Oletko koskaan mennyt ulos kokouksesta ajatellen "vau, emme päässe mihinkään ?"
Ryhmän yhdistäminen voi usein olla tehokkain tapa edetä suuressa päätöksessä tai suunnitelmassa. Mutta se toimii vain, jos kokous on perustettu oikein.
Joten kun sinun vuorosi johtaa, käytä näitä viittä vaihetta asettaaksesi kokous menestykseen - ennen kuin edes kävelet ovessa.
1. Kutsu oikeat ihmiset
Mikään ei voi poistaa kokousta niin, että väärät ihmiset ovat huoneessa. Jos tavoitteesi on saada ryhmä tekemään päätöksen kokouksen loppuun mennessä, varmista, että kaikki, joilla on merkittävä panos tai veto-oikeus päätökseen, ovat pöydässä. Keskustetaanko tuotteesta uudesta myyntistrategiasta? Todennäköisesti haluat, että myyntijohtajat ja tuotepäällikkö ovat paikalla, tai muuten mikään ei päätä.
Toisaalta, jos liikaa "ylimääräisiä" ihmisiä - tai ihmisiä, jotka ovat huomattavasti vanhempia tai nuorempia kuin kaikki muut huoneessa -, voi heittää pois dynaamisuuden. Jos et tarvitse PR-päällikköä valmistuessaan valmistusvaiheeseen, älä kutsu häntä. Jos talousjohtaja pelottaa kaikkia, jätä hänet ensimmäisestä aivoriihi-kokouksesta.
2. Ajattele kotitehtävien antamista
Haluatko ihmisten aloittavan puhtaalta liuskalta, vai olisiko jokaiselle hyödyllistä käydä kokouksessa jonkin verran taustatietoa? Jos esität suunnitelman, johon haluat syöttää, lähetä se iltana (ei tuntia ennen), joten on todennäköistä, että ainakin joillain osallistujista on aikaa tarkastella sitä ja sulauttaa se.
Ja jos haluat ihmisten tuovan ideoita kokoukseen, kerro heille.
3. Aseta esityslista
Jos järjestät kokousta, sinun on asetettava esityslista. Jos aloitat kokouksen sanomalla: ”Olemme täällä keskustelemassa sosiaalisen median strategiasta. Kenellä on ideoita? ”- No, sinä pyydät kaaosta.
Sen sijaan jaa - tai kirjoita taululle tai lehtiötaululle - aiheet, jotka aiot keskustelevan ryhmän kanssa järjestyksessä, jonka haluat käsitellä ne. Esityslista voi olla esimerkiksi:
Kun kaikki tietävät suunnitelman, he jatkavat todennäköisemmin aiheeseen. Lisäksi esityslista antaa sinulle rakenteen, johon palaat takaisin: jos keskustelu menee pois aiheesta tai pysähtyy, voit muistuttaa kaikkia huoneessa olevia ihmisiä siitä, mistä sinun pitäisi keskustella.
4. Kerro ihmisille tavoitteet
Tavoitteet eivät ole samat kuin asialista. Esityslista on mitä aiot puhua. Tavoitteet ovat mitä haluat saavuttaa tai kokouksen tavoitteet: pöydässä tehtävä päätökset, seuraavat asiat, joista on sovittava.
Esimerkiksi yllä olevan hypoteettisen kokouksen tavoitteet voivat olla:
5. Ei yllätyksiä: “myy ennakolta” suuret ideasi
Jos esität suuren suunnitelman tai suosituksen, on aina sinun etusi tietää, kuinka huoneessa olevat ihmiset reagoivat. Kuka todennäköisesti tukee sinua? Kuka todennäköisesti haastaa sinut, ja mitä vastaväitteitä he todennäköisesti esittävät?
Ennen kokousta selvitä avainhenkilöt, joiden mielipiteellä on merkitystä, ja jaa suunnitelmasi tai suosituksenne heidän kanssaan yksi kerrallaan. Pyydä tietoja. “Myy” ideasi ennen suurta kokousta. Tee merkinnät heidän esiin tuomistaan huolenaiheista ja mukauta tapa, jolla esität suunnitelmasi, vastata niihin.
Talousjohtajana luulet käynnistämissuunnitelmasi maksavan liian paljon? Varmista, että olet laatinut budjetti-arvion ja selvitä muiden lanseerausten kustannukset, jotta voit laittaa ehdotetun budjetin perspektiiviin. Tällä tavalla keskustelu ei katoa, kun hän sanoo suunnitelmasi ”kuulostavan kallialta”.
Toisaalta, jos kaikki rakastavat suunnitelmasi sosiaalisen median osaa - hienoa. Älä tuhlaa 20 minuuttia perustellaksesi, miksi sosiaalinen media on tärkeää, hyppää vain todellisen suunnitelmasi yksityiskohtiin tai keskitä ryhmän huomio muille alueille, joilla sinulla on tehtävä päätöksiä.
Jos järjestät itsesi etukäteen, saat oikean ryhmän yhteen ja vältät yllätyksiä, pystyt itse käyttämään suurimman mahdollisuuden ryhmän ajasta yhdessä. Lisäksi vakuutat varmasti kaikille huoneessa oleville varauksellenne ja saat mahdollisuuden loistaa johtajana.
