Sähköposti, kuten mikä tahansa viestinnän muoto, on henkilökohtainen asia. Se, kuinka tarkastat, hallit ja lähetät kaikkea yksisäiliöistä sähköisiin ohjusiin, on usein sekoitus mieltymyksiä ja tapoja.
On kuitenkin olemassa muutamia yksinkertaisia ja yksinkertaisia sääntöjä, joita meidän kaikkien tulee noudattaa, jotta voimme hyödyntää sähköpostiviestintäämme, tuottavuuttamme ja aikammeamme. Tutustu kolmeen yleiseen postilaatikon virheeseen, kuinka ne satuttavat sinua työssä ja miten muuttaa parempaan sähköpostin hallintaan.
Virhe # 1: Sähköpostien jättäminen postilaatikkoosi
Aloitan kiistanalaisimmalla: jätä kaikki sähköpostisi postilaatikkoosi. Tiedän, että luulet olevan kaikki sama, jätätkö sähköpostiviestit postilaatikkoosi sen jälkeen, kun olet käsitellyt niitä, mutta aivot pyytävät eroamaan. Princetonin neurotieteiden instituutista vuonna 2011 tehdyssä tutkimuksessa todettiin, että "kun ympäristösi on sotkuinen, kaaos rajoittaa kykyäsi keskittyä". Tämä pätee myös virtuaaliympäristöösi; mitä enemmän sähköposteja näet - jopa sellaisilla, joilla ei ole enää merkitystä - sitä enemmän aikaa aivot viettävät alitajuisesti ajatellessaan niitä.
Tutkimus viittaa siihen, että postilaatikkojen sotkuisuuden vähentäminen tekee sinusta vähemmän hajamielisen, tuottavamman ja kykenee paremmin käsittelemään tietoja. Jos se ei ole hyvä syy hylätä noita 3 679 vanhaa sähköpostia postilaatikkoosi, en tiedä mikä on.
Kuinka tehdä muutos
Aloita postilaatikon käyttäminen vain uusiin viesteihin. Jos sähköpostiviesti on valmis, se tulisi arkistoida, arkistoida tai poistaa (katso alla, jota käytetään). Voit aina etsiä mitä tarvitset sähköpostia myöhemmin.
Virhe # 2: Arkistoinnin tai arkistoinnin (ja varaversio) poistaminen
Joten nyt, kun käytät postilaatikkoasi vain uusiin viesteihin (hurraa!), Kysymys on: mitä sinun pitäisi tehdä kaikille sähköposteille, joilla olet valmis?
Vaihtoehdot ovat a) poista tai b) tiedosto kyseiseen kansioon (tai arkistoon, Gmail-käyttäjille). Monet ihmiset tekevät sen virheen, että vertaavat liian pitkälle äärimmäisyyksiin: joko poistavat kaikki viestit tai pitävät kaikki. Totuus on, että terveellinen tasapaino on paras ratkaisu. Tarvittavien sähköpostien kerääminen lisää sähköpostitilisi tallennuskiintiötä ja vaikeuttaa niiden sähköpostien löytämistä, jotka säilytit etsiessäsi niitä. Ja poistetaanko liikaa? Saatat päätyä kuin ystäväni, joka poisti lennon vahvistussähköpostin ja melkein jäi lentoon.
Kuinka tehdä muutos
Kun olet valmis lähettämään sähköpostiviestin, harkitse kaksi sekuntia miettiä, haluatko haluta käyttää sitä tulevaisuudessa uudelleen. Jos ei: Aika poistaa. Jos kyllä: arkistoi tai arkistoi!
Virhe # 3: Saapuneet-kansion käyttäminen tehtäväluettelona
Ihmisille, jotka eivät rakasta tehtävälistoja, helppo ratkaisu (tai heidän mielestään) on käyttää postilaatikkoa yhtenä. Nyt, kun kyse on tavallisista sähköpostiin liittyvistä tehtävistä, kuten "Vastaa Jerryn sähköpostiin kokousaikoista", luulen että nämä ihmiset ovat kuolleita. Näiden tehtävien ei pitäisi olla lainkaan tehtäväluettelossa, niihin olisi vastattava vain osana normaalia liiketoimintatapaa.
Mutta tosi tehtäviin, kuten "Luo ehdotus uudelle asiakkaalle" tai "Maksa toimistovuokraan", suosittelen ehdottomasti, että etsit sinulle sopivan tehtäväluettelojärjestelmän ja pidät sen kiinni. Miksi? Koska haluat tehdä tärkeimmät tehtävät päivittäin, sinun on pystyttävä priorisoimaan ja keskittämään tehtäväluettelo. Postilaatikon käyttäminen tehtäväluettelona vie aikaa muille ihmisille. Jokaisen uuden sähköpostin mukana tulee uusi tehtävä riippumatta siitä, pidätkö siitä tai ei. Mutta joudumalla tietoisesti lisäämään tehtävä tehtäväluetteloosi on mahdollisuus määrittää, pitäisikö sinun tehdä niin nyt, muun työn sijaan.
Etkö ole vielä vakuuttunut? Myös Jill Duffy, Leo Babauta ja Jesse Garner tekevät tästä erinomaisia tapauksia.
Kuinka tehdä muutos
Selaa postilaatikkoosi ja vedä kaikki toimittavat tehtävät ulos. Jos se oli ainoa asia, joka teki kyseisen sähköpostilaatikon arvoisen, arkistoi, arkistoi tai poista sähköposti nyt. Ja OK, jos haluat todella käyttää postilaatikkoasi tehtäväluettelona, kokeile postilaatikkoa, sovellusta, joka voi auttaa muuttamaan sähköpostit toimeksiantoiksi ja poistamaan ne postilaatikostasi.
