Kun sinua lähetetään kirjoittamaan suosituskirje, sinun tulee olla imarteleva ja toivottavasti innostunut auttamaan työtoveriasi tai vanhaa kollegaasi. Tämä skenaario voi kuitenkin olla myös hermostuttava - autat lopultakin päättämään jonkun tulevaisuudesta! Kuinka voit sovittaa kaikki hänen hienot ominaisuutensa yhdelle pienelle sivulle? Entä jos et sano oikein?
Tauko ja hengitä. Kirjeen kirjoittaminen ei ole rakettitiedettä, varsinkin jos suhtautuu positiivisesti suosittelemasi henkilöyn. Olen kirjoittanut päivälläni paljon huomautuskirjeitä, jopa kirjoittanut ne haamukirjoittamiseen monien eri yritysten toimitusjohtajille (kyllä, avainhenkilöt delegoivat tämän tehtävän), ja matkan varrella olen oppinut muutamia asioita, jotka yksinkertaistavat prosessia. Noudata näitä vaiheita kirjoittaaksesi kirjeen, joka auttaa kollegaasi palkkaamaan.
1. Tee taustatutkimuksesi
Suosituskirjeitä voidaan pyytää monista syistä - työhakemus, palkintoehdokkaat, hyväksyminen kouluun tai hallitukseen ja paljon muuta. Joten vaikka tiedät kaiken, mitä ehdokkaan nykytilanteesta, työetiikasta ja aikaisemmista menestyksistä tiedät, sinulla ei vieläkään ole kaikkia tarvitsemiasi tietoja. Selvitä, miksi suositus pyytää sinulta kirjettä ja mitä hänen lukijansa etsivät kirjeessä.
Ennen kuin aloitat kirjoittamisen, muista kysyä seuraavaa:
Nämä kysymykset auttavat ohjaamaan kirjeesi sisältöä ja varmistavat, että sijoitat ehdokkaan työhön tai palkintoon parhaalla mahdollisella tavalla.
2. Seuraa kaavaa
Suosituskirjeissä tulisi käsitellä kolmea asiaa: suhdettasi ehdokkaaseen, arviointia hänen työstäsi ja sitä, kuinka hän verrataan muihin, joiden kanssa olet työskennellyt samanlaisissa tehtävissä (eli miksi hän erottuu). Joten kirjoittaessasi, rakenna kirje niiden alueiden ympärille:
Selitä suhteesi
Selitä ensin hakijan kanssa tekemäsi työn luonne kirjeen alkuun. Tämä voi olla yksinkertainen lausunto, jossa kerrotaan yksityiskohtaisesti, kun työskentelit hänen kanssaan, kuinka kauan ja missä ominaisuudessa. Esimerkiksi: “Jane toimi tilinjohtajana yrityksessäni vuosina 2010–2013, missä hän vastasi viiden suurimman asiakkaamme markkinointistrategian suunnittelusta, kehittämisestä ja toteuttamisesta. Hänen päällikkönä olen todistajana … ”
Arvioi ehdokas
Kun olet selittänyt parisuhteesi, seuraava prioriteetti on työtoverisi arviointi. Tämän pitäisi olla kirjeesi liha, vaikka tarkka sisältö vaihtelee sen mukaan, mitä suosittelet hänelle. Esimerkiksi, jos tiedät hänen hakemansa tehtävän johtamisessa, sinun kannattaa keskittyä siihen, kuinka hyvin hän toimi joukkueessasi ja hänen luonnollisiin kykyihinsä olla loistava johtaja. Jos hänen hakema asema on enemmän teknistä asemaa tai ehkä kirjoitusasentoa, keskity hänen kykyynsä kamppailemaan useita projekteja kerrallaan tuottaen tuloksia.
Joka tapauksessa sinun kannattaa selittää mitä näit hänen työssään ja osoittaa konkreettisille tuloksille, joita hän tuotti. Muista, että on aina parempi näyttää, ei kertoa. Jos sanot, että hän pystyy kehittämään ja toteuttamaan hienostunutta markkinointistrategiaa, osoita esimerkiksi hänen hallinnoimansa kokonaisbudjetin budjettiin ja prosenttimääräiseen kasvuun, jonka myyntitiimi näki toimikautensa aikana. Kaikki numerot tai tilastot, joihin voi viitata, auttavat maalaamaan vahvan kuvan siitä, mitä hän saavutti.
Tee vertailu kaupan sulkemiseen
Ehdokkaan vertaaminen muihin ihmisiin, joiden kanssa olet työskennellyt, voi olla tehokas tapa tarjota vahva suositus. Saatat sanoa, että joku on “tehokkain projektipäällikkö, jonka kanssa olen koskaan työskennellyt” tai “yksi kolmesta parhaasta työntekijästä, jota olen koskaan onnistunut.” Käytä tietysti vain sellaisia lausuntoja, joihin uskot todella!
Tämä voi myös olla tapa torjua vuokraamispäälliköllä mahdollisesti olevat huolet. Esimerkiksi, jos suosittelet nuoria ehdokkaita tai joilla ei ole paljon kokemusta, sanomalla, että hän osoittaa ”kypsyyden ja strategisen ajattelun olevan huomattavasti yli vuosiensa ja kokemustasonsa”, voi mennä pitkälle.
Käytä tarinaa tai anekdoota, jos mahdollista, osoittaaksesi yhtä edellä mainituista alueista. On helppo lukea kirje ja nähdä, että ehdokkaalla on vahvat piirteet, mutta lopulta heitä se sivuun, koska siellä ei ollut jotain merkittävää tai konkreettista muistaa häntä. Toisaalta on vaikea unohtaa henkilöä, joka on vaikuttanut ilmeisesti entiseen työtovereihinsa ja osoittanut todellisen yhteyden hänen entisiin kollegoihinsa.
3. Laita viimeinen kosketus
Nyt logistiikka: Ensinnäkin suosituskirjeitä keräävä ja lukeva on todennäköisesti kiireinen ja hänellä on runsaasti muita sivuja luettavaksi. Jotta saat aikaan suurimman vaikutuksen, pidä kirjeesi nopeasti (korkeintaan yksi sivu) ja kärjessä. Äänen suhteen haluat olla muodollinen ja ammattimainen, mutta myös innostunut. Haalea suositus saattaa myös olla huono, joten varmista, että välität kuinka paljon pidät ehdokasta.
Käytä yrityksesi kirjelomaketta ja lisää allekirjoituksesi ja yhteystietosi alareunaan. Ilmoita päivämäärä, osoita vastaanottajalle nimen mukaan (jos mahdollista) ja lopuksi lausunto haluamastasi keskustella ehdokkaasta jatkossa, kuten esimerkiksi: "Jos sinulla on lisäkysymyksiä, älä epäröi soittaa minulle."
Kirjeet ovat vasta alkua erityyppisille suosituksille, joita sinulta voidaan kysyä, mutta nämä vaiheet voivat auttaa sinua kaikissa muodoissa. Palveletpa sitten entisen työntekijän referenssinä puhelimitse tai suositellessasi LinkedInissä työskentelevää kollegaasi, tee tutkimusta, noudata muotoa ja pysy innostuneena. Sinun (ja kollegasi) pitäisi olla hyvä mennä!
Muista lopuksi, että jos kollega pyytää sinulta suositusta, olet vaikuttanut häneen ja hän on ikuisesti kiitollinen, jos autat hänen tiellä menestykseen. Kirjeenkirjoitusprosessi voi tuntua stressaavalta, mutta se on todella kunnia.
