On mahdollista, että sinulla on tehtäväluettelo, joka antaa sinulle energiaa, auttaa sinua priorisoimaan päiväsi ja motivoi sinua jatkamaan etenemistä, myös näiden väistämättömien häiriöiden tai takaiskujen jälkeen. Silti niin monet luetteloita kirjoittavat ihmiset eivät pysty tarkistamaan kaikkea kello 18.00 mennessä.
Ja se johtuu lähinnä siitä, että he eivät tee luetteloitaan oikein. Itse asiassa monet ihmiset tappavat yleensä oman tuottavuuden.
Jos olet syyllinen johonkin seuraavista, voin puhua kanssasi.
1. Asetat varausajan energia-vampyyreille
Vaikka et ole koskaan kuullut tätä ilmausta aiemmin, tiedät kuka nämä ihmiset ovat: He kuluttavat energiaasi keskittymällä yksinomaan itseensä eivätkä ryhmän hyväksi. Aikaasi ja prioriteettejasi ei edes rekisteröidä tutkaansa. Ja jostain syystä tämä henkilö lähettää sinulle jatkuvasti sähköpostia auttaaksesi jotain, useimmiten kuin ei, aikaa vievää asiaa, joka päätyy tehtäväluetteloosi (vaikka hänellä ei olisi mitään hyötyä sinulle).
Ratkaisu
Helppo. Jos se ei ole kiireellinen, yritystä muuttava asia, voit kohdata kohteliaasti yksinkertaisella ”Minulla on nyt tiukka määräaika ja en valitettavasti voi auttaa tätä viikkoa.” Jos henkilö jatkuu, seuraa kysyttävää, joka osoittaa miksi tämä ei kuulu levyllesi: “Työskentelen tällä hetkellä. Jos tämä on kiireellistä, voin kääntyä johtajaani ja kysyä häneltä, kuinka hän haluaisi minun priorisoivan. "
2. Listaat kohteita, jotka ovat epäselviä
Yksinkertaisesti sanottuna, minkä tahansa luettelossa olevan kohteen, jota ei voida lisätä toimintoksi, ei pitäisi olla siellä. Tämä sisältää sekä tehtävät, jotka ovat epämääräisiä (vastaa projektista) tai monivaiheisia (käynnistä uusi rivi). Olet joko jumissa yrittäessäsi muistaa, mihin projektiin halusit vastata, tai uppoutuessasi mahdollisuuteen käynnistää linja iltapäivällä.
Ratkaisu
Käytä sen sijaan selkeitä lauseita luettelon kohteisiin, käytä aina enemmän yksityiskohtia kuin luulet tarvitsevasi. Koska kello 16.00 9:00 ajatuksesi voivat olla kaukainen muisti. Ja jaa ne pienempiin vaiheisiin, kun kyse on isommista esineistä. Itse asiassa luettelosi kohta voi olla ”Luonnoksen aikajana uuden tuotelinjan julkaisemiseen”. Tästä aikajanasta tulee sitten pienempiä toimintokohteita, jotka voit laittaa luetteloosi joka viikko.
3. Lataat luettelosi liian monilla kohteilla
Jos luettelosi on idealistisempi kuin se, jonka voit realistisesti suorittaa, määrität itsesi epäonnistumiseen ja estät itseäsi saamasta sitä päivän lopun tunnetta saavutuksesta. Lisäksi, kun kirjoitat liian monta asiaa alas, olet sitä todennäköisemmin liian pelottava. Et tiedä mistä aloittaa ja lisäät lykkäämisen todennäköisyyttä.
Ratkaisu
Bufferin sisällöntuottaja Belle Beth Cooper jakoi seuraavat vinkit Inc : n Jeff Hadenin kanssa tehtäväluettelon uudelleenmuokkaamisesta:
Kuinka määrität, mikä on tärkeintä? Yleensä ne toimet, jotka ovat mitattavissa, samoin kuin ne, jotka ovat generatiivisia, tarkoittavat, että kun ne on valmis, ne liikuttavat koko projektia, ryhmää tai yritystä kohti tavoitteiden saavuttamista.
4. Unohdat ajoittaa taukoja
Toki, ihanteellisessa maailmassa voisit tulla toimistoon klo 9.00 ja työskennellä jatkuvasti klo 18.00 asti. Mutta tämä ei ole ihanteellinen maailma ja aiot keskeytyä, nälkäinen ja antsy istua tuntikausia.
Ratkaisu
Tähän voi kuulua kävelylle (henkilökohtainen suosikkini), napata jotain syötävää tai juotavaa tai käydä hyödyllisellä tai inspiroivalla verkkosivustolla. Tarvitsetko ideoita? Tämä luettelo tuo esiin 55 hyödyllistä ja inspiroivaa verkkosivustoa, jotka ovat täydellisiä nopeaan työtaukoon.
5. Et anna itsellesi mitään puskuritilaa keskeytyksiä varten
Olet yrittänyt ymmärtää prioriteettejasi ja kirjoittaa ne muistiin. Mutta sitten voit häiritä. Sähköpostilla, työtoverisi lähettämällä uutisia - luettelo jatkuu. Joten kaikesta kovasta työstäsi ja värikoodattuista viitteistäsi et ole jäljellä toisesta, kun ensimmäinen kiireellinen viesti tulee postilaatikkoosi.
Ratkaisu
Jätä muutama aukko aikatauluksi joka päivä, kun et ajoita mitään. Tämä antaa sinulle marginaalin työskennellä näissä odottamattomissa hetkissä. Pahimmassa tapauksessa? Mikään kiireellinen ei tule esiin ja lopetat päiväsi aikaisin.
Lisäksi voit estää monia häiriöitä toimimalla ennakoivasti: tee tilaasi “varattu” kaikissa sisäisissä keskusteluissa, aseta puhelin menemään suoraan vastaajaan ja säädä sähköpostiasetuksiasi niin, että hälytys tapahtuu vain, kun tietyt ihmiset viestivät sinulle . (Näin voit tehdä sen Gmailissa ja Outlookissa.)
Tehtäväluettelon laatiminen ei ole oikea tapa, mutta tapa lähestyä omaasi voi joko tehdä tai rikkoa päiväsi. Joten käyttämästäsi riippumatta - sovellus, tietokone, vanhanaikainen kynä ja paperi - välttää näitä viittä tuottavuuden tappajaa ja saat oikeat asiat tehdä ajoissa .
