Kun työtoveri kiinnitti huomioni George Kaon vanhempiin sähköpostien tuottavuutta käsitteleviin artikkeleihin, jotka tekivät jälleen kierroksia, se sai minut ymmärtämään, että postilaatikon kamppailu on todellinen. Sain juuri takaisin kolmen viikon häämatkalta Japanissa, joten tiedän ensi käden kuinka totta tämä on. Saapuneet-kansiosi hallitseminen on todellinen taito, ja jos ei tarkkaan taidetta, niin koulutus. Koko matkan ajan mieheni, joka pyrkii periaatteessa saapumaan postilaatikkoon jatkuvasti, vilkaisi puhelintani, näkisi postikuvakkeen ja numeron, joka leijui noin 400: een, ja olisi raivoissaan.
"Se korostaa minua", hän sanoi, ja voin käytännössä nähdä hiki helmeilevän hänen otsaansa. Mutta olin lomalla! Ja minulla oli ulkopuolella vastaaja - työtiliini ja henkilökohtaiseen osoitteeseeni! Kukaan ei odottanut minulta mitään, ja minulla oli mukava kääntyä alas sitä jatkuvasti kasvavaa lukua palatessani.
Tietysti postilaatikon yksityiskohdat, vaikkakin toisinaan tylsät, ovat myös vaativia. Ei ole väliä, tarkistatko viestisi maanantaiaamuna sen jälkeen, kun olet irrottanut pistorasian koko viikonlopun tai keskellä iltapäivää satunnaisella torstaina. Jos et tiedä muutamassa sekunnissa, vaatiiko viesti - puhumattakaan ansiosta - vastausta, tuhlaat todennäköisesti arvokkaita työ minuutteja yrittääksesi selvittää sen.
Kaon teoksen ”Kuinka säännöllisesti päästä postilaatikkoon nolla” alaotsikko muistutti minua siitä, että on tärkeää vain tietää, mihin vastata ja milloin. Tämä tietoisuus voi tarkoittaa eroa täynnä saapuneet ja siistit ja siistit postilaatikot. Tässä on nopeita vinkkejä, joiden avulla voit päättää.
1. Etsi vihjeitä
Joskus ne ovat ilmeisiä. Yksi kollegoistani välittää melkoisesti tapahtumia, tutkimuksia ja raportteja koskevia sähköpostiviestejä, mutta hän toteaa aina: ”Arkistoi vapaasti.” Aluksi tunsin siltä, että ehkä minua vahingoitti en vastaamalla ainakaan parhaiten vastausten täynnä (“Kiitos!”), mutta huomasin nopeasti, että hänen räikeä huomautus arkistoinnista tarkoitti, että hän ei halunnut eikä tarvitse vastausta.
Jos sinulla ei ole niin suoraa johtolankaa, lue se uudelleen ja mietti todella, miten vastauksesi vaikuttaisi muistiinpanoon. Jos ei - sanoisitko, osastosi henkilö jakaa vain projektin, jonka parissa hän työskentelee, ja sinulla ei ole tällä hetkellä mitään lisäarvoa lisäävää asiaa, älä paina vastausta pelkän vastaanottamisen kuittaamisen vuoksi.
2. Tuo esiin kysymys
Kuten edellä, tämä on usein yksinkertaista. Jos on selkeä kysymys, johon aiotaan vastata, silloin tarvitaan vastaus, ja ehkä nopea vastaus siihen - tai vastaus 24 tunnin kuluessa. Koska kaikilla tavoittamalla sinulle ei taata kirjoittavan kaikkein kaunopuheisimpia tai pistekohtaisimpia sähköpostiviestejä, joudut ehkä seulomaan kappaleita läpi nähdäksesi, onko siellä jotain vastattavaasi.
Jos olet todennut, että kysymystä ei ole, mutta sinulla on omat kyselysi, vastaa kaikin tavoin selvennykseen. Kannattaa seurata ja lisätä jonkun postilaatikkoon, jos se voi säästää väärinkäsityksiä tulevaisuudessa.
3. Puhu - jos haluat tulla kuulluksi
Tämä on vaikein joukosta, mutta kun olet hankkinut sen, siitä tulee kuin toinen luonto. Monta kertaa saat sähköposteja, jotka selvästi eivät kysy mitään sinulta. Voit saada vastauksen lähettämääsi asiaan, palautetta suoritetusta projektista, neuvoja tilanteen käsittelemiseksi, ohjeita osastokohtaiseen tavoitteeseen. Jos sinulla ei ole mitään uutta lisätä keskusteluun tai jos voit ottaa kommentit puhtaasti ja jatkaa työtäsi, voit olla tyytymätön siihen, että et vastaa.
Mutta jos toisaalta sinusta tuntuu pakollista ilmaista itseäsi - selkeyttääksesi itseäsi tai tehdäksesi tekemäsi päätös tai antaaksesi uutta tietoa -, sinun on tietenkin painettava vastauspainiketta. Tämä voi olla erityisen totta, jos työympäristösi on sellainen, joka kannustaa itsenäiseen ajatteluun ja osallistumiseen keskusteltavana oleviin aiheisiin.
On sanomattakin selvää, että uutiskirjeet, joukkoviestit tai mikä tahansa, joka tuntuu valinnaiselta lukemiselta, ei edellytä vastausta. Jos pidät siitä hyödyllistä, voit luoda kansioita Kaon ehdotusten mukaan, ja järjestämällä postilaatikkosi ja ylläpitämällä sitä käytännössä tuntuu automaattiselta.
Toinen huomioitava asia on tämä: Aseta itsesi lähettäjän tilalle. Jos olisit lähettänyt viestin, etsisitkö vastausta? Vaikka on varmasti aikoja ilmaista kiitoksia, jos olette säännöllisesti yhteydessä jonkun kanssa tai jos sinulla on paljon edestakaisin - joista osa vaatii harkittuja vastauksia - voit todennäköisesti jättää sähköpostin rauhaan ja välttää lähettämättä sähköpostia. tarpeeton kaksisanainen vastaus jollekin, joka, kuten sinä, yrittää todennäköisesti saavuttaa postilaatikon nollan.
