Muutama viikko sitten kirjoitin sähköpostiviestien kirjoittamattomista säännöistä, ja minua surmasti kuinka moni ihminen piti siitä hyödyllistä. Osoittautuu, että siellä on paljon sääntöjä, joista meille kaikille voisi olla hyötyä paperille saamisesta!
Tätä silmällä pitäen teen vielä muutama niistä luetteloista, aloittaen toiseksi suurimmasta toimiston kipupisteestä: kokouksista. Tutustu onnistuneen kokouksen järjestämiseen tarvittaviin sääntöihin, ja kollegat kaikkialla kiittävät sinua.
Varmista, että tarvitset todella kokouksen, ennen kuin ajoitat sen. Voisiko tämä ratkaista 10 minuutissa puhelimitse tai sähköpostitse?
Jokaisella kokouksella on oltava tarkoitus: Sinun on joko tehtävä päätös tai suoritettava toiminto yhdessä. Päivityksen antaminen voi tapahtua melkein aina sähköpostitse.
Älä ajoita enemmän aikaa kuin tarvitset. Suurin osa kokouksista on suunniteltu kokonaistunnille, jolloin niiden tulisi olla 20 minuuttia, 30 minuuttia tai 45 minuuttia - korkeintaan .
Aloita ajoissa. Älä odota stragglers - se vain kannustaa heitä.
Lopeta ajoissa. Sanomalla: "Tiedän, että meillä kaikilla on paljon tekemistä, joten yritämme pitää tämä alle 30 minuuttia", muistuttaa ihmisiä siitä, että haluat tehokkaan kokouksen yhtä paljon kuin he tekevät.
Kutsu vain ihmisiä, joiden on ehdottomasti oltava paikalla. Mitä enemmän ihmisiä kokouksessa on, sitä vähemmän se tehdään.
Jokaisessa kokouksessa tulisi olla joku selkeästi nimetty etukäteen sen järjestämiseen. Jos et ole sinä, nimeä joku muu (ja varmista, että henkilö tietää hänen vastaavan).
Paista muutamassa minuutissa chit-chatia varten kokouksen alussa. Olemme ihmisiä, emme robotteja, ja suhteiden luominen työtovereiden kanssa auttaa yritystä sujuvammin.
Jos haluat, että ihmiset lukevat jotain etuajassa, on hyvä lähettää se vähintään kolme tuntia etukäteen, ja edeltävä päivä on parempi. Sen lähettäminen 20 minuuttia ennen on turhaa.
Varaa kokoustila etukäteen tai anna itsellesi 10 minuuttia ennen kokousta selvittääksesi sen. Hallien vaeltelu kaikkien kanssa hinaamalla kuluttaa kaikkien aikaa.
Aseta esityslista ja jaa se kokouksen alussa, jotta kaikki pysyvät tiellä.
Jos haluat ihmisten kiinnittävän huomiota, älä anna heille useita monisteita kokouksen alussa. He alkavat selata niitä läpi, ja he ovat hajamielisiä.
Älä tarkista puhelintasi tai sähköpostiasi kokouksen aikana. Jokainen voi kertoa mitä teet, ja he alkavat tehdä samoin.
Seuraa seuraavia vaiheita kokouksen edetessä. Kaikki toimintakohdat tulee lähettää muistutuksena kokouksen jälkeen.
Toimintakohde ilman ketään sille osoitettua on arvoton. Useimmissa tapauksissa tarvitaan myös määräaika.
Jos joku puhuu liikaa, katkaise hänet (hienosti). Samoin, jos joku puhuu liian vähän, yritä saada hänet mukaan.
Jos keskustelu sammuu aiheesta, on sekä hyväksyttävää että välttämätöntä kertoa se uudelleen. Yksinkertainen "Ajoitetaan aika keskustella siitä myöhemmin, jos siitä on apua, koska meillä on vain 10 minuuttia jäljellä", toimii täydellisesti.
Jos kokous on yli tunnin mittainen, ajoita taukoja varten aika ja ilmoita osallistujille etukäteen. Tieto siitä, että he voivat tarkistaa sähköpostinsa 45 minuutissa, auttaa heitä keskittymään nyt.
Katso kehon kieltä. Voit helposti selvittää, onko ihmisillä tylsää, irtaantunut tai tuntuuko heidän aikahukkaansa tuhlaavan, kunhan etsit sitä.
Määritä tarvittaessa muistiinpano, jotta voit keskittyä kokouksen järjestämiseen.
Arvioi säännöllisesti, tarvitaanko kalenterissasi toistuvia kokouksia ja jos niin, jos muoto, pituus ja osallistujat edistävät niiden tehokkuutta. Jos ei? Muuta heidät!
