15 Online-keskustelun säännöt työtovereidesi - museon - kanssa

Ah, löysä! Yhä suositumpi työkalu (yhdessä HipChatin ja Google Chatin kanssa) väittää lisäävän yhteistyötä ja vähentävän sähköpostia toimistoissa. Vaikka tämä voi olla totta, se voi olla myös häiritsevä, epäasianmukainen viestintätapa. Kuulen ja luen yhä enemmän ja enemmän hölynpölyä siitä, kuinka joukkueet eivät ole yhtä tehokkaita kuin niiden pitäisi olla.

Uskon, että suurin osa näistä asioista johtuu tosiasiasta, että uusia sosiaalisia normeja ei ole vielä määritetty ja sisällytetty hintoihin, jotta saadaan irti näistä mahtavista uusista viestintävälineistä. Joten sähköpostini, puhelimeni ja kokoussääntöjen hengessä tässä on 15 digitaalisen viestinnän sääntöä, joiden mukaan elää:

Kysymyksen keskustelu on helppoa - itse asiassa liian helppoa. Joten ennen kuin teet niin, varmista, että et ole vain laiska ja välttämään vastauksen löytämistä itsellesi. Seuraavan kerran kun haluat kysyä kollegaltasi ”erittäin nopea kysymys”, kysy itseltäsi nämä kaksi kysymystä: Voinko Googlea käyttää tätä? Voinko löytää tämän sisäisestä asemastamme tai asiakirjoistamme?
Jos joku on offline-tilassa tai käyttää “Älä häiritse” -tilaa, pidä sitä kuin suljettua toimiston ovea. Lähetä viesti kollegoillesi vain, jos kyseessä on sellainen asia, jonka haluat pelata heidän toimistoonsa, koska se on käytännössä mitä teet. Kun tämä sanotaan, kun et halua häiritä, tee se selkeäksi niin usein kuin mahdollista kirjautumalla ulos tai ottamalla käyttöön DND.
Etkö tarvitse vastausta tänään? Sitten sinun tulee aina lähettää sähköpostia chatin sijaan. Chatti tarkoittaa ”Tarvitsen tätä nyt.” Tarvitsetko vastauksen tänään, mutta tarvitsetko sen peittämään myös paljon maata? Jos vastauksen selvittäminen vie yli viisi minuuttia, sinun on aina valittava sähköposti. Tämä antaa kollegallesi kohteliaisuuden päättää milloin keskeyttää hänen työnsä ongelman ratkaisemiseksi.
Tiedät, että kun sanot “Onko sinulla minuutti?” (Tai sen muunnelmaa), sanot todella “aion käyttää aikaa juuri nyt.” Koska vastaus, jonka saat melkein aina, on yleensä “Kyllä”, mitä on tekeillä? ”ja todellisuus on, että henkilö oli todennäköisesti keskellä jotain muuta. Kokeile sen sijaan: ”Kun sinulla on minuutti, haluaisin pomppia jotain pois. Ei kiirettä!"
Äänen voi olla vaikea mitata chatin kautta sähköpostin ja tekstien tapaan. Joten anna ihmisille aina hyöty epäilystä ja ota hyvät aikomukset. Luuletko heidän olevan snippy tai sarcastic? Lue viesti uudelleen itsellesi miellyttävällä sävyllä ja hymyillä suolen tarkistuksena. Toisaalta, jos olet huolissasi viestisi tulkinnasta väärin, heitä sisään GIF tai hymiö tehdäksesi aikomuksesi selväksi.
Aivan kuten kaikille yritykselle vastaaminen on pahinta , vain kourallisille ihmisille merkityksellisen chatin lähettäminen 50 työntekijälle on turhauttavaa. Joten kun keskustelet siitä, ketkä kiinnittää, silmukka aluksi pieni.
Jos kyseessä on ilmoitus, jonka haluat, että joukkueesi voi palata takaisin, käytä sähköpostia. Poikkeuksena on, jos yrityksesi käyttää kiinnitettyjä chatteja säännöllisesti ja kaikki tietävät, kuinka tätä ominaisuutta käytetään ja mistä etsiä avaintietoja.
Käytä työkaluja ja laajennuksia tehdäksesi chatista älykkäämpiä. Kysyminen “Onko kaikilla ilmainen tiimin lounas torstaina?” Avaa vastausluettelon ja edestakaisin. Yksinkertainen kyselylaajennus, kuten Simple Poll, huolehtii tästä hyvin ja vähentää kaiken melun yhdeksi viestiksi:

Keskustele aina vivahteisesti tai kovasti keskustelemalla henkilökohtaisesti. Tai, jos se ei ole mahdollista, tee se puhelimitse tai videopuhelun avulla, joka sisältää rakentavan palautteen antamisen, neuvottelut ja projektien arvioinnin.
Opi lukemaan keskustelun rivien välillä. Koska jutteleminen niin rentouttavasti tekee aiheesta poistumisen helpoksi, sitä tapahtuu paljon. (Ja se on ok! Taukot ovat hyviä!) Mutta jos huomaat hallitsevasi keskustelua tai toimittamasi 75% GIF-reaktioista, se todennäköisesti tarkoittaa, että se ei ole paras aika toiselle.
Älä koskaan oleta, että joku näki tärkeän viestisi ryhmäkeskusteluissa. Jos kyseessä on jotain, jonka 100% haluat jonkun (tai kaikkien) näkevän, lähetä sen sijaan sähköposti.
Jos keskustelet ryhmällä ja sitten siitä tulee yksi-yksi-kokoelma, jonka koko kanavan ei tarvitse olla tunnistettu (tai sen ei tarvinnut olla), siirrä keskustelu uudelleen. Vaikka ei olekaan luottamuksellista, on usein parasta pitää nämä keskustelut poissa ryhmästä.
Ellei toimisto ole tällä hetkellä tulessa, yritä hetki sanoa “Hei, miten voit?” Jollekin ennen keskustelun aloittamista. Se saa kaiken, mitä sanot, menemään paljon sujuvammin.
Jos keskustelu ei vaadi suoraan syöttämistäsi, älä tunne painostusta soimaan, jos olet kiireinen. Ja samalla huomautuksella, jos olet kiireinen, älä häiritse itseäsi seuraamalla jokaista keskustelua.
Viimeinen, viimeinen, ei ole oikeastaan sääntö, vain muistutus. Vaikka pomo ei osallistu satunnaisiin, typeräihin ryhmäkeskusteluihin, hän voisi silti katsella. Ja jos sinulla on vaikeuksia saada toimeksiannot päätökseen ajoissa, hänellä ei ole iloa nähdä kuinka aktiivinen olet. Joten pidä hauskaa, ole kiitollinen siitä, että työskentelet yrityksessä, joka tunnustaa hyvän GIF: n, mutta saat myös työsi tehdä.