Viime perjantaina kello 16.30 sammutin tietokoneeni, siivoin pöydältäni ja menin kotiin. Yksi esineistä, jotka heitin roskakoriin ennen lähtöäni, oli viikon tehtäväluettelo: 150 tuotetta, kaikki kirjattu. En työskennellyt yhtään myöhään illalla tai varhain aamulla sillä viikolla. Ja minulla oli jopa aikaa kotona tehdä itselleni kunnollisia illallisia, nähdä ystäviä, kävellä koiraa ja katsella liikaa televisiota.
Nyt, ennen kuin teet oletuksia tehtäväluetteloni sisällöstä tai työtehtäväni merkityksestä yleensä, minun on mainittava, että tuon viikon aikana johdin hallintoneuvoston komiteakutsua, aivoriihi avasi ehdotusta USDA: lle, tapasin suuren säätiön toimitusjohtajan, Microsoft-johtaja esitteli johtavalle yrittäjälle, jätti kolme apurahaehdotusta ja sain vuotuisen suoritustarkistuksen (joka oli muuten erittäin myönteinen).
Lyhyesti sanottuna teen paljon työtä joka viikko. Kuinka teen sen ilman hermoston hajoamista - ja aikaa säästääkseni? Tässä muutamia vinkkejä.
1. Tiedä, mitä on tehtävä
Vaikka se vaikuttaa itsestään selvältä, asiat, jotka stressaavat ihmiset eniten, ovat yleensä asioita, joita he eivät tienneet odottaa. Joten aloita viikko tarkistamalla kaikki tarvittavat yksityiskohdat. Oletetaan esimerkiksi, että tiedät, että ehdotus on määrä perjantaihin mennessä, ja sinun tehtävänäsi on kerronnan laatiminen, mutta taloustiimi on vastuussa talousryhmästä. Varmista, että koko projekti saadaan päätökseen ajoissa, lisää "kirjaa taloushallinnon kanssa talousarvioon" tehtäväluetteloosi.
Olen melko agnostinen tehtävälistojen työkalujen suhteen; kirjalliset luettelot toimivat minulle yhtä hyvin kuin elektroniset ratkaisut, kuten Evernote tai Asana. Mutta minulla on sääntö, että koko luettelon on oltava yhdessä paikassa. Voit segmentoida ja järjestää kaiken haluamasi, mutta sinun pitäisi nähdä kaikki, mitä sinun täytyy tehdä yhdellä silmäyksellä.
2. Tiedä mitä on tehtävä ensin
Kun olen ohjannut vähemmän kokeneita työntekijöitä, huomasin, että heidän suurimpana esteenä ei ollut tietäminen kuinka priorisoida ja järjestää päivä.
Esimerkiksi, jos seuraavalla viikolla oli tarkoitus järjestää iso projekti, he pitivät täydellistä höyryä eteenpäin kohti tätä määräaikaa, huolimatta siitä, että heidän ensin oli kerättävä tietoja toiselta osastolta - tietoa, joka todennäköisesti voi kumota kaiken heidän tekemänsä työn olisin tehnyt. Ja sillä välin, oli muita, pienempiä projekteja, joissa he olisivat voineet edistyä todella.
Painopisteesi voivat myös muuttua mielialan tai aikataulun mukaan. Esimerkiksi, jos minulla on erityisen luomaton päivä, tiedän, että minusta olisi tehokkaampaa priorisoida dataprojekti. Jos olen kokouksissa suurimman osan päivästä, vastaan puheluihin ja sähköposteihin tapaamisten välillä sen sijaan, että yritän aloittaa jotain suurempaa niin lyhyessä ajassa.
Sinusta tulee paljon tehokkaampaa, jos työskentelet prioriteettien ja rajoitusten kanssa sen sijaan, että yrität vastustaa niitä.
3. Pyydä apua
Jos en ole saanut mitään muuta työskentelemällä voittoa tavoittelemattomissa organisaatioissa, olen oppinut, että jos et kysy, et saa. Kukaan ei voi tehdä organisaation työtä yksin. Jos sinulla ei ole taitoja tai aikaa tehdä jotain tehokkaasti, velvollisuutesi on kysyä apua.
Onneksi voittoa tavoittelematon organisaatio voi löytää vapaaehtoisen auttamaan minua arkipäivän tehtävissä. Jos tarvitsen korkeampaa asiantuntemusta, vedän osoitekirjani ja tiedän, tunnenko ketään, joka voi ehdottaa ratkaisua. Esimerkiksi äskettäin ahdistin väliaikaista raporttia luovuttajasta. Olemme olleet uuden ohjelman puolivälissä, joten vaikka tiesin, että olimme tehneet paljon, en tiennyt, kuinka se välittää raporttilomakkeessa. Joten otin yhden viestinnän viihdekavereistani kahville ja hän ehdotti keskittyvän koko raporttiin asiakkaiden tarinoihin ja siihen, miten he tulkitsivat uutta ohjelmaa.
Se oli läpimurto - sellainen, jota minulla ei koskaan olisi ollut yksin. Lahjoittaja rakasti sitä ja sai minut ottamaan yhteyttä hänen viestintäosastoonsa julkistaakseen ohjelmaa entistä enemmän. Kun minulla oli ajatus, raportin valmistuminen kesti viikon - sama aika vietin huolestuneena siitä ennen kuin tapasin ystäväni.
4. Sulje silmukka
Tiedätkö, että tyydyttävä tunne tarkistaa jotain tehtäväluettelostasi? Se ei vain tunne hyvältä; se on tärkeä tapa osoittaa, että olet suorittanut tehtävän ja voit siirtyä eteenpäin johonkin muuhun.
Mutta ennen kuin siirryt eteenpäin, sinun on varmistettava, että sinulla on tietue suoritetuista tehtävistä jossain, joten voit seurata, jos - muut - muut eivät ole niin tehokkaita kuin olet. Kun viimeinkin esimerkiksi avustusehdotus, laitan aina kalenteriin muistutuksen siitä, että seuraan rahoittajan toimintaa kahdeksan viikon kuluessa. Siihen mennessä suurin osa rahoittajista on tehnyt päätöksensä, ja jos eivät ole, he saattavat olla kiinnostuneita oppimaan hiukan enemmän organisaatiosta. Samoin pomosi ei välttämättä palauta sinuun projektista muutaman viikon ajan, jos jätät sen hänelle, mutta muutaman päivän kuluttua pyydettäessä hänet voidaan saada katsomaan nopeammin.
Uskon vakaasti työskentelevän älykkäämmin, ei kovemmin. Työni on liian tärkeä minulle ja ihmisille, että organisaationi palvelee hyväksyä kaikkea muuta kuin parasta. Mutta tiedän kokemuksesta, että ajaminen itseni raggediksi työskentelemällä 60 plus tuntia viikossa ei auta lopulta ketään. Tehokkaampi työskentely tarkoittaa parempia tuloksia ja viikonloppua - mikä voisi olla parempi?
