Konsulttien alan tärkein työkalu on PowerPoint. Esityksiä - eli aka-kansia - käytetään melkein jokaisessa konsultointitilanteessa, mukaan lukien loppuraportit (ei massiivisia Word-asiakirjoja täällä), muodolliset esitykset ja yksityiskohtaiset analyysi-asiakirjat.
Ja sen jälkeen kun olen luonut niistä muutama sata (tuhat?) Heistä päivässäni, olen oppinut muutamia ammattivihjeitä vakuuttavien, vakuuttavien ja vakavasti vaikuttavien esitysten kokoamiseksi. Kokeile näitä strategioita seuraavalle PowerPoint-sovelluksellesi, jotta asiakkaasi - tai pomosi - valaavat.
1. Käytä pyramidiperiaatetta
Ennen kuin edes aloitat esityksen rakentamisen, on tärkeää miettiä rakennetta. Koska esityksiä toimitetaan usein kiireisille ihmisille, joilla on paljon mieltä, raikas ja tiivis viestintä on erittäin tärkeää. Ja jos et suunnittele yleistä rakennettasi etukäteen, on epätodennäköistä, että esitys kertoisi helposti ymmärrettävän tarinan, jonka haluat.
Pyramid-periaate on menetelmä, jota monet konsulttiyritykset käyttävät ohjaamaan jäsenneltyä viestintää. Pohjimmiltaan hyvän tiedon esityksen tulisi kulkea ylemmän tason yhteenvedosta yksityiskohtaisempaan tietoon - aivan kuten pyramidin muoto. Joten, kansiisi pitäisi alkaa ensin vastauksella tai suosituksella ja sitten seurata sitä tukevilla argumenteilla ja tosiasioilla: "Suosittelen X: tä ja Y: tä. Suositusta X tukevat tosiasiat 1, 2 ja 3 …"
Tämän rakenteen pitäminen mielessä on tehokasta muutamasta syystä. Ensinnäkin sen avulla voit ilmaista pisteesi yleisöllesi ennen kuin he alkavat kysyä kysymyksiä ja auttaa heitä keskittymään siihen, mikä on tärkeää koko esityksen ajan. Mutta se myös helpottaa esityksen luomista, koska sinun ei tarvitse keksiä pyörää uudelleen ja huolehtia siitä, kuinka viestisi järjestetään parhaiten.
2. Nouse Tagline-junaan
Olet todennäköisesti jo käyttänyt otsikoita PowerPoint-esityksissään, mutta tiesitkö, että sinun on käytettävä myös tunnisteita? Tunnusmerkit ovat pääosin ”aihelauseita”, jotka tiivistävät kunkin diojen avainsanan yhdessä lauseessa. Yleensä sijoitettuna heti otsikon jälkeen, niiden pitäisi auttaa kommunikoimaan tarinasi koko esityksen ajan ja varmistaa, että lukijat voivat nopeasti sulauttaa dian sisällön.
Mitä eroa on otsikolla ja tagi-rivillä, kysyt? Otsikko kertoo, mitä dioilla on, ja tarra selittää, mitä diasta on opittava. Joten otsikko voi olla "Yhteenveto" -linjan mukainen ja otsikkokohdan teksti "Kun olemme suorittaneet yksityiskohtaisen analyysin organisaatiossa, tunnistimme viisi avainmahdollisuutta, jotka johtavat noin 100 miljoonan dollarin säästöihin."
Haluatko tietää, onko sinulla ne oikein? Skannaa diojesi läpi katsomalla vain tarroja. Niiden tulisi yhdistyä tehokkaaksi tarinaksi esittämästäsi sisällöstä, jättämättä mitään hämmentäviä aukkoja.
3. Lisää liite dioja
Tiedät (tai ainakin toivon, että teet), että diojesi pitäminen yksinkertaisena ja siistinä on kriittinen esityksen tekemiselle, jota ihmiset voivat seurata. Mutta varsinkin jos selität analyysiä tai tiedät, että yleisö todella haluaa tietojen varmuuskopioida väitteitäsi, voi tuntua, että sinun on pakattava diojasi kuormien tietoja ollakseen vakuuttavia.
Stop.
Vaikka tiedätkin, että tarvitset tonnia tukitietoja siitä, mitä kerrot yleisölle tai ennakoit kysymyksiä analyysiisi tai projektiisi, älä ylikuormita pää diojasi tällä kaikella. Takaan, että se hukuttaa yleisöäsi, ja he eivät saa lopullista viestiä, jonka yrität välittää.
Sijoita sen sijaan liitteen dioja kannen loppuun kaikilla tukimateriaaleilla, jotka eivät sovi esityksen kerrokseen, mutta jotka saattavat olla hyödyllisiä. Ne voivat sisältää kaikenlaisia asioita - tietoja, suosituksia, prosessikarttoja, lisäkaavioita - kaikkea sellaista, josta voi olla hyötyä sanomiesi varmuuskopioinnissa, mutta jonka sinun ei tarvitse välttämättä kertoa tarinaa. Laittamalla ne liitteeseen, sinulla on siellä olevat tiedot, joihin voi palata takaisin, jos kysyttävää ilmenee, mutta yleisösi ei sekoitu yksityiskohtiin ja kaipaa suurta kuvaa.
Yhdistä nämä vinkit Alex Cavoulacosin neuvoihin kauniiden PowerPoint-diojen luomiseksi. Sinulla on lyöty esitys nopeasti.
