Jokainen etsii aina tapaa helpottaa työtä. Ja tavoitteesta auttamiseksi suunniteltuja vinkkejä, temppuja ja hakkereita ei ole pulaa.
Mutta se, joka toimii minulle päivä päivältä ja päivältä, on toistuvien tehtävien automatisointi. Tämän ajatuksen taustalla on, että se säästää henkistä energiaasi projekteihin, jotka todella vaativat syvää ajattelua ja keskittymistä.
Luulet todennäköisesti, että kuulostaa hyvältä, mutta miten teen sen?
Ainoa mitä sinun täytyy tehdä, on rakentaa huijausarkki.
Helpoin ja hyödyllisin sivu sisältää kohteita, joita yleensä kopioit ja liitä. Sillä ei ole väliä millä toimialalla olet. Jos käytät tietokonetta työssäsi, on todennäköisesti useita asioita, jotka sinun on säännöllisesti etsittävä ennen tehtävän suorittamista.
Minulle se on muutama eri rivi HTML-koodia, joita tarvitsen usein lataamalla artikkeleita Museoon.
Aiemmissa tehtävissä minulla oli pari aikaa säästävää, tarkennusta ylläpitävää arkkia valmiina: yksi Excel-laskentataulukkokaavoille, toinen muistion otsikoille ja suosituin asiakirja puhelinnumeroilla ja tietokoneen sisäänkirjautumisohjeet uusille työntekijät. Sen sijaan, että käsittelisin vaivaa etsiä uudelleen finanssitoimiston puhelinnumeroa , voin vain kääntyä luotettavan dokumentini puoleen, kopioida ja liittää tarvitsemani sekä lähettää sähköpostin menettämättä höyryä.
Joten miten oikein pääset alkuun?
Vaihe 1: Tee muistiinpanot siitä, mitä löydät itsesi kirjoittamalla tai toistuvasti etsimällä
Ehkä lähetät paljon samoja tai vastaavasti muotoiltuja sähköposteja joka päivä. Jos kirjoitat tyhjästä joka kerta, tuhlaat arvokasta aivovoimaa (ja aikaa). Kuten yllä olevasta esimerkistä näet, ystäväni kysyvät minulta aina, kuinka nousta Museoon - nyt minulla on nopea vastaus valmiina.
"Huijarilehti" voi koostua muutamasta sähköpostimallista, jotka ovat valmiita uudelleentarkasteluun sen mukaan, kuka vastaanottaja on. (Ja jos käytät Gmailia, tutustu ehdottomasti säilöttyihin vastauksiin - se on pelinvaihdin.)
Vaihe 2: Valitse tapa tallentaa tietosi
Tätä ei voi tehdä yhdellä tavalla - käytä ohjelmaa, joka on sinulle parhaiten järkevä. Tämä voi tarkoittaa Word-asiakirjaa, Google-asiakirjaa, Muistio-merkintää tai jopa luonnoksia sähköpostiviesteihin, jotka on tallennettu merkittyyn kansioon. Mitä tahansa valitset, tärkeä asia on, että voit helposti viitata siihen.
Vaihe 3: Vietä 20 minuuttia asiakirjan täyttämiseen vaiheen ensimmäisestä kohdasta
Mikä tahansa se on (sähköpostit, Excel-kaavat tai kenties puhelinnumerot), kannattaa hieman yrittää kirjoittaa se asiakirjaan kerran ja sitten käyttää sitä helposti käytettäväksi tulevaisuudessa. Tiedän, että se oli valtava helpotus (ja säästää todennäköisesti tunteja) katsoa vain työpöydälleni olevaa huomautusta kopioida ja liittää Excel-kaavat, jotka löysin itseni etsimään useita kertoja päivässä.
Ja voit jopa pitää tämän vanhan koulun, jos haluat sen paremmin. Ota vanha toimistovastaavani: Hän reunasi näytönsä erivärisillä muistilappuilla, jotka auttoivat häntä viitaamaan nopeasti päivittäin tarvittaviin tilakoodeihin ja lyhenteisiin.
Mitä tahansa järjestelmää haluatkin - digitaalisen muistikirjan muistiinpanon, Word-asiakirjan tai jopa muistilapun - löytää jotain, joka sopii sinulle. Ja vaikka tiedän, että joskus voi olla vaikea saada tauko hulluista tehtävälistoistasi työskennelläksesi jollain hetkellä työläältä, tämä on työhack, joka säästää tunteja. Voit tehdä sen sinä aikana, joka vie sinut napaamaan kahvin korttelista.
Joten, mitä sinä odotat? Se on yksi helpoimmista asioista, jotka voit tehdä päivittäisen tuottavuuden parantamiseksi.
