Saan aina ja aina yhden sähköpostin, joka saa minut sanomaan: “Huh?” Kasvonani muotoutuvat massiivisen hämmennyksen ilmaisuksi, enkä ole aivan varma mitä vastata. Voin kertoa sähköpostin pituudesta tai sisällöstä, että vastausta tarvitaan, mutta jotain viestistä on johtanut siihen, että vastauksen aloittaminen on valtava päänsärky.
Niiden päivien ajan, jolloin kohtaat samanlaisen harhakudoksen, tässä on neuvoni: Älä ota käyttöön ei-aistillista sähköpostia ja heitä se sen sijaan takaisin toisen henkilön tuomioistuimeen.
Autan sinua ulos, olen koonnut ehdotetut vastaukseni neljään yleisimmälle tyypille hämmentäviä sähköpostiviestejä.
1. Rambling Non-Ask
Tämän tyyppinen sähköposti on pahin rikoksentekijä. Yleensä melko pitkä ja paljon yksityiskohtia sisältävä, ei kysyvä sähköposti on usein jäsentämätöntä - ja on epäselvää, mitä lähettäjä todella seuraa. Luet sen uudelleen (lue sitten uudelleen sen jälkeen kun olet kahvinnut) ja huomaat, että se ei ole sumeaa aivosi - se on jotain vakavasti sumeaa viestintää.
Vastauksesi
3. Pesulaluettelo
Tämäntyyppiseen sähköpostiin sisältyy usein hullu luettelo luettelomerkeistä, toimintakohteista, kysymyksistä ja kommentista - ja se vie paljon aikaa paitsi läpi pääsyyn, myös vastaamiseen. Lähestymistavan tulisi olla hiukan erilainen riippuen siitä, onko lähettäjällä valtuudet määrätä työsi vai ei, mutta pyydä kumpaakin työtä priorisoimaan ja jakamaan työ.
Vastauksesi (jos joku voi antaa sinulle työpaikan)
Vastauksesi (jos joku ei saisi antaa sinun määrätä työtäsi)
4. Kylmä sähköposti neuvoille
Tämän tyyppiseen sähköpostiin haluat usein vastata, koska haluat auttaa toisia, jotka pyytävät apua, mutta jotkut ihmiset kysyvät neuvoja paremmin kuin toiset. Kun läheinen muukalainen lähettää sinulle sähköpostia pyytämällä jotain sumuista tai, mikä pahempaa, vastaamaan useampiin kysymyksiin kuin yliopistohakemukseen, harkitse hänen muuttamista kysyäksi.
Vastauksesi
Lyhyesti sanottuna, älä tee jonkun muun kyvyttömyyttä kommunikoida tarpeitaan selvästi, jotta enemmän työtä (tai stressiä) putoaa lautasellesi. Pienellä hienouksella voit siirtää sähköpostien ymmärtämisen ja priorisoinnin taakan takaisin lähettäjän tuomioistuimeen, vähentää vastausaikaa ja säästää sinulle suurta päänsärkyä prosessissa!
