Saanen kertoa sinulle tarinan: Kerran työntekijällä oli erittäin tärkeä päivämäärä työn jälkeen. He olivat juuri sammuttamassa näytön ja asettaneet takkinsa, kun heidän työtoverinsa pysähtyi pyytämällä ”kahta sekuntia” ajastaan. Työntekijä sanoi varmasti, miksi ei, he voisivat säästää kaksi sekuntia. Ja siitä ”kahdesta sekunnista” tuli puolen tunnin kokous, joka sisälsi useita vaiheita ja jätti työntekijän anteeksi anteeksi päivämääriään ilmestymisestä.
Toki, tein tämän tarinan, mutta se ei ole kaukana todellisuudesta. Itse asiassa tämä tapahtuu koko ajan toimistossani - ja myös toimiston ulkopuolella.
Ongelmana on tapa puhua ajasta. Haluamme ajatella, että pyyntömme ovat lyhyitä, helppoja tai vaativat vähän vaivaa, mutta koska emme koskaan määrittele, kuinka paljon aikaa meidän on tehtävä jotain, kaiken lopulta kestää odotettua pidempi aika.
Joten jos haluat aloittaa poistumisen työstä ajoissa (ja hallitset aikataulujasi paremmin yleensä), sinun on lopetettava, jotta ihmiset päästävät pois sanomalla sinulle seuraavaa:
1. ”Tarvitsen tämän päivän loppuun mennessä”
Kysy kolmelta toimistosi ihmiseltä, mitä "päivän päättyminen" heille tarkoittaa. Oliko heillä sama vastaus?
Tein tämän kollegoideni kanssa ja sain seuraavat kolme vastausta:
- 17.00 (tunti ennen lähtöä töistä)
- 18.00 (kun todella lähdet töistä)
- 12:00 (kun päivä fyysisesti päättyy)
Asia on, että kun joku käskee hankkimaan heille jotain päivän loppuun mennessä, se voi tarkoittaa mitä tahansa.
Seuraa toimintaa
Tässä on yksinkertainen, että saamme samalla sivulla tehdyn lausunnon avulla ihmeitä: "Määritän päivän päättymispäiväksi kello 17.00 - toimiiko se sinulle?"
2. "Voitko saada tämän minulle ASAP: n?"
ASAP voi jälleen tarkoittaa eri asioita eri ihmisille. Se merkitsee kiireellisyyttä - ja kuitenkin, käytämme sitä usein, kun jokin ei todellakaan ole niin kiireellistä.
Seuraa toimintaa
Muistuta henkilölle, että et vain istu odottamatta tulipaloja mainitsemalla, kuinka tämä sopii prioriteetteihisi. Jos kyseessä on todella ASAP-tilanne, luota siihen, että he ilmoittavat siitä sinulle.
Kokeile: ”Aikatauluni perusteella voin saada tämän sinulle keskiviikkona klo 10 mennessä. Jos luulet tarvitsevasi sitä nopeammin, voin tehdä sen! Mutta minun on muutettava prioriteettejani uudelleen, jotta se tapahtuisi. "
3. "Tämä vie vain kaksi sekuntia"
Tarkastellaan sitä: mikään ei vie kaksi sekuntia. Jopa aivastelu vie tätä pidempään.
Seuraa toimintaa
Jotain seuraavien kanssa: "Joten jos se on todella nopea keskustelu, saan sen nyt - mutta jos ei, voinko odottaa?"
4. ”Pikakysymys sinulle …”
Jos luet tarinasi yllä, tiedät, että nopeat kysymykset ovat harvoin nopeita.
Seuraa toimintaa
Kysy heiltä samoin kuin yllä, kuinka kauan heidän kysymyksensä saattaa kestää.
5. "Minulla on viisi minuuttia myöhässä, anteeksi"
On mahdollista, että tämä henkilö ei saavu tarkalleen viidessä minuutissa.
Seuraa toimintaa
Hanki käsitys siitä, missä he ovat ja odottavatko he odottamisen arvoista: "Haluamme saada tämän kokouksen päätökseen kello 16.00 - missä olet tällä hetkellä. Pitäisikö meidän aloittaa ilman sinua ja saada sinut kiinni myöhemmin?"
Tämä pätee myös molemmin puolin. Jos kiinnität itsesi tällä kielellä, pakota itsesi selventämään. Koska mitä enemmän alamme puhua ajasta realistisesti, sitä paremmin voimme työskennellä yhdessä hallitaksemme toisiamme odotuksia.
