Kuljet kokouksesta kokoukseen. Saapuneet-kansiosi on täynnä koskenlaskuja (ja olet täällä sen kanssa). Vietät tunteja ja tunteja työskentelemällä päivittäin, etkä silti tunne, että olet tehnyt loven tehtäväluetteloosi.
Me ymmärrämme. Olemme olleet siellä. Ja tiedämme, että päivässä ei yksinkertaisesti ole tarpeeksi tunteja. Joten olemme laatineet luettelon lopullisista tuottavuusvinkkeistä, jotka auttavat käyttämään suurimman osan ajastamme.
Päivän hyökkäyksen suunnittelusta sähköpostin pidättämiseen saakka niiden häiriötekijöiden käsittelemiseen, jotka vaikuttavat aina esiintyvän, autamme sinua tekemään kaiken mahdollisimman tehokkaasti, jotta sinulla on vihdoinkin aikaa muihin asioihin (kuten, tiedät, nukku).
Toimesi suunnittelu
- Älä yliarvioi niiden asioiden lukumäärää, jotka voit tehdä päivässä. Sen sijaan, että luisit massiivisen tehtäväluettelon (ja turhautunut, kun et valmista sitä), kokeile 1-3-5 tehtäväluetteloa: Suunnittele saada yksi iso tehtävä, kolme keskikokoista tehtävää ja viisi pienet tehtävät joka päivä.
- ”Jos olen jo valmis jotain, kirjoitan sen muistiin ja tarkistan sen luettelosta. On aina hyvä nähdä, että jokin tehdään. ” Michael Peggs, @michaelpeggs
- Kokeile kiinnittää tunteita tehtäviin: Muistuttamalla itsellesi, että suuren asiakkaan pykälän valmistuminen saa sinut tuntemaan voittoa tai veroilmoituksen kääriminen antaa sinulle “valtavan helpotuksen”, saattaa olla vain lisäys, jonka tarvitset sen kautta.
- Älä koskaan lisää valtavaa projektia vain yhdeksi tehtäväksi luettelossasi. Sen sijaan jaa se pienempiin tehtäviin auttaaksesi sinua pysymään tiellä lopullisen tavoitteesi saavuttamisessa.
- ”Evernoten ansiosta organisaatiojärjestelmäni on muuttunut kannettavien tietokoneiden sivujen, muistilappujen ja tekstimuokkaustiedostojen massiivisesta yhdistämisestä tiiviisti kudottuun, integroituun Evernote-järjestelmään, joka synkronoidaan kannettavan tietokoneen, matkapuhelimen ja tabletin välillä. Asiakkaiden muistiinpanoista blogin luonnoksiin puheskripteihin, kaikki on siellä. ” Michael Terrell, @michaelterrell
- Kun mietit kaikkia tekemistäsi asioita - sekä työssä että elämässä - harkitse, mitkä tehtävät voit poistaa levyltäsi ulkoistamalla ne.
- Hanki ensin se asia, jonka haluat tehdä vähiten. Tämä rohkaisee sinua tekemään sen nopeammin, jotta pääset enemmän nautintoihisi, mikä tekee loppupäivästäsi hieman paremman.
- Suorita yksi merkittävä tehtävä ennen lounasta. Kun saat yhden suuren asian pois varhain, voit ottaa elvyttävän lounastauon ja aloittaa iltapäivän raikkaana tuntematta paniikkia listallasi olevasta valtavasta tehtävästä.
- ”Laadun joka sunnuntai luettelon siitä, mitä tarvitsen saadakseni aikaan viikolla. Estän päivä saada esineet valmiiksi. Tallenn jokaisen työpäivän viimeiset 30 minuuttia luodakseni seuraavan päivän suunnitelman kolmella prioriteettitehtävällä. Käytän myös viimeiset 30 minuuttia tehtävien sulkemiseen ja sähköpostien tarkistamiseen. Tämä tekee aikaisista aamuista paljon helpompaa! ” Anna Runyan, @luokankaari
- Siellä on runsaasti tehtävänhallintajärjestelmiä, joten viime kädessä kysymys on löytää mikä sopii sinulle ja pysyä siinä. Jatkuva uusien järjestelmien kokeilu on pitkällä aikavälillä ajanhukkaa, joten vie kuukausi kokeilemalla ja sitoudu sitten. Vihje: Perimmäinen järjestelmäsi voi olla yhdistelmä useita!
Sähköpostin käsittely
- Tarkista sähköposti vain tietyinä aikoina päivän aikana ja yritä rajoittaa se vain 4-5 kertaa päivässä. Jos sinulla ei ole läheskään niin paljon itsehallintaa, käytä työkalua, kuten Saapuneet-tauko, estääksesi sähköpostien näkymisen postilaatikossa, kunnes olet valmis niihin.
- Jos sähköposti todella vähentää sinua, kokeile Time Management Ninjan järjestelmää tarkistaaksesi se vain kahdesti päivässä.
- Pitäisikö vastata sähköposteihin nopeasti? Lisää sivun alareunaan läpikäyvä ”Lähetetty iPhonesta” -elementti - vaikka sähköpostisi olisi tietokoneellasi. Vaikka sinun ei pitäisi tehdä tätä koko ajan, se on nopea tapa räjäyttää joitain yhden lauseen vastauksia ilman, että ihmiset ajattelevat sinun olevan töykeä.
- Lähesty sähköpostisi suhteen siihen, kuinka kauan kestää sinulle vastauksen. Jos vastaaminen vie vähemmän kuin kolme minuuttia, tee se nyt. Jos se vie enemmän kuin niin, aseta se sivuun. Ja sitten, kun sinulla on iso paksu aika, puhu ensin niihin.
- Mitä nopeammin vastaat, sitä lyhyempi vastauksesi on sallittu olla - ja sitä vähemmän aikaa sinun täytyy tuhlata "Anteeksi viivästyneen vastauksen" -selityksillä. Joten jos et pysty vastaamaan sähköpostiin 48 tunnin sisällä, vastaa ainakin nopeasti: "Saan tähän pian!"
- Suorita kerran neljänneksessä valtava postilaatikko, puhdista ja arkistoi kaikki kaksi tai kolme kuukautta vanhemmat viestit. (Vakavasti, heille vastaaminen tässä vaiheessa olisi vain kiusallista.) Kun tilaamasi sähköpostiviestit tulevat postilaatikkoosi, tee hetkellinen päätös siitä, luetko niitä todella vai pitäisikö peruuttaa tilauksesi.
- Vältä sähköpostin tarkistamista ensin aamulla. Viesteihin vastaaminen on liian helppoa. Löydän odottaessani, kun olen suorittanut joitain tehtävälistallani olevista ensisijaisista kohteista, voin kiinnittää enemmän huomiota sähköposteihin ja tunnen myös, että olen myös suorittanut työni. ” Hannah Morgan, @careersherpa
- Käytä säilöttyjä vastauksia välttääksesi kirjoittamasta samoja asioita yhä uudelleen. Luo kaikille säännöllisesti lähettämille sähköposteille - tai jopa vain osalle sähköpostista, kuten käärekappale - säilöttyä vastausta, jonka voit pop-up aina tarvittaessa. Etkö ole koskaan kuullut purkituista vastauksista? Lisätietoja täältä
- Asenna automaattiset suodattimet vetääksesi sähköpostit heti postilaatikosta oikeaan kansioon. (Tämä on loistava vaihtoehto esimerkiksi uutiskirjeille, joihin haluat palata omalla ajallasi.)
- Käytä Boomerang -sovellusta vedä sähköposteja postilaatikostasi, kunnes olet valmis käsittelemään niitä. Tästä on hyötyä kahdesta syystä: Ensinnäkin, se vie viestin näkymättömäksi ja mieleen, antaa sinulle tilaa pohtia muita asioita. Toiseksi se muistuttaa sinua sähköpostista myöhemmin automaattisesti, antaen sinulle vähemmän tehtävää huolehtia seurannasta itse.
- Haluatko saada vähemmän sähköpostia postilaatikkoosi? Kokeile luoda automaattinen vastaaja, jolla on vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin. Vastaa mahdollisuuksien mukaan aina sähköpostiviesteihin lausumien sijasta kysymyksiin, jotta vältetään liikaa edestakaisin.
Kokousten johtaminen
-
Älä ajoita enemmän aikaa kuin tarvitset. Suurin osa kokouksista on suunniteltu kokonaistunnille, jolloin niiden tulisi olla enintään 20 minuuttia, 30 minuuttia tai 45 minuuttia.
-
Älä ajoita ”päivityskokouksia” - päivityksen saaminen voi tapahtua melkein aina sähköpostitse. Jos kokouksen tarkoituksena ei ole joko päätöksen tekeminen tai toimenpiteen suorittaminen yhdessä, peruuta se (tai suosittele mukavasti pomollesi, että se ei välttämättä ole tarpeen).
-
Ryhmitä kokouksesi toisiinsa, jotta sinun ei tarvitse vaihtaa kokoustilasta työtilaan liian usein tai käsitellä hankalaa aikaa kokousten välillä, joissa sinusta tuntuu, että et voi tehdä mitään. Parempaa vielä, ajoita kokousvapaa päivä niin, että sinulla on ainakin yksi päivä, jolloin voit todella sukeltaa keskittyneeseen työhön.
-
Jos tapaat jonkun toimiston ulkopuolella, mieti, onko sinun todella tavata henkilökohtaisesti. Voisiko tavoitteesi saavuttaa puhelinsoitolla tai videokonferenssilla?
-
Ole uskomattoman ennakoiva pitämällä kokouksia raiteilla. Lähetä jokaiselle kokouksen esityslista, ja jos keskustelu menee pois aiheesta, älä pelkää kertoa sitä uudelleen. Yksinkertainen ”Ajoitetaan aika keskustella siitä myöhemmin, jos se on hyödyllistä, koska meillä on vain 10 minuuttia jäljellä, ”Toimii täydellisesti.
-
Onko sinulla yksi-yksi-puhelinkokous? Salaa tavoitteena pitää se alle 19 minuutissa. Tämä auttaa pitämään ystävällisen chit-chatin minimissä ja päästä suoraan pisteeseen. Ja jos keskustelu jatkuu ja jatka, anna hieno tekosyy miksi sinun on lopetettava (kuten kova pysäkki tai kuoleva puhelin).
Ajanhallinnan hallitseminen
- Luo aikataulu parhaiden aikojen perusteella saada asiat saamaan aikaan. Tiesitkö, että olet paikalla kohtaan aamuisin? Aseta tämä aika sivuun keskittyneelle työlle ja yritä pitää se pois kokouksista tai häiriöistä. Löydätkö aina tuulahduksen kello 15.00? Suunnittele tunti täällä joka päivä mielettömille tehtäville.
- ”Älä aliarvioi pienten ajanjaksojen voimaa saada asiat hoidetuksi. Sen sijaan, että tuhlaat 15 minuuttia kokousten välillä, laadi luettelo pienistä tehtävistä, jotka voit purkaa 15, 10 tai jopa viidessä minuutissa: Vastaa sähköposteihin, tavoita yhteyshenkilö, tee teollisuudelle lukeminen. ” Fast Company
- Etkö ole varma mihin kaikki arvokkaasi aika kulkee? Pidä seurantalaitetta, kuten Rescue Time tai Toggl, pitämällä välilehtiä siitä, mitä teet koko päivän. Viikon tai kahden kuluessa saat käsityksen siitä, mitkä ovat ajan imevät syylliset - ja pystyt suunnittelemaan hyökkäyksenne siitä, kuinka pääset niistä eroon.
- Sinun ei pitäisi työskennellä koko viikonloppuna, mutta yritä löytää pari tuntia puhdistaaksesi postilaatikkosi, lyödä pienempiä, mielettömiä tehtäviä ja saada etumatka kaikille uhkaaville projekteille. Tämän tekeminen elokuvaa katseltaessa sunnuntai-iltaisin voi olla hieno tapa saada se aikaan ilman, että tuntuu tekeväsi liikaa työtä.
- Käytä määräaikoja etuna. Vaikka sinulla ei teknisesti olisi määräaikaa tehtävälle, aseta se itsellesi. Tietäen, että sinulla on vain kaksi tuntia aikaa tehdä jotain, autamme varmistamaan, että et tuhlaa sitä Internetissä.
- Se kuulostaa kielteiseltä, mutta varmista, että ajoitat paljon taukoja koko päiväsi. Olemme tuottavimpia, kun meillä on keskittyneitä töitä, joita seuraa lyhyet tauot. Yritä käyttää online-ajastinta muistuttaaksesi itsesi nousemista pöydältäsi, napata välipaloja tai vettä tai jutella työtoverin kanssa muutaman minuutin ajan ennen palaamista grindstoneen.
- Budjetti rajoitetun ajan suosikkihäiriöillesi. Tietäen, että vietät 10 minuuttia Instagramissa, kun olet työskennellyt muutama tunti, voit välttää ajanhukkaa siihen. Lisäksi sen käyttäminen palkintona kovan työn läpikäynnistä voi auttaa sinua pysymään motivoituneena.
- ”Jos sinulla on vaikeuksia päästä eteenpäin projektiin, tee itsesi aloittamalla viivalla. Toisin sanoen aseta projektiin tietty aika tai tietty työ, joka sinun on suoritettava ennen kuin siirryt mihinkään muuhun. ” 43 Kansiot
- ”Pidä aina varmuuskopiointitehtävät. Toisinaan elämä yrittää suistua tuottavuudestasi: Henkilö, jonka kanssa sinun täytyy puhua, ei ole käytettävissä, Internet on alhaalla tai et vain osaa keskittyä käsillä olevaan tehtävään. Aina on muita vaihtoehtoja, jotta pystyt saamaan aikaan jotain, vaikka et pysty suorittamaan päätehtävääsi. ” Time Management Ninja
Häiriöiden käsittely
- “Sammutin tietokoneeni ja jätän puhelimen outoihin paikkoihin, jotka estävät minua löytämästä sitä heti. Tämä varmistaa, että olen irronnut ja täysin läsnä. Ja totuus on, että tiedän, että aivoni tarvitsevat tauon, muuten yritykseni kärsii. ” Christie Mims, @revolutionsclub
- Tarvitsetko pikakorjauksen, jotta työtoverisi eivät häiritse sinua? Kuuntele kuulokkeitasi. Se ei ole tyhmätöntä, mutta ihmiset ovat paljon vähemmän todennäköisesti ottamassa sinuun yhteyttä kiireellisellä kysymyksellä tai juorulla, jos näytät kytkettynä ja tehtävään.
- Kun kompastat mielenkiintoisia artikkeleita, älä anna niiden lukemisen nyt haitata tuottavuuttasi. Käytä sen sijaan Pocket- tai Instapaper-palveluita, jotta voit tallentaa ne lukeaksesi myöhemmin, kun sinulla on enemmän aikaa (kuten ehkä työmatkalla).
- Osoita Internet-vapaa-ajat viikossa. Vaikka suuri osa työstämme perustuu Internetiin, on vielä asioita, jotka meidän on tehtävä ilman sitä - ja nämä ovat usein keskittyneitä tehtäviä, joita vältetään eniten. Sammuta Wi-Fi-yhteys muutaman tunnin ajan viikossa, jotta sukellut näihin tehtäviin.
- Tule aggressiivisesti käyttämään sosiaalista mediaa työssä. Ihannetapauksessa sinun ei pitäisi käyttää sitä ollenkaan. Jos sinulla on, rajoita se määritettyyn ”häiriöaikaan” ja poista automaattinen sisäänkirjautuminen, jotta sinulla on este joka kerta, kun avaat Facebookin. Pitääkö olla aggressiivinen? Kokeile SelfControl-sovelluksen kaltaista sovellusta estääksesi pääsysi työpäivän aikana.
- Lopeta yritä monitoimintaa! Meitä ei todellakaan ole rakennettu sille, ja vaikka voi tuntua, että saat enemmän aikaan, kaikki vie viime kädessä pidempään. Jos tämä on sinulle vaikeaa, viettää viikko tai kaksi aggressiivisesti monitehtäviä.
- ”Aivan kuten moniajo, myös sekava ylikuormittaa aistejasi ja vaikeuttaa asioiden tekemistä. Joten jos sinulla on vaikeuksia keskittyä, katso ympärillesi työpöydälläsi (ja tietokoneesi työpöydällä) nähdäksesi, tarvitseeko jokin niistä pientä siivousta. ” Ooomf
- Sulje itsesi vapaasti kollegoidesi kanssa, kun tarvitset keskittynyttä aikaa. Jos käytät sisäistä chat-järjestelmää, laita ”Älä häiritse” -viestisi päälle, ilmoittamalla ihmisille, että työskentelet jotain ja kun olet jälleen käytettävissä. Ja jos sinulla on todellinen toimisto, jossa on ovi? Sulje se niin, että edessä on hieno huomautus, joka selittää saman asian.
- Lopullisen keskittymisen varmistamiseksi varmista, että mikään laitteistasi ei ole asetettu pingottamaan sinua uusien viestien saapuessa. Jopa niin pieni kuin puhelimesta tuleva äänimerkki voi riittää tuhoamaan tuottavan virtauksen.
