinulla vaikeuksia löytää mitä sinun tulisi asettaa ensin? Tämä artikkeli on loistava lähtökohta.
Tehtävä 2: Yrität sopeutua kaikkiin kokouksiin
Oletko myöhässä ja muutat kokousaikoja (tai peruutatko ne kokonaan!) Viime hetkellä? Se johtuu todennäköisesti siitä, että olet liian sitoutunut ja yrität tasapainottaa sitä puristamalla sitoutumista realistisiin aikaväleihin. Tiedät, mitä tarkoitan: varaamalla kolme toisiinsa liittyvää tilakokousta, joissa jokaisen välillä on vain viisi minuuttia, vaikka keskustelut voivat käydä yli ja siirryt toimiston päästä toiseen. Näyttää siltä, että ansaitset suurimman osan ajasta, mutta lopulta olet kiireinen niin kiireinen, että menetät arvokkaita mahdollisuuksia siirtää projektia eteenpäin.
Ratkaisu: Sano En
Ensimmäinen askel tässä on tunnustaa, että "ei" ei ole pahin asia mitä voit sanoa. Itse asiassa "Kyllä, tulen olemaan siellä", jota seuraa "Anteeksi, juoksenn 20 minuuttia myöhässä!" Tekee todellakin huonomman vaikutelman. Jos vietät koko päiväsi vaihtamalla kokouksesta toiseen ja tuhlaat sitten aikaa anteeksi ja selittää, lopetat iltapäivän uupuneen ja tuntuu siltä, ettet ole suorittanut kaikkea mitä aiot tehdä.
Ole rehellinen itsellesi määräajoista, tarvittavasta aika-sitoutumisesta, kuinka taitosi sopii ja vastaavat yksityiskohdat määrittääksesi, mihin sinun tulee viettää aikasi. Opit sanomaan kyllä strategisesti sen sijaan, että sanot kyllä kaikelle.
Ongelma 3: Internet häiritsee sinua jatkuvasti
Kuinka kauan on kulunut siitä, kun olet tarkistanut sähköpostisi tai Facebookin? Ole rehellinen: Ovatko sivustot avoinna toisella välilehdellä juuri tällä hetkellä? Itse asiassa keskimääräisellä henkilöllä on viisi sosiaalisen median tiliä ja hän viettää melkein kaksi tuntia näissä verkoissa päivittäin. Kun otetaan huomioon se tosiasia, että suurin osa ihmisistä työskentelee kahdeksan tunnin päivinä, se on lähes neljäsosa päivästäsi!
Ratkaisu: Harjoittele itsehallintaa (tai asenna sovellukset realistisemmin käytön hillitsemiseksi).
Äärimmäinen tapa suojautua online-häiriöiltä on itsehallinnan harjoittaminen. Jos työsi ei edellytä, että sinulla on jatkuvaa pääsyä sähköpostitse, aseta määrätty aika tarkistaa ne, mieluiten ei "kultaisina aikoina". Minulle se on iltapäivällä, kun aion olla kyllästynyt kirjoittamiseen ja kamppailen pysy motivoituneena. Silloin vietän noin 30 minuuttia vastaamalla ei-välttämättömiin sähköposteihin, joita ohitin aiemmin, harjaan sosiaalisia uutissyötteitäni ja luen pari blogin viestiä.
Tietenkin, joskus haluaisin vain istua sähköpostissa ja tarkistaa Facebookin eikä tehdä mitään muuta. Tuolloin käytän estojärjestelmää, joka estää minua pääsemästä tietyille verkkosivustoille määrätyn päivän aikana. Pidän Focus-selainlaajennuksesta, mutta on olemassa lukemattomia muita estojärjestelmiä, sekä ilmaisia että maksettuja, jotka tekevät tempun.
Tehtävä 4: Olet monitehtäväinen
Hyppääminen tehtävien välillä, pitkien tehtäväluetteloiden katseleminen ja useiden tehtävien suorittaminen kerrallaan johtaa kiireiseen elämään. On vaikea saada mitään aikaan, kun yrität tehdä kaiken kerralla. Kun olet käynyt niin paljon ympärilläsi, ei ole ihme, että sinusta tuntuu hukkumassasi.
Ratkaisu: Kokeile toista strategiaa
Vaikka käyttöliittymässä kestää muutama minuutti, lähestyminen jokaiseen tehtävään keskittymällä ja selkeästi johtaa parempaan lopputuotteeseen. Aina kun tunnet houkutusta siirtyä toiseen tehtävään, kysy itseltäsi: Onko hyvä vaihtaa tiloja nyt? Pitääkö minun pitää tauko? Vai olenko tällä hetkellä vyöhykkeellä ja annan vain harhautua jatkuvasti kasvavasta tehtäväluettelostani?
Kun otetaan huomioon se, mitä tiedämme monen tehtävän aikatappiosta, on todennäköisesti parempi testata tuottavuusmenetelmä, kuten Pomodoro-tekniikka tai toimintamenetelmä, jos sinusta tuntuu, että sinun on suoritettava paljon erilaisia asioita vain muutamassa tunnissa.
Tehtävä 5: Odotat tuottavuuden tapahtuvan vain
Anteeksi, mutta se ei ole niin yksinkertaista. Työskentely ja tuottavuus näyttävät olevan virheellisesti tunnistettu synonyymeiksi. Ihmiset olettavat, että kun kävelevät oven läpi, he tuntevat olevansa maagisesti motivoituneita saattamaan asiat päätökseen.
Ratkaisu: Löydä sinulle sopiva järjestelmä
Tehtäväluettelon järjestämiseen on useita tapoja. Jopa erilaisilla aikataulutussovelluksilla on eri tarkoitukset (aka, ei vain Wunderlistin käyttäminen jokaisen mielen kirjoittamiseen ole tehokkain tapa käsitellä kaikkia projekteja).
Selvitä, toimiiko uusi järjestelmä, pitämällä tuottavuuspäiväkirjaa, jossa voit seurata, mikä vuorokaudenaika työskentelit parhaiten, mikä auttoi sinua eri tehtävien suorittamisessa ja miltä sinusta tuntui, kun poistit toimistolta. Ajan myötä voit katsoa taaksepäin, löytää malleja ja tunnistaa, missä parannuksia tarvitaan. Siellä on niin paljon järjestelmiä ja sovelluksia, että niiden on vain oltava yksi sinulle. Olipa se yhtä yksinkertaista kuin ympäröivän melun toistaminen melua estävissä kuulokkeissa vai monimutkainen kuin useita selaimen lisäosia.
Tuottavuus on vain yhtä hyvä kuin pyrkimys siihen. Mutta kuten koripallovalmentaja John Wooden sanoo: “Älä erehty aktiivisuuteen saavutuksen saavuttamiseksi.” Kun otat työn tuottavammaksi yksilöksi, pidä mielessä lopputavoite: Sinun on käytettävä aikaa ja vaivaa kaikkien vinkkejä ja temppuja, jotka kuulet työskentelevän sinulle.
