On maanantaiaamu, ja pomosi pyysi sinua vain kokoamaan esityksen tuolle suurelle keskiviikkona pidettävälle kokoukselle. Tunnet numerot, tiedät sisällön, mutta PowerPoint? Ei tarkalleen forte.
Olen täällä auttamassa. Nyt ensimmäinen sääntö - tärkein sääntö, jota et koskaan saa unohtaa - on, että huonot diat pilaavat hyvän sisällön. Sikäli kuin toivon, ettei se ollut totta, voin luvata sinulle, että esityksen estetiikka houkuttelee sekä työtovereita että asiakkaitasi ennen kuin he edes lukevat ensimmäisen sanan.
Joten varmistaaksesi, että he keskittävät huomionsa viestiin, ilman että tuhlaat tunteja PowerPointin helvetissä, noudata näitä kolmea yksinkertaista sääntöä, kun teet dioja.
Master Slides ovat paras ystäväsi
Päädiat ovat PowerPoint-maailman malleja, ja ne säästävät paljon aikaa ja vaivaa. Kuluttamalla muutaman minuutin etukäteen suunnittelemalla hyvän päädian, varmistat, että jokainen dio näyttää samalla tavalla ja tekee koko esityksestäsi yhtenäisen ja ammattimaisen.
Aloita siirtymällä Näytä- valikkoon Master > Slide Master ja luomalla malli. Yksi henkilökohtaisista temppuni on lisätä erittäin vaalea tausta, jossa on hienovaraista tekstuuria, jotta dioille saadaan enemmän syvyyttä - siirry hienovaraisiin kuvioihin inspiraation ja ilmaisten ladattavien taustatietojen avulla.
Lisää sitten yrityksen logo kulmaan ja kaikki avaintiedot (verkkosivusto, yhteystietosi, kokouksen aihe) alatunnisteeseen. Tallenna lopuksi mestari ja palaa esitykseesi.
Pro-vinkki: Tallenna päälaite erikseen mallina ennen kuin aloitat sisällön lisäämistä PowerPoint-sovellukseen. Tällä tavalla voit käyttää sitä pohjana tuleville esityksille.
Fontit muuttavat kaiken
Jos yrityksesi suosii suoraa ja kapeaa esityksen suunnittelussa - tai jos sillä on oma fontti (kuten GE) -, voit siirtyä seuraavaan osaan.
Mutta jos haluat, että esityksessäsi on vähän enemmän wow-tekijää, sano hyvästit Arialille ja Times New Romanille ja hei Google Web Fontsille. Nämä upea, ilmainen kirjasinlaji on helppo asentaa tietokoneellesi ja paritella toisiinsa uskomattoman hyvin (Design Shack antaa runsaasti ehdotuksia fontteista, jotka näyttävät hyvältä yhdessä). Lataa vain fontit, asenna ne tietokoneellesi ja tarkenna esityksesi nopeasti! Älä kuitenkaan liioittele sitä. Kaksi kirjasinta on runsaasti: yksi serififioidaan otsikoille ja toinen sans serif tekstilohkoille.
Pro-vinkki: Jos käytät mukautettuja fontteja, muista tallentaa esitys PDF-muodossa ennen kuin lähetät sen muille. Jos PowerPoint-tiedosto avataan tietokoneessa ilman, että uusia fontteja on asennettu, sillä ei ole aiottua vaikutusta.
Ole lyhyt ja visuaalinen
Yksi suurimmista virheistä, joita ihmiset tekevät PowerPointia luotaessa, käsittelee sitä Word-asiakirjana. Muista, että diojesi ovat näytössä, eivät kerro tai toisin sanoen korostamaan tärkeimmät kohdat visuaalisesti ja kiinnostavalla tavalla.
Joten ohita pitkät kappaleet ja käytä otsikoita, luettelomerkkejä ja - ennen kaikkea - kuvia. Älä kirjoita, että olet kasvanut 100: sta 210: ään 350: een; tee kaavio. Älä kirjoita pitkää luetteloa uudesta ominaisuudestasi; jaa malli. Visuaalisen rakenteen lisääminen dioihin voi myös varmistaa, että kollegasi silmät keskittyvät oikeisiin asioihin lisäämättä liikaa tekstiä. (Jos haluat lisätietoja grafiikasta, tutustu kymmenen suuren PowerPoint-mallineen kokoonpanoon.)
Lyhyys on myös tärkeä, kun ajatellaan koko esitystä. Pidä esitys lyhyt - jos sinulla on 7-10 dioja, se on täysin hieno 30 minuutin esitykselle, jos ne sisältävät kaikki tarvitsemasi tiedot. Jos olet sitä mieltä, että yleisösi grillii ja haluat olla runsaasti yksityiskohtia valmiina, laita se liitteeseen ja viittaa siihen, jos sinulta kysytään.
Pro-vinkki: Älä mene alle 13-pisteisen fonttikoon - se varmistaa, että pidät sen lyhyenä jokaisessa diassa (ja että yleisösi ei rypistä koko esityksen läpi).
Kerro meille! Mitkä ovat vinkkisi täydellisen PowerPoint-esityksen luomiseen?
