Kun tehdään oikein, virtuaaliset videotapaamiset - erityisesti Google Hangouts - voivat koota kaukaiset joukkueet, varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla, ja antaa kaikille mahdollisuuden olla mukana ilman hämärää kokoushuoneilmapiiriä (kuka ei rakasta rentoutumista sohvalla kokoukselle?).
Mutta kun se tehdään väärin? Google Hangouts voi olla valtava ajanhukkaa, puhumattakaan erittäin häiritsevistä ja hankalista (15 sekunnin tauot eivät ole koskaan hauskoja).
Haluatko tehokkaan ja menestyvän Google Hangoutin, joka ei aja kaikkia hulluiksi? Tässä on muutama tärkeä asia pidettävä mielessä.
1. Suunnittele aivan kuten muulle kokoukselle
Yleensä se, että sinun ei tarvitse olla fyysisesti kokouksessa toimistossa, ei tarkoita sitä, että voit hidastua valmisteluihin. Loppujen lopuksi haluat kuitenkin, että kokouksesi kulkee mahdollisimman nopeasti (ja tuskallisesti).
Merkitys: Suorita pelisuunnitelma. Jos käytät Hangout-keskustelua, lähetä jokaiselle etukäteen lyhyt esityslista, jotta he tietävät mitä odottaa ja mitä valmistella. Jos et ole järjestämässä kokousta, suosittele tekevää henkilölle, että hän lähettää lyhyen sähköpostiviestin tärkeimpien puhepisteiden kanssa. Istuin kerran virtuaalisessa kokouksessa, jossa sitä käyttävä unohti kertoa toiselle työntekijälle löytää etukäteen erityinen (ja tärkeä) asiakirja, joten henkilö vietti kokouksen aikana 20 minuuttia etsimällä sitä postilaatikostaan. Cue loput meistä istuvat kiusallisesti tietokoneidemme ääressä tietämättä mitä tehdä.
Mutta voit helposti välttää tämän hukkaan kuluneen ajan varmistamalla, että jokainen tietää mitä heidän pitäisi ”tuoda” heidän mukanaan etukäteen ja että hän on valmis osallistumaan heti, kun he kirjautuvat sisään.
Pieni pro-vinkki: Käytä Google Hangoutin chat-ominaisuutta näytön oikealla puolella kirjoittaaksesi nopeasti esityslistat, joihin kaikki voivat viitata. Sen ei tarvitse olla yksityiskohtainen, mutta se voi toimia vihjeenä pitääksesi kaikki radalla ja keskittyneinä.
2. Keskustele muotoilusta etukäteen
Google Hangouts voi olla paljon hankalampi kuin henkilökohtaiset tapaamiset. Kun sinä ja joukko ihmisiä istutte fyysisesti huoneessa, on helppo noutaa vartaloviitteille selvittääkseen kuka puhuu seuraavaksi tai mikä on kokouksen yleinen tunne. Mutta istuessasi tietokoneen näytössä et näe mitään muuta kuin ihmisen kasvoja? Se on aika vaikeampaa.
Jälleen paljon hankalaa voidaan vähentää, jos kaikki tietävät kokouksen muodon etukäteen. Tuleeko yksi henkilö puhumaan paljon enemmän kuin kaikki muut? Pyydä kokouksen muita jäseniä tulemaan Hangoutiin mikrofonien ollessa mykistettyinä. Onko istunto pyöreän pöydän aivoriihi? Kerro ihmisille, missä järjestyksessä heitä pyydetään esittämään, jotta sinun ei tarvitse käsitellä kaikkia, jotka puhuvat toistensa yli, tai niitä pitkiä, epämiellyttäviä ”Joten - kuka haluaa mennä seuraavaksi?” -Taukoja. (Ne ovat pahimpia.)
3. Käytä Google Hangout -sovelluksia
Monet ihmiset eivät tiedä, että pari kuvaketta voi olla hengenpelastaja kokouksessa, varsinkin jos yrität saada sen kulkemaan mahdollisimman nopeasti.
Näetkö pienen mikrofonikuvakkeen? Se on mykistyspainike. Käytä sitä, jos ympäristösi on meluisa tai jos kirjoitat jotain, kun muut puhuvat. Se on hyvä kohteliaisuus muille Hangout-keskustelusi ihmisille.
Jos käytät kokousta, jossa yrität kaikki tarkastella asiakirjaa tai verkkosivua samanaikaisesti, käytä Google Hangoutin näytön sieppausvaihtoehtoa. Olen käynyt liian monissa Google Hangouts -keskusteluissa, joissa tonni ihmisiä kaikki yrittävät katsoa samaa verkkosivua omilla tietokoneillaan (eivätkä siis itse kiinnittäneet huomiota Hangoutiin), ja näissä tilanteissa tämä on jumalallinen.
Googlella on myös tonni muita sovelluksia, jotka on tarkoitettu erityisesti Hangout-palveluun, joten muista katsoa, mitkä voisivat toimia parhaiten joukkueellesi. Virtuaalisesta taulusta, jonka työtoverisi voivat käyttää aivoriihiistuntoon, omituiseen pieneen sovellukseen, joka antaa kaikille viiksiä ja hauskoja hattuja, löydät kaiken mitä tarvitset tehdäksesi Hangout-keskustelusi tuottavammaksi ja hauskemmaksi.
Kaiken kaikkiaan Google Hangout -kokoukset voivat olla yhtä tehokkaita (ellei enemmän) kuin henkilökohtaiset kokoukset. he tekevät vain vähän harjoittelua ja suunnittelua etukäteen. Mutta jos saat kaikki saman sivun kaikki saapumaan sisään, se on sujuvaa ja vaivatonta purjehdusta.
