Sähköposti. Ei voi elää sen kanssa. Et voi tehdä työtäsi ilman sitä. Olenko oikeassa?
Viime vuonna lähetimme yli 2, 5 miljardia sähköpostia. Ja tässä on huonoja uutisia. Hyvästä kauhistuksesta huolimatta lukumäärän odotetaan vain kasvavan. Määrä on kysymys, samoin kuin aika, jonka kulutat siihen. Itse asiassa raporttien mukaan tarkistat sen noin 36 kertaa tunnissa. 36 kertaa. Tunnissa.
Kun aloitat taputtelemalla postilaatikkosi sisältöä, vie noin 16 minuuttia, jotta voit keskittää huomiosi muuhun työhösi. Voi, ja jos tarvitset asiakirjaa, joka on haudattu sähköpostiisi jonnekin, sen löytäminen vie noin kaksi minuuttia. Tee matematiikka: Tämä lisää nopeasti ruttoa tuottavuuteesi.
Tarvitset sitä työsi tekemiseen. Et voi vain ojittaa sitä kuin huono tapa. Itse asiassa on epäilemättä jotain, johon luotat voimakkaasti saadaksesi tietoja, hyväksyntää tai vastauksia kollegoiltasi, jotta työ saadaan koristeltuksi.
Mutta jos et ole varma siitä, mitä haluat muilta, kun lähetät sähköpostia, tai jos et kysy hyviä kysymyksiä, muista se 36 kertaa tunnissa? Kyllä, katso, että arvio kasvaa huomattavasti. Epäilen, että kuulostaa houkuttelevalta. Tässä on neljä vinkkiä, joilla voit minimoida ja nopeuttaa vaihtoa ja kommunikoida paremmin kuin koskaan.
1. Selvitä kysymyksesi
Oletko koskaan heittänyt ajatusta kollegallesi ja päättynyt kysymykseen ”Ajatukset?” Jos tavoitteesi on saada joku panosta määräaikaan, projektisuuntaan tai suositukseen vaihtoehdoista, sinun on annettava hänelle jotain enemmän erityinen työskennellä. Loppujen lopuksi hän ei halua viettää enemmän aikaa yrittääksesi purkaa viestisi kuin haluat viettää hänen vastauksensa lukemisen.
Jos olet juuri lähettänyt suunnitelman, joka vaatii esimerkiksi toimintaa, sen sijaan että päättäisit avoimen ja epämääräisen "ajatukset?", Kysy tietty kysymys, kuten: "Mitä tarvitaan tämän suunnitelman realistiseen toteuttamiseen ensi viikolla ? Kerro minulle, voinko tehdä jotain, jotta se menee ASAP: iin. ”Kollegasi pystyy vastaamaan nopeasti ja suoraan, ja saat paljon laadukkaamman vastauksen.
2. Leikkaa takaa
Sarah, tyyppi A -projektijäsen, jonka kanssa työskentelet usein, haluaa kaiken viikkoa etukäteen. Hän on siinä taas. Saat sähköpostin jakelusta, jonka määräaika on naurettavan lyhyt. Olet turhautunut ja houkutus vastaamaan kysymykseen ”Voisitko antaa minulle enemmän aikaa kyseiseen projektiin?” Toivoen neuvottelevansa määräajan uudelleen. Jos teet niin, kestää puoli tusinaa enemmän vastauksia aikajanan ratkaisemiseksi yksin.
Sen sijaan kerro kollegallesi, mitä sinulla on kyky tehdä, ja jätä se siihen. Hei Sarah, minulla on nyt jonossa kolme muuta priorisoitua projektia. Saan tämän tehdä ensi torstaina päivän loppuun mennessä. Jos voin saada sen aikaan nopeammin, ilmoitan sinulle siitä. Kiitos kärsivällisyydestäsi. ”Boom. Tehty.
3. Lopeta kysymysten kysyminen
Jotkut viestit tuottavat tarpeetonta sähköpostia, koska kutsut tahattomasti vastauksia. Välttääksesi tämän, lopeta päättäminen: ”Onko tällä järkeä sinulle?” Sano pikemminkin ”Kerro minulle, jos sinulla on kysyttävää.” Jos vastaanottajalla on kysely, hän ilmoittaa sinulle; muuten hän tietää, että mitään vastausta ei tarvita.
Voit myös lopettaa asialla, kuten “Kerro minulle, jos emme ole linjassa tämän kanssa” tai “Kerro minulle, jos haluat puhua tästä tarkemmin.” Tämä tiivis kieli tekee selväksi, että keskustelu on suljettu, ellei kysymys vastaanottimen päässä.
4. Älä ohita otsikkoa
Viestisi aihe on tehokkuuskulta. Käytä tätä kiinteistöä antaaksesi lukijallesi tietoa siitä, kuinka paljon huomiota he tarvitsevat viettää ja milloin. Suuntaa nämä ylimääräiset sähköpostit passilla.
Käytä otsikkoasi osoittaaksesi kiireellisyys, toimitettavat kohteet ja aikajanan. Esimerkiksi otsikosta voisi lukea jotain, ”Toiminta tarvitaan perjantaihin perjantai | Acme-projekti on tarkoitus antaa ensi viikolla. ”
Nyt lukijasi tietää, että tämä vaatii jonkin verran huomiota. Hän on tietoinen siitä, että vastaamiselle ja työlle on määräaika, johon hänen on keskityttävä valmistautuakseen ensi viikolla. Tämä yksi, konkreettinen lausunto estää tonnin edestakaisin.
Ottaen huomioon, kuinka paljon aikaa ja huomiosähköpostia tarvitaan sekä lähettäjänä että vastaanottajana, näet kuinka muutama yksinkertainen tekniikka auttaa sinua lähettämään viestejä, jotka tuottavat vähemmän vastauksia vastineeksi ja parantavat yleistä viestintää sinun ja työtovereidesi tai asiakkaidesi välillä . Eikö se olisi siistiä? Kun teet viestinnästäsi erittäin tehokkaan, et vain hallitse postilaatikkoasi paremmin, vaan työtovereesi arvostavat myös sitä, kuinka tehokkaasti autat heitä.
Muista kuitenkin, että joskus paras veto on yksinkertaisesti viedä keskustelu offline-tilaan. Nyrkkisääntönä, jos et pysty ratkaisemaan ongelmaa kolmessa sähköpostinvaihdossa tai jos viestintää tapahtuu väärän viestin vuoksi hullu-pitkän säikeen takia, ehdottaa live-keskustelua, jotta voit ratkaista asian nopeasti.
