Me kaikki tiedämme, että työ sisältää, hyvin, työtä. Vaikka rakastat työtäsi, se ei voi aina olla helppoa ja se ei voi aina olla hauskaa.
Toisinaan haluamme kuitenkin, että työmme on hiukan (tai paljon) helpompaa. Haluamme saada työmme suoritettuaan nopeammin, jotta emme tunteisi ylikuormittumista tai ylikuormitusta ja että meillä olisi enemmän aikaa asioihin, joita todella rakastamme.
Hyvä uutinen on, että on olemassa tapoja tehdä se (olematta täydellistä slackeria). Tutustu alla oleviin suosikki-vinkkeihimme, jotta voisit olla tuottavampia, poistaa asioita, joita sinun ei tarvitse tehdä, tehtäväluettelostasi ja tehdä työstäsi kaiken paljon miellyttävämpi kokemus.
1. Älä aio tehdä liian paljon
Tässä on salaisuus sinulle: Useimmat tehtävälistat ovat aivan liian pitkiä, mikä johtaa ylikuormitukseen ja stressiin, kun kaikki eivät tapahdu. Oletetaan sen sijaan, että voit saada vain yhden ison asian, kolme keskitasoa ja viisi pientä asiaa päivässä (vähemmän, jos sinulla on paljon kokouksia). Olemme luoneet mallin, jonka avulla voit suunnitella järkevämpää tehtäväluetteloa.
2. Keskity korkean palkinnon tehtäviin
Keskitä suurin osa energiastasi tehtäviin, joilla aiotaan luoda suurimmat tulokset. Näytät siltä, että teet paljon enemmän, mutta salaa vähemmän vaivaa. Tätä kutsutaan usein matalalla roikkuvien hedelmien saamiseksi - palkinnot, jotka voit saavuttaa vähiten vaivalla.
3. työskentele sprintissä
Kerta toisensa jälkeen on sanottu, että salaisuus saada enemmän työtä lyhyemmässä ajassa on työskennellä purskeissa, välillä taukoja. Valitsemasi aikavälit riippuvat työstäsi ja mieltymyksistäsi, mutta aseta ajastin riippumatta siitä, mihin menee, tee parhaasi pysyäksesi keskittyneenä kyseisen ajanjakson ajan ja nousta sitten oikeasti ylöspäin ja tehdä tauon välillä. Tunnet olosi enemmän energiseksi työistuntojen aikana ja olet viime kädessä paljon tehokkaampi.
4. Anna jokaiselle päivälle teema
Pidäkö häiriötekijät suuntaamasta sinua keskittymästä todellisiin tärkeisiin asioihin? Käytä Jack Dorseya - Twitterin perustajia ja Square'sin toimitusjohtajaa - salassa ja yritä antaa jokaiselle päivälle teema. Tällä tavoin, kun häiriötekijöitä tulee esiin, tiedät joko pistää heidät toiseen päivään tai tarvittaessa käsitellä niitä nopeasti ja palata takaisin raiteilleen.
5. Aloita vaikeimmasta tehtävästä
Kun saat lautasesi vaikeimman asian tieltä ensin aamulla, loput päivästä tuntuu helpommalta verrattuna. Lisäksi et tuhlaa henkistä energiaa koko päivän ajatellessasi tätä haastavaa asiaa, joka sinun on tehtävä.
6. Seuraa energiaasi
Jokaisella on tiettyjä vuorokaudenaikoja, jolloin he ovat enemmän tai vähemmän tuottavia. Jos aiot suuria projekteja energian seisokkien aikana, vaikeutat työtäsi itsesi suhteen. Kokeile sen sijaan kartoittaa ihanteellinen päivä energiatasosi perusteella.
7. Älä taistele sitä, kun sinusta tuntuu hyödytöntä
Todennäköisesti yksi vaikeimmista tehtävistä työssä on pakottaa itsesi tekemään kovaa työtä, kun et todellakaan tunne pelisi huippua. Joten, ellei sinulla ole odotettavissa olevaa määräaikaa ja et ehdottomasti voi, lykätä kyseistä tehtävää ja tehdä jotain, joka sopii paremmin henkiselle kykyllesi. Kirjailija Katie Douthwaite ehdottaa, että tämä on hieno aika saada nämä tylsät, yksitoikkoiset tehtävät lyömään.
8. Käytä malleja aina kun mahdollista
Miksi keksiä pyörä uudelleen aina, kun joudut tekemään jotain? Onko sinulla sähköpostia, joka sinun on kirjoitettava usein? Käytä mallia. Haluatko luoda esityksen? Käytä mallia. Suunnitteletko uudelleen ansioluettelosi? Käytä mallia. Saat kuvan.
9. Asenna säilöttyjä vastauksia
Vielä parasta, jos käytät Gmailia, aseta nämä mallit valmiiksi vastauksiksi, joten sinun ei tarvitse edes poistua postilaatikostasi, jotta pudottaa ne ja lähettää ne.
10. Asenna automaattinen teksti
Jos vastaat usein viesteihin tien päällä puhelimesta, tee se itsesi helpommaksi asettamalla automaattisen tekstin. Esimerkiksi ”sävelkorkeus” voi laajentua täyttääksesi hissikorkeutesi - tarkoittaen, että sinun ei tarvitse kirjoittaa koko asia joka kerta pienelle näppäimistöllesi. Lue tästä saadaksesi lisätietoja asennuksesta.
11. Tai älä kirjoita ollenkaan
Voit käyttää puhelimesi puhe-teksti -ominaisuutta myös vastataksesi viesteihin helpommin ja nopeammin. Tuottavuusasiantuntija Alex Cavoulacos selittää, kuinka hän käyttää sitä hyväkseen täällä.
12. Lyhennä sähköpostiasi
Arvaamme villin arvauksen, että sähköposteihin vastaaminen vie paljon aikaa ja energiaa. Entä jos tekisit kaiken itsellesi helpommaksi asettamalla rajan, kuinka kauan kukin vastaus voi olla? On selvää, että joidenkin viestien on välttämättä oltava pidempiä kuin muiden, mutta haasta itsesi pitämään ne alle viiden lauseen pituisina (tai jopa lyhyemmin!) Niin usein kuin mahdollista.
13. Pidä vain keskustelu
Pitkät sähköpostiketjut saivat sinut alas? Kun keskustelu alkaa tulla liian sekavaksi, harkitse, onko helpompaa vain hypätä puhelimeen vai perustaa kokous puhumaan siitä. Joskus 10 minuutin keskustelu voi poistaa tuntien sähköpostiviestejä.
14. Poista seuranta sähköpostit
Mikään ei vaadi sähköpostiviesteihin vastaamista vaikeampana kuin postilaatikkosi jatkuvasti täyttämällä seurantaviestejä ihmisiltä, joille et ole vielä saanut mahdollisuutta vastata. Joten aseta automaattinen vastaaja, joka ilmoittaa ihmisille, että olet saanut viestin ja vastaa ajoissa - toivottavasti pidättelee innokkaita majakoita lähettämästä sinulle sähköpostia jatkuvasti. Voit jopa sisällyttää vastauksia yleisimmin kysyttyihin kysymyksiin, jotta potentiaalisesti auttaisi lähettiläätä auttamaan itseään (ja estämään sinua vastaamasta ollenkaan).
15. Käytä OHIO-strategiaa
Kuinka monta kertaa avaat sähköpostin, luet sen ja jätät sen sitten postilaatikkoosi käsitelläksesi myöhemmin? Älä tee tätä! Se todella vie enemmän aikaa ja energiaa prosessoida se useita kertoja. Seuraa sen sijaan OHIO: n (käsittele sitä vain kerran) strategiaa ja käsittele sitä heti, olipa kyse sitten poistamalla se, vastaamalla siihen, ampumalla se oikealle henkilölle tai jäsentämällä sitä useampia viestejä varten, jotka vaativat enemmän aikaa, jäsentämällä ne tehtävät tehtäväksi tehtäväluetteloosi.
16. Päästä eroon niin monista päätöksistä kuin mahdollista
Päätösten väsymys on todellinen - ja se voi tehdä päivistäsi vaikeampia. Poista niin monta päätöstä kuin mahdollista, jotta se ei vaikuta työhösi. Tämä voi tarkoittaa työpuvun pukemista, joten sinun ei tarvitse valita asuun joka päivä, tuoda sama asia viikon lounaalle tai asettaa pysyvä kokous pomosi kanssa, joten sinun ei tarvitse aina tavoittaa yhdelle. Riippumatta siitä, kuinka paljon päätökset viedään automaattiohjaukseen.
17. Lopeta moniajo
Tämä tapa voi saada sinut tuntemaan olosi tekevän enemmän, mutta se todella hidastaa sinua ja vaikeuttaa työskentelyäsi kuin sen pitäisi olla. Joten tee parasta keskittyäksesi yhteen tehtävään, kunnes se on valmis, ja siirry sitten seuraavaan asiaan. Huomaat, että mielesi on selkeä ja työsi on parempaa (ja helpompaa).
18. Jätä itsellesi Cliffhanger
Joskus vaikein osa työstä on aloittaa jotain. Joten, tee helpommaksi siirtyä tehtävään jättämällä itsellesi kallionpitäjä. Tämä tarkoittaa, että jos vedät jalkoja aloittaessasi projektia, aloita vain, tee vähän siitä (vaikka se ei olisikin paras työsi) ja jätä se sitten keskeneräiseksi palaamaan seuraavaan päivään. Meneminen on paljon helpompaa, kun jo on jonnekin hypätä.
19. Poista jotain tehtäväluettelostasi
Harkitse vakavasti jokaista tehtäväluettelosi kohdetta nähdäksesi onko jotain, mikä ei oikeastaan ole tärkeätä. Tämä pätee erityisesti asioihin, jotka saadaan jatkuvasti takaisin polttimeen. Kannattaa kysyä itseltäsi: "Jos olen lykännyt tätä niin paljon, onko se todella tarpeellista?"
20. Sano “ei” jollekin
Sen lisäksi, että poistat jotain levyltäsi, harkitse “ei” sanomista hieman useammin uusille kyselyille. Ilmeisesti et voi tehdä tätä koko ajan vain päästäksesi pois töistä, mutta jos tunnet uupumusta tai saat kysynnän jostakin muusta kuin työhön liittyvästä (kuten esimerkiksi tekemässä informatiivista haastattelua ystävän lapsen kanssa), ime se ja sano “ei”. Tässä on joitain ehdotuksia, kuinka sanoa se hienosti pomollesi ja ystävillesi.
21. Jatkuvasti kysymyskokoukset
Jos et ole kuullut, kokouksista voi helposti tulla valtava ajanhukkaa. Joka kerta, kun ajoitat kokouksen - jopa toistuvan - kokouksen, sinun pitäisi todella kysyä, onko sen tapahduttava, onko sinulla aikaa siihen liian paljon aikaa vai onko sinun oltava läsnä. Jos mielestäsi vastaus mihinkään näistä kysymyksistä on kieltävä, harkitse säätämistä (tai keskustelemalla pomosi kanssa varmistaaksesi, että käytät aikasi mahdollisimman tehokkaasti).
22. Pidä ”Älä-Älä” -luettelo
Auta itsesi sanomaan "ei" enempää ja vähentämään päätöksentekoväsymystä aloittamalla "ei-älä" -luettelo - luettelo asioista, jotka sinun ei pitäisi koskaan tuhlata aikaasi tekemiseen. Tutustu näihin ideoihin päästäksesi alkuun.
23. Siirrä osa työstäsi
Onko tekemässäsi tehtävää, jota todella, todella pelkäät tai joka tuntuu siltä, että se ei enää kuulu työtehtäväsi kuvaukseen? Mieti, kannattaako se delegoida se nuoremmalle työntekijälle vai onko aika tuoda harjoittelija tai uusi suora raportti, jos olet todella hukkumassa. Tässä on joitain ohjeita selvittämiseksi, milloin delegointi on oikea tapa edetä.
24. Tai Crowdsource It!
Kirjailija Jennifer Dziura ehdottaa joukkovientiä tapana "tehdä vähemmän vaivaa itsellesi samalla kun tehdä asiakkaista ja käyttäjistä onnellisempia." Pohjimmiltaan se työskentelee yhdessä asiakkaan tai käyttäjän kanssa ehdotusten, esitysten ja vastaavien valmistamiseksi. Tutustu hänen artikkeliinsa saadaksesi lisätietoja siitä, kuinka se voi toistaa jokapäiväisessä työelämässäsi.
25. Tee työvaihto
Onko sinulla tehtävää, jota ohjaat tai et todella ole varma miten käsitellä? Kysy oman osastosi kollegaltä, haluaako hän vaihtaa! Periaatteessa lähetät yhden vähiten suosikki tehtävistäsi omalla tavallaan, ja hän lähettää sinulle yhden hänen. Sinun ei tarvitse vetää itseäsi läpi jotain, jota olet ajatellut, mutta työ saadaan aikaan - mahdollisesti jopa paremmin kuin olisit voinut tehdä sen itse; joku, joka ei ole raskauttanut tehtävää, voi nopeasti nähdä sellaisen, mitä et pystynyt.
26. Vältä perfektionismia (paitsi jos se todella vaikuttaa )
Paineita itsellesi, jotta työstäsi tulee täydellistä, ei vain stressaa sinua, se voi hidastaa sinua ja saada sinut lykkäämään viimeistelyasioita, koska olet huolissasi, että he eivät ole vain oikein. Joissain tapauksissa (iso vuoden lopun raportti pomollesi, kopio, joka lähtee maailmalle) tällainen yksityiskohtien huomioiminen on kriittistä. Mutta toisissa (sähköpostin lähettäminen kollegallesi, ensimmäisen esitysluonnoksen saaminen joukkueellesi) keskittyminen perfektionismiin tekee elämästäsi vaikeamman kuin sen täytyy olla.
27. Etsi tapoja prosessien virtaviivaistamiseen
Onko tehtävä, joka vie sinut aina ikuisesti suorittamaan? Joku, josta tuntuu, on paljon vaikeampaa kuin sen pitäisi olla tai jotain, joka vie aivan liian paljon ajasta? Sen sijaan, että kuljettaisit sitä jatkuvasti uudelleen, katso, onko olemassa tapoja virtaviivaistaa näitä prosesseja. Ehkä se puhuu muiden yritysten kanssa nähdäkseen, ovatko he löytäneet helpomman tavan. Ehkä se koordinoi muiden osastojen kanssa nähdäkseen, auttavatko ne säästää aikaa tai vaivaa. (Esimerkiksi, onko insinööritiimi kykenevä rakentamaan sinut nopeasti ja säästäisi tonnia aikaa?)
28. Palkkaa virtuaaliassistentti pieniin asioihin
Meillä kaikilla on niitä mielenterveydellisiä asioita, joiden tekeminen vie meiltä tunteja, mutta joku voi helposti tehdä ne. Jos yrityksessäsi ei ole ketään, joka voi siirtää hänet, harkitse virtuaalisen avustajan palkkaamista auttamaan sinua. He voivat tehdä mitä tahansa matkasuunnitelmien laatimisesta raporttien todistamiseen ja työläiden suunnittelutyöhön seuraavan esityksen yhteydessä - melkein kaiken mitä pelkäät aloittaessasi ja sinun ei todellakaan tarvitse tehdä itse. Tutustu tehokkuusasiantuntijan Marissa Brassfieldin neuvoihin selvittääkseen, onko jotain ulkoistamisen arvoista.
29. Hanki kaikki erittäin organisoidusti
Tiedostosi. Tietokoneesi kansiot. Työpöydän yläosa. Saapuneet-kansiosi. Ota nyt käyttöön järjestäytyminen niin, että tarvitsemiesi asioiden löytäminen ei ole koskaan este työn aloittamiselle. Ja hei, kaikki voidaan tehdä vain 30 minuutissa!
30. Älä anna kollegoidesi häiritä sinua
Työtoverisi tarkoittavat todennäköisesti hyvin, mutta heidän jatkuva pikaviestintäpäivitys, pikakysymykset sinulle viimeisimmästä projektista tai chit-chat heidän viikonloppuista voivat häiritä keskittymisvirtaasi vakavasti, mikä vaikeuttaa vaikeiden tehtävien suorittamista. . Asenna järjestelmät, jotka varoittavat toimistokavereitasi vyöhykkeellä - olipa kyse sitten häiriöviestistä chatissa tai valtavista kuulokkeista, jotka osoittavat, että sinua ei tarvitse häiritä - ja kommunikoi ne selvästi.
31. Ota nap
Katso, voitko livahtaa päiväuniin iltapäivän taantuman aikana. Jopa 20–30 minuutin suljettu silmä voi antaa sinulle enemmän energian lisäystä kuin kahvi voisi, parantaa mielialaa, parantaa analyyttisiä ja oppimiskykyjäsi ja karkottaa stressiä - tehden loppupäivän paljon helpompaa ja miellyttävämpää. Joten sulje ovesi, hiipi autollesi tai tee kaikki tarvittava saadaksesi nopeaa nukkumista.
