Varainkeruutapahtumat ovat erinomaisia tapoja kerätä rahaa ja tietoisuutta organisaatiollesi. Mutta jos työskentelet pienellä voittoa tavoittelemattomalla organisaatiolla, voi olla vaikea löytää henkilökuntaa (ja aikaa!) Suunnitelmaan tällaisia tapahtumia.
Sieltä isäntäkomitea tulee sisään.
Yksinkertaisesti sanottuna, isäntäkomitea on ryhmä vapaaehtoisia, jotka vastaavat tapahtuman suunnittelusta. Vastuun todellinen laajuus voi vaihdella organisaatiosta toiseen (tai jopa tapahtumasta tapahtumaan), mutta yleensä voit odottaa heidän kutsuvan vieraita, mainostamaan tapahtumaa ja ostamaan lipun osallistumaan.
Kuten kaikki vapaaehtoisetkin, isäntäkomitea tarvitsee kuitenkin tyypillisesti jonkin suunnan palvellaksesi parhaiten organisaatiotavoitteitasi. Tässä on muutamia vinkkejä isäntäkomitean hallitsemiseksi, jotta seuraavasta bassastasi saadaan räikeä.
1. Valitse viisaasti
Hyvällä isäntäkomitean jäsenellä tulisi olla kaksi keskeistä ominaisuutta: Heillä tulisi olla suuri, vaikutusvaltainen yhteyspiiri, eikä heidän pitäisi pelätä tavoittaa heitä.
Jotta se toimisi tehokkaimmin, kyseisten komitean jäsenten tulee kuitenkin olla jo jonkin verran kokemuksia organisaatiostasi ja tunnettava tekemäsi työ. Tämän avulla he voivat puhua potentiaalisten avunantajien kanssa, joilla on enemmän auktoriteettia, ja puhua omasta kokemuksestaan, joka on aina tehokkaampaa. Tätä silmällä pitäen tarkista lahjoittajaluettelosi ja vapaaehtoisten luettelot nähdäksesi kuka voi olla hyvä sovi.
Jos tarvitset lisäapua, esimerkiksi tapahtuman logistiikan suunnittelussa, valitse komitean jäsenet, joilla on kokemusta näyttelystä ja työn saamisesta tehokkaasti muihin organisaatiosi järjestämiin tapahtumiin.
Koska olen ainoa omistautunut varainhankinta nykyisen organisaationi henkilöstölle, vedän vain isäntäkomitean jäsenet tärkeimmästä avunantaja- ja mahdollisuusluettelostani. Näin tekemällä voin suunnitella tapahtuman ja kasvattaa avunantajia samanaikaisesti.
Kun olin isommassa organisaatiossa, joka tiedotti enemmän tapahtumiamme, yritimme kuitenkin saada kuuluisuuksien nimet isäntäkomiteaamme. He eivät yleensä pystyneet auttamaan (ja joskus eivät edes osallistuneet!), Mutta se sai yhteiskunnan ja viihdekirjailijoiden huomion, jotka sitten kattavat tapahtuman.
2. Ole selkeä velvollisuuksista
Monien vapaaehtoistyöntekijöiden haasteena on, että on vain vähän konkreettisia odotuksia tai tapoja pitää ihmiset vastuussa.
Vaikka sinun on ehdottomasti muistettava, että vapaaehtoiset suorittavat tehtävänsä omien sydämensä hyvyydestä huolimatta, suurin osa tiedän, että mieluummin selkeät ohjeet ja ohjeet siitä, mistä on hyötyä tapahtuman toteuttamisessa. Haluan laatia jokaiselle tapahtumalleni ”työkuvauksen”, jossa hahmotellaan isäntäkomitean jäsenten vastuut - jotta he tietävät mitä odottaa, voin pitää heidät radalla ja pysymme kaikki samalla sivulla.
Sikäli kuin nämä vastuut ulottuvat, isäntäkomiteat voivat tehdä kaiken ruuan ja tarvikkeiden noutamisesta kutsujen suunnitteluun suuriin lahjoituksiin. Selvitä vain tarvitsemasi ja kysy sitä vapaaehtoiselta kuvauksestasi.
Paras kuvaus, jonka olen tähän mennessä nähnyt, on Equality Hawaiilta, joka ei vain määrittele isäntäkomitean velvollisuuksia, vaan myös lahjoituslomakkeen, jonka avulla vapaaehtoisten on helppo antaa lahja, jota vaaditaan isäntäkomitean jäsenyyteen. Tällainen sopimus ei sovellu jokaiselle organisaatiolle, mutta se on suuri inspiraatio kasvavalle voittoa tavoittelemattomalle organisaatiolle.
3. Sano kiitos
Ensimmäisten ihmisten, joihin soitat, sähköpostit tai kirjoitat tapahtuman jälkeisenä päivänä, tulisi olla isäntäkomitea. Itse asiassa heti kun vahvistan isäntäkomiteani, osoitan kiitoskortteja, joten minulla on yksi vähemmän tehtävä tekemistä aamulla seuraajan jälkeen.
Haluat myös saada heidän näkemyksensä siitä, miten tapahtuma sujui - jos on jotain mitä voit tehdä paremmin seuraavalla kerralla, jos joku heidän vieraistaan oli kiinnostunut osallistumaan enemmän organisaatioon ja jos he nauttivat kokonaisuudestaan. Nämä arvokkaat tiedot voivat varmistaa, että tapahtumasi ovat tehokkaampia tulevaisuudessa ja että organisaatiosi voi hyödyntää uusia mahdollisuuksia.
Tärkeintä on, että haluat vakuuttaa vapaaehtoisillesi, että kun he tekevät sinulle niin suuren aikaa ja taloudellista sitoutumista, arvostat sitä vilpittömästi.
Iloiset vapaaehtoiset - etenkin hyvin yhteydessä olevat ja mahdollisesti varakkaat onnelliset vapaaehtoiset - ovat ehkä paras voimavara pienellä voittoa tavoittelemattomalla organisaatiolla. Jos kohtelet heitä viisaasti ja hyvin, sinulla ei ole vain apua, jota tarvitset hienon tapahtuman suunnitteluun ja toteuttamiseen, mutta voit myös lisätä varainkeruusi seuraavalle tasolle.
