Pikakysymys: Haluatko innostua, kun kokouskutsut ilmestyvät kalenteriin? Arvaan vastauksen olevan kieltävä. Ja silti usein - joskus jopa päivittäin - kokoukset ovat osa kulttuuria monissa yrityksissä.
Mielestäni henkilöstökokoukset ovat pääosin ajanhukkaa. Tietysti ymmärrän, että kaikkien käden tapaamiset ovat toisinaan välttämättömiä. Mutta suurimman osan ajasta on muita, tehokkaampia tapoja pitää jokainen yrityksessäsi tai osastossasi nopeana toimiston tapahtumien kanssa.
Tässä on neljä asiaa, jotka tulee harkita seuraavan kerran, kun ajattelet kokouksen suunnittelua.
1. Keskeytykset ovat tuottavuuden (ja mahdollisesti voittoa aiheuttavat) tappajat
Kun tein matematiikkaa ja huomasin, että tunnin kokous 17 ihmisen kanssa (ShortStackin henkilökunnan koko, mukaan lukien etähenkilöstömme, joka liittyy meihin Google+ Hangoutsin kautta) on todella 17 tunnin kokous, aloitin heti vähentää henkilökunnan kokousta joka toinen viikko.
Jos haluat jonkinlaista motivaatiota vähentää aikaa, jonka henkilöstösi ja henkilöstösi viettää kokouksiin, tutustu MeetingCalciin. Kun liität joukkueesi keskimääräisen palkan plus kokousvieraiden lukumäärän ja näet sitten käytetyn ajan kustannukset, on todennäköistä, että teet myös joitain muutoksia. Oletetaan, että tunnin kokous 17 työntekijän kanssa, jotka ansaitsevat keskimäärin 40 000 dollaria vuodessa, maksaa 232, 88 dollaria. Jos tapaat päivittäin tai jopa vain muutaman kerran viikossa, hinta nousee nopeasti.
2. Pikaviestit on tehokas tapa saada suurin osa uutisista - nopeammin
ShortStackissa käytämme Slack-nimistä viestisovellusta. Jokaisella on oma tili, jota voidaan käyttää yksityiseen viestintään henkilöstön välillä, ja sitten on kanavia, jotka sisältävät kaikkien tiettyjen osastojen jäsenet.
Esimerkiksi, meillä on ”yleinen” kanava, jossa kaikkiin vaikuttavat uutiset sammuvat; ”kehitys” -kanava, jossa dev-ryhmän jäsenet, joihin kuuluu joitain etähenkilöstöä, jakavat päivityksiä teknisistä muutoksista ja “tukikanava” keskustelemaan asiakaspalvelukysymyksistä.
Ja usein käytämme Slackia kokousten sijasta. Esimerkiksi, olemme hiljattain suunnitelleet blogiamme uudelleen, ja se oli melko iso projekti. Jotkut yritykset saattavat tuntea olevan tarpeen järjestää kokous tällaisen ilmoituksen tekemiseksi. Tämä oli kuitenkin täydellinen aika käyttää "yleistä" keskustelutilaamme. Laitimme muistiinpanon siitä, että uusi blogi oli käynnissä ja ehdotimme kaikille tarkistaa se. Jos kyse olisi suuremmasta muutoksesta, esimerkiksi käyttöympäristön vaihdosta, joka vaati demon, meillä olisi ollut nopea henkilökunnan kokous. Mutta koska se oli jotain, jonka koko joukkue pystyi tarkistamaan omalla ajallaan, päätimme pysyä chat-huoneessa.
(Voi, ja meillä on myös ”satunnainen” kanava, jossa jaamme asioita, joilla ei ole mitään tekemistä työn kanssa: tyhmä-ihminen-temppuvideot, tärkeät uutiset Jay Z: n ja Beyoncén avioliiton tilasta ja kissameemit, tietysti .)
3. Tapaa muita tapoja
Jotkut ShortStack-kehitysryhmän jäsenet kävelevät yhdessä joka iltapäivä noin 15.00. Kyllä, teknisesti he ovat kokouksessa, jossa keskustellaan parhaillaan työskentelevien erilaisten projektien edistymisestä, mutta se tuntuu erilaiselta kuin tyypillinen toimistossa pidettävä kokous. Tiedän, että liikunta saa veren virtaamaan ja saa minut ajattelemaan paremmin, joten tuen täysin näitä iltapäivän kävelemisiä.
Plus, ei ole harvinaista, että kehitysryhmä työskentelee hankkeissa, joihin ei liity muuta toimistoa. Heidän iltapäivän kävelymatkansa ovat täydellinen aika keskustella näistä hankkeista ja järjestää omat "henkilöstökokouksensa" käyttämättä kaiken muun työntekijän aikaa asialle, joka ei ehkä vaikuta heihin tai osallistu heihin.
Olen myös lukenut tutkimuksen, joka osoittaa, että kävelytapaamiset lisäävät luovaa ajattelua, jota kaikki voisivat käyttää vähän enemmän. Ja olen lukenut, että ryhmässä käveleminen saa ihmiset tuntemaan yhteistyökykyisyyttään, koska he kaikki liikkuvat samaan suuntaan, kirjaimellisesti, toisin kuin pöydän ympärillä. (Lisätietoja kävelykokousten eduista täällä.)
4. Jokainen kokous tulee suunnitella tuottavuuden kannalta
Siellä on aika ja paikka isommille henkilöstötapaamisille. Mutta kun tämä aika tulee, sinun tulisi varmistaa, että saat kaiken irti vähiten ajasta, kun sinulla on esityslista ja ehkä jopa selvästi asetetut tavoitteet. ShortStackissa toimistoassistentti lähettää sähköpostin muutama päivä ennen joka toinen viikko pidettäviä kokouksia, joissa pyydetään asialistaa. Sitten meillä on yksi henkilö jokaisesta osastosta, joka antaa nopean, noin kolmen minuutin, päivityksen sisällön / viestinnän, myynnin, asiakastuen, kehityksen ja muiden osastojen tapahtumista. Tässä vaiheessa annan myös päivityksen ”liiketoiminnan tila” ja teen omia laajoja pyyntöjä. Useimpina viikkoina henkilökunnan kokous kestää noin 40 minuuttia, enint.
Nämä kokoukset pidettiin joka viikko ja kestivät pidempään, koska jokainen henkilö antoi oman päivityksen. Koska olemme vähentäneet taajuutta ja pituutta, olen myös huomannut, että meillä on enemmän eksklusiivisia kokouksia pienempien ryhmien keskuudessa. Näyttää siltä, että henkilöstö tuntee itsensä voimaantulliseksi käsittelemään tärkeitä ja oikea-aikaisia asioita, ja sitten he jakavat päivitykset suuremmassa kokouksessa.
Minua kiinnostaa tietää mitä kaikki ajattelet kokouksista? Kyllä vai ei? Tuottava vai ajanhukkaa? Jos et ole fani, mitä teet sen sijaan?
