Onko todella yllätys sähköpostien ylikuormituksen maailmassa, miten henkilöstömme vastaavat viesteihin vastaamiseen?
Ehkä pomosi, joka saa sinut ihmettelemään, onko injektoitava espresso asia, pystyy soittamaan vastauksen muutamassa sekunnissa siitä, kun osut "lähetä" - saaden sinut ihmettelemään jälleen kerran, onko hän koskaan viettänyt hetken pistorasiasta.
Rakastat hänen vastaustensa välittömyyttä, tiedät myös, että et voi omaksua hänen tyyliään parhaista aikeistaan huolimatta. Ja se johtuu siitä, että olet metodinen ja tasainen henkilö - joka muuttuu tasapainoiseksi postilaatikkosi henkilöksi.
Kiinnostaako sinä mihin putoat sähköpostihenkilöiden maailmassa? Tässä on viisi yleisintä tyyppiä, jotka törmäät mihin tahansa postilaatikkoon. Ehkä näet itsesi?
1. Nopeuden demoni
Sinut kutsutaan henkilöksi, joka ei koskaan jätä ketään roikkuvan - edes tunnin ajaksi (ellet ole tietenkin lounaalla, mutta silloinkin silmäsi on liimattu puhelimeesi). Heti kun sähköposti tulee, olet sitä lähettämässä ja lähettämässä vastauksen.
Vaikka on hienoa, että olet viestien päällä, jos käytät sitä korvaamaan todellista vältettävää työtä, se on ongelma. Jono on tyhjennettävä, mutta jos olet edelleen juurtunut postilaatikkoosi kahdeksan tuntia myöhemmin, saatat olla riippuvainen siitä, että suoritat helpon tehtävän ammuttaa vastauksia, sen sijaan, että sukeltaisit todelliseen työhön, joka vaatii todellista aivovoimaa.
2. Ghoster
Voi, kuinka mielelläni sanoisin, että "aavemainen" on olemassa vain treffailussa, mutta totuus on, että tämä käytäntö on melko yleinen myös ammatillisissa piireissä; itse asiassa se on jatkunut niin kauan kuin olemme vastanneet toisiamme. Mutta nyt, kun kaikki asiat ovat digitaalisia ja siksi heti, et voi syyttää puutteellisesta vastauksesta puuttuvaa postiautoa tai edes huonoa puhelinverkkoyhteyttä - nämä eivät vain ole oikeutettuja tekosyitä.
Olet syyllinen haamukuviin, jos olet henkilö, joka haluaa mieluummin jättää sähköpostiviestejä - etenkin sellaisia, joille et ole varma, kuinka vastata - langatamaan postilaatikossa. Älä huijaa itseäsi ajatellessasi, että joku ostaa sinun "jätin sen vahingossa luonnokset-kansioon", perustelu.
Joten sanon, mitä työtoverisi todennäköisesti haluavat voivansa kertoa sinulle: Kaikki vastaukset (hyvin melkein kaikki) ovat parempia kuin täydellinen radion hiljaisuus. Jopa nopea ”Sait viestisi, työskentele yksityiskohdat!” -Ilmoitus on parempi kuin jättää ryhmäsi pohtimaan, kuuluiko heidän kysymys kokonaan mustaan aukkoon.
3. Tapaturmainen osallistuja
Uutisissa on aina jotain vastaus-tilanteesta, jolla on katastrofaaliset tulokset. Ja jos olet syyllinen tähän kerran tai kahdesti, ei iso juttu.
Mutta kun kiinnität tiimisi kaikkeen, mitä saat, tarkistamatta, onko se todella merkityksellinen työtovereillesi, riski ei vain ärsyttää työtovereitasi, vaan myös menettää merkityksensä.
Vaikka on ahkeraa ja huolellista yrittää sisällyttää kaikki koko ajan, harkitse sitä tosiasiaa, että monet ihmiset mieluummin saadaan vauhtiin myöhemmin, kun heidän on tarpeen tosiasiallisesti myötävaikuttaa.
4. Poissaolija
Ehkä haluat pitää salaperäisestä sijainnistasi. Tai ehkä olet tavallisesti syyllinen unohtamaan kytkeä automaattisen vastaajan päälle ja pois päältä. Kumpi sittenkin on, usein lomat, sairauspäivät tai epäselvästi määritellyt poissaolot tekevät työtovereille kateellisia, turhautuneita tai täysin kyllästyneitä. Kun työtoverit näkevät automaattisen vastauksen - jälleen! - heidän on pakko ohittaa pyyntösi syöttämistä ja siirtyä seuraavalle henkilölle.
Jos haluat kasvattaa kollegoidesi luottamusta ja kunnioitusta, tee itsellesi palvelus ja mietti kahdesti, ennen kuin laitat tarpeettoman vastauksen ulkopuolella. Ehkä korjauksesi räätälöi viestin tarkkaan tilanteeseesi ja pitää automaattisen vastaajan päivämääräajan ehdottoman minimissä.
5. Virheentekijä
"Oho anteeksi! Tässä liite. ”
Kuulostaa tutulta? Ehkä olet vain nopea liipaisimessa etkä voi auttaa lähettämään sähköpostia, vain ymmärtääksesi myöhemmin, olet unohtanut tärkeän vaiheen, joka sinulle muistutettiin, kun kuusi työtoverisi pingasi sinut liukukansille, jonka unohdit lisätä.
Ja sinulla on usein 65 erilaista sähköpostiketjua, koska unohdit vastata kahteen kolmesta esimiehen kysymyksestä tai jätit viimeisen HR-kyselyn kysymyksen tyhjäksi.
Nopeuden tarve on tarkistettava sananlaskun ovella, kun koputat näitä vastauksia. Vain siksi, että yrität suunnata ovesta, ei tarkoita, että olisi hyvä kiirehtiä ja myöhemmin pilkata ohuita vastauksia. Suorita työtovereidesi (ja postilaatikkosi) suositus ja tarkista kolminkertaisesti, että olet vastannut kaikkiin kysymyksiin ja liittänyt kaikki asiaan liittyvät asiakirjat ennen vastauksen ampumista.
Joten, ehkä olet käynyt läpi tämän luettelon ja voit nimetä työtoverin (tai pomo) jokaiselle tyypille, mutta et itseäsi. No, onnittelut! Olet välttänyt joitain yleisimpiä tapoja, ja se on syy hemmotella itseäsi selkään.
Mutta ennen kuin annat itsesi kokonaan irti koukusta, älä unohda pienempiä asioita, jotka saattavat tehdä sinusta näyttämään vahingossa vähemmän itseluottavan tai epäkohteliamman kuin aioit. Kukaan ei odota sinun olevan supertähti sähköpostilla, mutta on paljon syytä yrittää parantaa, etenkin kun huomaat omat virheelliset tottumuksesi.
