Muutaman viime kuukauden ajan olen yrittänyt koota organisaationi aikataulua vuodelle 2015. Tärkein asia, joka minun oli tehtävä, oli varmistaa, että tiesin, kun kaikki tapahtumamme tapahtuivat. Mutta ennen kuin pystyin lyijyä niitä kalenteriin, piti ensin saada käsitys siitä, mitä tapahtumia todella tarvitsin suunnitella.
Järjestöille järjestämät tapahtumat ovat ensisijaisia tapoja, joilla yhteisösi toimii vuorovaikutuksessa organisaation kanssa. Ja niin, on elintärkeää, että he edustavat sinua hyvin. Hätäisesti yhdessä heitetty tapahtuma näyttää siltä - ja tekee siitä siltä, että organisaatiosi on epäpätevä. Jotta voit isännöidä parhaita mahdollisia tapahtumia, on tärkeää priorisoida tapahtumat ja suunnitella niiden olevan mahdollisimman tehokkaita.
Viimeisen kymmenen plus vuoden ajan, jonka olen työskennellyt voittoa tavoittelemattomille järjestöille, olen kehittänyt neljä tärkeätä kysymystä, jotka voin kysyä itseltäni ennen kuin päätin suunnitella tapahtuman.
1. Mitä organisaatiomme tarvitsee tältä tapahtumalta?
Periaatteessa miksi harkitset ensisijaisesti tämän tapahtuman järjestämistä? Yritätkö kerätä rahaa? Jos on, kuinka paljon? Yritätkö tavata uusia tukijoita tai luoda uusia yhteyksiä? Jos kyseessä ei ole varainkeruu, yrität ehkä houkutella uusia asiakkaita tai kouluttaa organisaatiosi jo kuuluvia ihmisiä uudesta aloitteesta.
Jos tämä tapahtuma ei tee mitään sinulle, miksi teet sen? Sinun on selvitettävä, mikä panos organisaatiollasi on tapahtuman tuloksiin, ennen kuin sitoudut siihen aikaa ja resursseja. Tämä auttaa sinua myös priorisoimaan tapahtumaa kaikkien muiden toimintojen yhteydessä.
2. Mitä vieraasi tarvitsevat tältä tapahtumalta?
Vaikka sinun pitäisi harkita ensin tarpeitasi, tapahtuma on oikeastaan kyse vieraista. Jotta pääset tavoitteisiisi (jotka hahmottelit yllä esitetyn kysymyksen avulla), sinun on houkutettava osallistujat toimimaan kanssasi oikealla tavalla.
Keskustele entisten ja potentiaalisten vieraiden kanssa siitä, mitä he pitävät tapahtumista ja mitä he haluavat tulevaisuudessa. Haluatko he tuntea olevansa “sisäpiiriläinen” vai tunnustetaanko he julkisesti anteliaisuudestaan? Jotkut saattavat sanoa pitävänsä kovista, vilkkaista tapahtumista; toiset saattavat mieluummin lievempää yötä. Tämän strategian lisäetu on, että haastattelemasi ihmiset haluavat ehdottomasti nähdä, kuinka otit heidän neuvoja seuraavassa tapahtumassa.
3. Kuinka aiomme tehdä tämän?
Nyt kun sinulla on käsitys siitä, mitä vieraasi tarvitsevat, sinun on mietittävä, kuinka antaa heille mitä he haluavat. Jos esimerkiksi vieraidesi on ymmärrettävä paremmin ohjelmasi, ehkä päätät saada asiakkaan puhumaan tapahtumassa kokemuksestaan kyseisellä ohjelmalla, tai näytät videon ja jaat malliasi lukevia materiaaleja. Tai jos sinulla on suuri varainhankinnan tavoite ja hauskaa rakastava yleisö, ehkä live-huutokauppa on tie.
Koska tämä on vain ääriviiva, sinun ei tarvitse sukeltaa liian syvälle yksityiskohtiin tai sitoutua mihinkään. Jos kuitenkin huomaat, että sinulla ei ole kykyä tehdä tapahtumaa, joka vastaa organisaation ja vieraiden tarpeita, on nyt aika selvittää se. Sinun ei tarvitse välttämättä romuttaa ideaa, mutta tämä kysymys auttaa sinua selvittämään, onko sinun pienennettävä tai rekrytoitava lisäapua.
4. Kuinka tämä tapahtuma eroaa muista tapahtumista?
Ei ole mitään pahempaa kuin mennä samaan tapahtumaan kahdesti vuodessa - ja mikään ei voisi olla isäntälle kalliimpaa. Jos huomaat suunnittelevansa lounaan, illallisen ja golfmatkan samalle avunantajaryhmälle samana vuonna, voit odottaa avunantajien väsymystä ja vähenevää sijoitetun pääoman tuottoa. Sen sijaan harkitse suunnittelemaan yhtä suurta potkutapahtumaa näille lahjoittajille ja sitten pienempää tapahtumaa mahdollisille tai parhaille vapaaehtoisille.
Toiminnassa
Aloittamisen helpottamiseksi tässä on esimerkki strategiasta tapahtumalle, jonka olen hiljattain koonnut käyttämällä näitä neljää kysymystä:
Mitä me tarvitsemme?
- Korota 50 000 dollaria
- Päivitä viisi avunantajaa
- Houkuttele 10 uutta avunantajaa, kolme vähintään 5 000 dollarilla
- Käynnistä uusi pääomakampanja
Mitä vieraat tarvitsevat?
- Olla varma siitä, että heidän rahansa sijoitetaan viisaasti
- Mahdollisuus nähdä ohjelma omakohtaisesti
- Perustelu antaa enemmän - lipun hinnan ulkopuolella
Kuinka aiomme tehdä tämän?
- Ota hallintoneuvosto kutsua uusia avunantajia
- Asenna tapahtuman esilounaat nykyisten avunantajien kanssa päivittääksesi
- Kutsu ohjelman osallistuja puhumaan
- Palkkaa uusi suunnittelija kutsuun ja ohjelmaan
- Ruoki heitä hyvin - harkitse paikallisten kokien kysymistä
- Määritä teksti-antaa -ominaisuus
- Palkkaa yhtye
- Lisää lehdistön kattavuutta
Kuinka tämä tapahtuma on erilainen?
- Ainoa istuva päivällinen
- Ainoa tapahtuma, joka on suunnattu suurille avunantajillemme (60–70-vuotiaat, enimmäkseen eläkkeellä olevat, enimmäkseen entiset tai nykyiset vapaaehtoiset)
- Ainoa tapahtuma, johon kaikki hallituksen jäsenet yleensä osallistuvat
- Yleensä ajoitettu keväälle, samanaikaisesti asiakkaan valmistumisen kanssa
Tapahtumasuunnittelu voi olla kuluttava, aikaa vievä tehtävä - etenkin jos tapahtumasi todella täyttävät tavoitteesi. Kysy kuitenkin itseltäsi nämä neljä kysymystä, niin pystyt paremmin strategoimaan tapahtumiasi ja selvittämään, mitkä ovat todella tarpeellisia ja arvokkaita organisaatiollesi.
