Tiedät, että sinun on palautettava jonkun puoleen niin pian kuin mahdollista, kun hän lähettää sähköpostin, jonka otsikko on ”kiireellinen”. Voit kuvitella toisen henkilön tuijottavan näytöllään, vilkkumattomasti tai päivittävän pakkomielteisesti postilaatikkoaan, koska hän odottaa sinua lopulliset numerot, hyväksyntä, eteneminen, vastaus tai seuraavat vaiheet.
Mutta tiesitkö, että tämä ei ole ainoa kerta, kun sinun on priorisoitava takaisin kirjoittaminen? Se on totta: Jos annat viestin istua muutaman päivän jommallakummalla seuraavista tilanteista, olet vaarassa näyttää melko tuntemattomalta tai epäammattimaiselta.
Se on varma tasapaino, koska halutaan myös sanoa oikea asia. Mutta on tärkeää, että vastaamiseen kuluu aikaa.
1. Kun olet pistänyt aiemmin
Tunnetko pistämällä sähköpostin postilaatikon hallintaan? Kuten Musein perustaja ja toimitusjohtaja Alex Cavoulacos selittää:
Lähetä lyhyt 'Kiitos, että ajattelit minua. Olen varattu tässä kuussa, mutta jos tavoitat sisään, haluaisin auttaa mielestäni.' Monet ihmiset eivät koskaan seuraa lainkaan - joko siksi, että unohtivat tai koska he eivät enää tarvitse aikaa ja neuvoja - joten voit olla varma, että seuraavat ihmiset tarvitsevat eniten apua.
Vaikka tämä strategia säästää sinua vastaamasta kaikille ihmisille, jotka eivät koskaan tavoita takaisin, kompromissi on se, että jos joku tekee niin kuin pyydät - odottaa kuitenkin kauan ja seuraa sitten - olet todella velkaa hänelle, että hän lähettää vastauksen. Hän suhtautuu kunnioittavasti ottamalla sinuun yhteyttä myöhemmin, ja niin haluat osoittaa hänelle saman kohteliaisuuden.
Tietysti saatat olla vielä liian kiireinen auttamaan (ja se on OK). Mutta sinun ei pitäisi olla liian kiireinen lähettämään hyödyllistä vastausta - vaikka se antaisi lyhyen vastauksen, osoittaisi hänet jollekin toiselle tai antamalla linkin resurssille - ja 24 tunnin sisällä, jos mahdollista. Todellisen vastauksen kirjoittaminen säästää myös loputtoman "Palaan sinulle myöhemmin" -sähköpostiketjun aloittamisesta, jonka katsotaan johtavan toista henkilöä.
2. Kun olet sanonut jotain henkilökohtaista
Monien ihmisten on vaikeaa jakaa henkilökohtaisia tietoja työtovereidensa kanssa. Joten jos joku vie aikaa jakaa häiritseviä uutisia kanssasi sähköpostitse, nopeaa takaisin kirjoittamista tarvitaan aina.
Sen ei tarvitse olla pitkä vastaus, ja se on OK, jos et ole 100% varma oikeasta sanottavasta. Voit melkein aina johtaa "Olen niin pahoillani, että kuulen …" -kohdassa, sitten miettiä huolellisesti mitä tahansa sähköpostissa olevaa toimintokohtaa (olettaen, että sellaista on, joka yleensä on) jollain, esimerkiksi "Ole hyvä ja ota aikaa …" "Saa vapaasti tavoittaa takaisin palatessasi."
Ja jos on aikaherkkä ongelma, joka vaatii jotain konkreettista, ota muutama minuutti selvittääksesi pienin kysymys ennen vastaamista.
Esimerkiksi näin voisit vastata työtoverillesi, joka kertoo sinulle, että hän ei voi viimeistellä hallituksen esitystä tällä viikolla perheen kuoleman vuoksi:
Jopa silloin, kun sinulla ei ole tarkalleen oikeita sanoja - eikä kukaan tee - vastaaminen näyttää nopeasti, että välit. Se saa huolestuneisuutesi aitoksi ja tekee selväksi, ettet tuulettunut tämän uutisen ohi tai lisännyt sitä luetteloon kuten minkä tahansa muun viestin kanssa.
Kyllä, me kaikki taistelemme hyvää taistelua saavuttaaksemme postilaatikon nollan; ja ymmärrän täysin tarpeen, jonka mukaan haluamme lykätä vastaamista tähän kovaan sähköpostiviestiin, koska vastatit 10 perussähköpostiin saman ajanjakson aikana. Mutta ei ole syytä antaa jonkun muun tuntea olevan merkityksetöntä tai riskiä maineestasi huomaavaisena. Joten ota aikaa vastata viestiin jommallakummalla näistä kategorioista: Et ole ainoa, joka iloitset.
