Olet kuullut samaa “kokeiltua ja totta” neuvoja tuottavuuden asiantuntijoilta jo vuosia. Ja tunnustan sen - olen antanut ja ottanut tämän neuvon itse.
Mutta totuus on: suuri osa siitä on valhetta. Suurin osa "parhaista" tuottavuusneuvoista ei toimi. Tässä on miksi - ja mitä sen sijaan tehdä.
1. ”Älä tarkista sähköpostin ensimmäistä asiaa aamulla”
Ymmärrän, miksi tämä kuulostaa hyvältä kärjeltä: Sähköpostiviestien lukeminen ja niihin vastaaminen voi suistua koko aamuasi ja asettaa sinut takaisin (tiedät, kun 15 minuutin tarkistamasi sähköpostit muuttuvat 45: ksi - ja yhtäkkiä olet myöhässä töistä). Mutta niin monella teollisuudenalalla voi olla vaikea sivuuttaa sitä, mitä on tapahtunut yön yli - jopa muutaman tunnin. Käännös: Tämä kärki ei vain ole realistinen nopeatempoisessa elämässäsi. Itse asiassa se voi tosiasiallisesti aiheuttaa lisäahdistusta ennen kuin edes pääset toimistoon.
Korjaus
Tarkista ensin sähköposti ensin, mutta älä vastaa, ellei se vie alle minuutin. Jotain, joka vaatii nopean ”kyllä” tai “ei” tai joka voidaan välittää jollekin, joka voi huolehtia siitä puolestasi, on hienoa. Mutta kaikki, joka vaatii tutkimusta tai pidempää vastausta, on rajatonta. Merkitse tämä sähköpostiviesti “lukemattomaksi” ja palaa siihen myöhemmin, kun sinulla on enemmän aikaa. Parempaa vielä, lisää se tehtäväluetteloosi, niin tarkista se myöhemmin.
Sähköpostien selaaminen ja pienentäminen ensin aamulla on hyvä aikakäyttö, vaikka et pysty vastaamaan heti. Antamalla heidän marinoida ennen vastauksen ampumista, voi olla arvokasta.
2. Tee ensin vaikein tehtävä.
Toki, tämä kuulostaa kohtuulliselta strategialta. Mutta ongelmana on, että joskus vaikeimmin tekemäsi voi todella asettaa sinut takaisin aikataulullisesti. Se voi olla helppo päästä pois tieltä, jos et aio suunnitella eteenpäin ja varata aikaa, resursseja ja energiaa, jota tarvitset tähän tehtävään. Tämä strategia saattaa lopulta tosiasiassa tyhjentää toiveesi tuottavasta päivästä.
Korjaus
Sen sijaan, että käsittelisit ensin vaikeinta (ts. Tyhjentävää) tehtävääsi, lisää itseluottamusta ja saat vauhdin menemään aloittamalla pienemmillä, helpommilla askelmilla. Ne helpottavat sinua tuottavassa tilassa ja varmistavat, että jatkat kytkemistä.
Bonus: Harkitse sen vaikean projektin leikkaamista pienemmiksi pureman kokoisiksi tehtäväkokonaisuuksiksi, joihin voit puuttua erikseen. Esimerkiksi “kirjoittaa kirja” on liian pelottava. Joten jaa se iso tehtävä pienemmiksi, kuten “tutkimusideat”, “tee luvun ääriviivat” ja “yhteyshenkilöt”.
3. ”Tee tehtäväluettelo”
Tämä tekee päästäni loukkaantumisen.
OK, mielestäni on hyvä idea saada kaikki pois päästäsi ja alas paperille. Mutta se, että sinulla on vain yksi kalenteri kaikille asioille, jotka sinun täytyy tehdä, on iso virhe. Se on todella vaikeaa keskittyä ja valita tehtäviä loputtomalta listalta.
Korjaus
Kun olet tehnyt mielenosoituksen ja saanut kaiken irti päästäsi, kirjoita luettelo uudelleen erityisiksi, toimiviksi tehtäviksi. Siirry sitten askel eteenpäin ja jaa luettelot työluetteloon, kotilistaan, sivuprojektiluetteloon ja niin edelleen.
Tällä tavalla mielesi on selkeä, kun tarkastelet kyseistä luetteloa, ja sinun ei tarvitse käydä muiden melujen läpi, kuten “poimia syntymäpäivälahja isoäidille”, kun yrität viimeistellä lehdistötiedotetta töissä. Saat isoäidin lahjan - kun olet valmis käsittelemään kodin ja elämän tehtäviä. Pitämällä luettelot erillisenä voit pysyä laserkeskeisenä siinä, mitä todella tarvitaan ensin.
4. ”Lopeta moniajo”
Kyllä, olen syyllinen antamaan neuvoja melko usein - mutta se ei ole täysin tarkka. Olen tavannut paljon ihmisiä, jotka kertovat minulle olevansa mestaritehtäviä ja osaavat žongloida useita projekteja kerralla. Saan sen: Olen yksi heistä.
Itse asiassa stressi voi itse asiassa ajaa sinut entistä tuottavammaksi. Esimerkiksi, oletko koskaan huomannut, kuinka jos tiedät, että sinun täytyy saada tietty määrä tavaroita lyhyessä ajassa, keksit tavan tehdä se? Vaikka se tarkoittaisi kahden asian tekemistä kerralla!
Korjaus
Ole valikoiva. Esimerkiksi työmatkalla matkustaminen on hyvä aika seurata suosikki podcastiasi. Tykkään kävellä ja oppia samanaikaisesti paremmaksi yrittäjäksi, selvittää kuka todella tappoi Hae Min Leen (hei, sarja !) Tai kuulla kuinka verkostoitua kuin supertähti.
Toki, tämä teknisesti tekee kaksi tehtävää kerralla, mutta en tarvitse samoja resursseja molempien suorittamiseen. Merkitys, kävely ja kuuntelu on tuottava tapa monitasoiseen tehtävään, koska nämä kaksi tehtävää täydentävät toisiaan. Vaihtoehtoisesti puhelimessa puhuminen ja sähköpostien kirjoittaminen ei ole suuri monitehtäväpari, koska on aivan liian vaikea jakaa aivosi näiden kahden asian kesken.
Muista, että vain koska jotain mainitaan "parhaaksi neuvoksi", se ei tarkoita, että se olisi paras neuvo sinulle. Joten voit pohtia näitä tuottavuuden parhaita käytäntöjä ja kokeilla yllä olevia vaihtoehtoja.
