Pelkään voimakkaasti viipymättä ilmoituksia. Toki, se on vähän pähkinöitä, mutta kieltäydyn jättämästä puhelinta koskevaa punaista lippua koskematta. Tämä tarkoittaa, että avaan heti kaikki saamani pankkihälytykset (vaikka tiedänkin, että ostokseni oli minun), kaikki vastaanottamasi sähköpostit (vaikka en tosiasiallisesti lukenut sitä heti) ja jokainen näkemäni teksti (vaikka et t vastata heti).
Saatat ajatella, että tämän vuoksi vietän joka toinen päiväni nenäni puhelimessa, mutta en. Säästän itse paljon vaivaa ja ahdistusta poistamalla jatkuvasti ilmoitukset ja saavuttamalla postilaatikon nollan. Silloin et ole vain avannut, poistanut ja vastannut jokaiselle sähköpostiviestille, vaan myös poistanut sen postilaatikostasi jossain muodossa.
Olen puhunut useiden työskentelevien ihmisten kanssa siitä, miksi he jättävät niin monta viestiä lukematta, viipyvät postilaatikoihinsa, ja olen saanut erittäin järkeviä, loogisia vastauksia: “Se muistuttaa minua vastaamaan heille”, “Käytän niitä minun -luettelo päivälle ”, ” Pidän ne avaamattomina, jos tiedän, että haluan lukea ne jostain hetkestä, mutta minulla ei ole aikaa nyt ”, “ Ne on helpompi löytää ”, „ Se on roskapostia, minulla ei ole lukea sitä. ”
Kysyin heiltä myös, olisiko he paremmin, jos heillä ei olisi ylimääräisiä sähköpostiviestejä, vai jos se painotti heitä näkemään niin suuren määrän ilmoituksia postilaatikonsa vieressä, ja suurin osa heistä vastasi kyllä molemmille. Sillä vaikka sinulla olisi mielestäsi tyhmästurvallinen järjestelmä, henkisesti se epätäydellisyyden tunne, jonkin puutteen puuttuminen, ihmisten odottamisen jättäminen silti piittaa sinua.
Joten paras vaihtoehto on avata kaikki ja poistaa se postilaatikostasi.
Onko tämä sinulle mahdotonta? Luuletko olet liian polvisyntyinen päästäksesi minne olen? Pidä hatut kiinni, koska puhun mielesi - ja postilaatikkosi - viidessä helpossa vaiheessa.
Vaihe 1: Löydä aikaasi
Ensin selvitä ensin, kuinka paljon aikaa tarvitset tämän suorittamiseen. Tämä riippuu myös siitä, kuinka monta sähköpostia sinulla on tällä hetkellä postilaatikossasi - mitä suurempi numero, sitä kauemmin se kestää.
Jos haluat, että tämä on yhden ja yhden tyyppinen kauppa, sinun on estettävä hyvä aikapala. Varmista, että tämä sopii hyvin aikatauluusi - älä yritä tehdä tätä, kun olet stressaantunut, ylikuormittunut tai huonolla tuulella, koska silloin tärkeiden vastausten kaltaiset asiat putoavat halkeamien läpi.
Toisaalta, jos haluat käsitellä sitä yhden vauvan askeleen kerrallaan - jonain päivänä tilaat kaiken roskapostin, toisena päivänä luo kansioita ja niin edelleen - varmista, että estät myös kyseisen ajanjakson päivittäisessä aikataulussa. Fyysisesti sen lisääminen kalenteriin tai tehtäväluetteloon saa sinut tuntemaan (enemmän) velvollisuuden täyttää se.
Ja aivan kuten huomautus, postilaatikko nolla ei tule koskaan olemaan kertaluonteinen asia (mutta lisää siitä myöhemmin).
Vaihe 2: Arvioi postilaatikkosi
Seuraavaksi katsotaanpa hyvä ja pitkä katsaus siihen, minkä kanssa työskentelemme. Katso vain - älä koske, poista tai napsauta vielä mitään. Selaa vain aihekenttiä, vastaanotettuja päivämääriä ja lähettäjää ja ota huomioon trendit:
- Millaisia sähköposteja saat säännöllisesti? Ovatko useimmat heistä uutiskirjeitä? Roskaposti? Pomosi, perheen tai ystävien viestit? Ketjukirjeet?
- Mitkä ovat aihealueet? Ovatko ne erityisiä? Antavatko he helposti sinulle tietoa sisällöstä?
- Mistä päivästä he ovat kotoisin? Useita kuukausia sitten? Tulevatko suurin osa heistä yhdestä viikonpäivästä?
- Kuka sähköpostitse sinulle? Mahdollisuudet ovat hyvät palat heistä tulee vain harvoilta ihmisiltä tai tileiltä.
Tämä harjoitus ei vain auta sinua selvittämään parhaintaan tapaa vastata, organisoida ja tiivistää postilaatikoitasi, vaan antaa sinulle myös tietoisuuden tyypillisistä tottumuksista. Jos sinulla on taipumus pitää viestejä kuukausia tarkistamatta niitä, niin se on viivästystä aiheuttava ongelma. Jos sinulla on enemmän roskapostia kuin työviestejä, se on ensisijainen asia. Jos saat liian paljon samoilta ihmisiltä, se on viestintäongelma. Ja jos saat suurimman osan, esimerkiksi maanantaina, se on aikataulutusongelma. Ja luota minuun, nämä kaikki ovat helposti korjattavissa.
Siirtyminen eteenpäin…
Vaihe 3: Peruuta tilaukset ja roskapostit
Ensimmäinen asia, jonka aiomme tehdä fyysisesti, on kaiken roskapostisi poistaminen ja tilaamisen aloittaminen. Yllätät, kuinka paljon sotkua tämä tyhjentää yksin, jopa ennen tärkeiden asioiden käsittelyä.
Tässä on tyyppejä, jotka todennäköisimmin saat:
- Sähköpostit ihmisiltä, joihin aina vastaat
- Sähköpostit ihmisiltä, joihin joskus vastaat
- Sähköpostit ihmisiltä, joihin et koskaan vastaa
- Uutiskirjeet ja tilaukset (tilaat itse)
- Sosiaalisen median hälytykset
- Roskaposti / roskapostit / PR-viestit / tuntemattomat lähettäjät
Nämä kolme viimeistä luokkaa ovat mitä me käsittelemme ensin täällä, "ei-työ" tai "huvin vuoksi" kasa.
Uutiskirjeet ja tilaukset
Nämä ovat "roskapostista" tärkeimpiä, koska on todennäköistä, että tilaat ne jossain vaiheessa perustellusta syystä. Se voi olla myymälä, jota rakastat ja josta saat kuponkeja, uutiskirje, tieteellinen aikakauslehti, tuotekehitys.
Joten ennen kuin pelaan huonoa poliisia ja sanon päästävä eroon kaikesta - mikä ei rehellisesti ole kamala idea, jos haluat uuden aloituksen - laitetaan kaikki perspektiiviin ja selvitetään mitä käytät. Kysy itseltäsi nämä kolme kysymystä jokaiselta:
- Kuinka usein avaat heidät?
- Jos avaat ne, kuinka usein luet niitä?
- Jos luet niitä, kuinka usein käytät niitä? (tarkoittaako tämä tulostamista, lähettämistä ystävälle, viittaamista työhösi, tallentamista ja lukemista myöhemmin uudelleen)
Jos et pysty vastaamaan näihin kysymyksiin, peruuta tilaukset ja poista. Jos et pääse numeroon 3, peruuta tilaukset ja poista. Jos et muista miten aloitit niiden vastaanottamisen, peruuta tilaukset ja poista. Jos et avaa niitä riittävän usein, peruuta tilaukset ja poista. Jos olet aidalla - hieno --Unroll.me on sovellus, joka auttaa sinua lajittelemaan suuren joukon tilauksia, joten sinun ei tarvitse tehdä töitä itse.
Ole kiltti, mutta ole rehellinen itsellesi. Muistatko todella käyttää tätä kuponkia ennen sen vanhenemista? Aiotko todella mennä takaisin lukemaan kyseistä artikkelia? Haluatko todella kuulla XYZ: stä? Jos se ei ole innostunut ”Kyllä!”, Pelasta päänsärky myöhemmin ja katkaise johto.
Sosiaalisen median hälytykset
Tämä on kaikki ne sähköpostit, jotka saat Twitteristä, Facebookista, Instagramista, LinkedInistä, Mediumista, Spotifystä, Snapchatista, Skypestä, Venmosta - kaipaanko mitään? No, jos luulet sen liittyvän näihin, heitä se myös kasaan. Jotkut heistä sanovat todennäköisesti jotain kuten “Jesse kommentoi viestiäsi” tai “Sinulla on 25 uutta seuraajaa”, kun taas toiset ovat promootiota, turvatarkastuksia tai uutiskirjeitä.
Saapuneet-postin nollan vuoksi sanon vain, että sinun pitäisi yrittää pitää tili ja sosiaalinen media mahdollisimman erillään. Koska saapuvien postilaatikkoilmoitusten lisäksi saat todennäköisesti myös puhelimen ilmoituksen ja kirkkaan punaisen numeron sovelluksesi nurkassa - mikä lopulta tekee siitä tarpeettoman.
Joten seuraava tehtävä on siirtyä jokaiselle sosiaalisen median tilillesi, napsauttaa ”Asetukset” ja sammuttaa kaikki sähköpostihälytykset. Napsauta sitten viimeistä käyttöjärjestelmäsi lähettämää ja napsauta “Peru tilaus” varmistaaksesi, että olet myös poissa niiden luettelosta.
Tämän kauneus on, että se ei ole pysyvä päätös - voit aina palata takaisin ja muuttaa asetuksia. Mutta sijoittaisin isoja rahaa, joista et menetä mitään.
romu
Paljon roskaa laitamme itsellemme, johtuu siitä, että siirrämme tietomme satunnaisiin kauppoihin tai ilmoitamme osoitteen sosiaalisessa mediassa tai vastaamme muukalaisille. Joten suurin neuvoni sinulle on olla aina varovainen, kuinka annat sähköpostisi ja kenelle.
Mutta osa siitä on väistämätöntä, ja se on kamaa, jonka sinun pitäisi vain poistaa ilman avaamista. Ja ihmisille, jotka lähettävät sinulle tavaroita, muista ilmoittaa ne roskapostiksi ennen kuin poistat ne, jotta he eivät enää tule näkyviin.
Vaihe 4: järjestäytyminen
Kun olet käsitellyt suurimman osan fluffista - ja vasta sen jälkeen, kun olet käsitellyt fluffin -, on aika päästä lihaisiin juttuihin - tai kolmeen edellä lueteltuun luokkaan.
Nyt en aio kertoa sinulle kuinka postilaatikkosi järjestetään - ei ole täydellistä järjestelmää, ihanteellista strategiaa tai ”jokainen onnistunut henkilö tekee tämän” -menetelmää. Olet postisi pitäjä, joten ansaitset järjestää sen haluamallasi tavalla. Mutta aion luetella pari lähestymistapaa, joita voit käyttää:
Tarrojen ja kansioiden käyttäminen
Tämä on vaihtoehto itselleni kaltaisille ihmisille, jotka kieltäytyvät käyttämästä sovelluksia, kun he voivat tehdä sen itse. Ensin selvittää jokaisesta sähköpostista, onko sinun vastattava välittömästi, jos sinun on vastattava myöhemmin tai jos sinun ei tarvitse vastata ollenkaan (tälle sanon avaa se, luen sen ja joko arkistoi tai poista se samanaikaisesti).
Päätä sitten toimintasuunnitelmasi. Jos joudut vastaamaan pian, mutta sinulla ei ole aikaa nyt, merkitse se tai laita kansioon, jonka otsikko on ”Tarvitse vastata” ja lisää muistiinpano tehtäväluetteloon tarkistaaksesi kyseisen kansion.
Jos joudut odottamaan kauemmin - ehkä koska työskentelet jotain aiheeseen liittyvää -, lähetä lyhyt vastaus, jossa ilmoittaa lähettäjälle, että näit viestin, ja hän saa takaisin hänelle X päivän kuluessa. Arkistoi sitten toiseen kansioon, jonka otsikko on ”In process”.
Kun nimeät kansioita, varmista, että olet tarkka ja tee ne helposti tunnistettaviksi. Ei ole mitään pahempaa kuin unohtaa tiliotteesi tai vakuutustietosi, koska kansiossa oli merkintä "Sekalaiset".
Tärkein temppu jokaisen viestin avaamiseen paikan päällä on toisen varmuuskopiojärjestelmän käyttö. Kansioiden käyttö pitää ne varmasti järjestyksessä, mutta koska ne on jo avattu, niitä ei tarvitse varoittaa. Joten nojaa tehtäväluetteloosi, online-kalenteriin tai puhelimen muistutuksiin varmistaaksesi, että seuraat, kun saat jotain ja milloin sinun täytyy palata jonkun luo.
Sovellusten käyttäminen
Jos ensimmäinen lähestymistapa ei toimi sinulle, sovelluksia on aina! Ja minulla on runsaasti sinun testata.
Kokeile Gmailissa Google Inboxia, upeaa työkalua, jonka avulla voit nopeasti skannata valokuvia tai tapahtumia, lajitella viestit luokkiin ja jopa synkronoida kalenterisi kanssa. Myös Boomerang, Gmail-laajennus, antaa sinun ajoittaa sähköpostien lähettämistä myöhemmin ja lähettää päivityksiä, kun sinun tai jonkun on vastattava, joten sinun ei koskaan tarvitse jättää niitä avaamattomia.
Muita hienoja organisaatiosovelluksia ovat Sortd, joka luo hyödyllisiä luetteloita, Organizer, joka lajittelee viestit automaattisesti, ja CloudMagic, jonka avulla voit torkkua kohteita palataksesi myöhemmin.
Jotta postilaatikon tarkistaminen olisi hauskempaa päivittäin, kokeile Email Game, joka kertoo ponnisteluistasi ja palkitsee sinulle positiivista palautetta. Kokeile innokkaita matkapuhelinkäyttäjiä Boxer, joka on perimmäinen työkalusi vastaamiseen ja lajitteluun tehokkaasti ja liikkeellä ollessa.
Vaihe 5: Luo tulevaisuuden järjestelmä
Onnittelut! Olet (toivottavasti) käynyt läpi jokaisen sähköpostin, poistanut tai lajitellut sen ja saavuttanut kauniin numeron nolla.
Mutta työ ei lopu tähän - sinun on nyt keksittävä menetelmä tämän ylläpitämiseksi. Suosittelen seuraavia kahta asiaa pitämään postilaatikkosi alhaisella tasolla jatkuvasti:
Puhu verkkoosi
Kun analysoit postilaatikkoasi vaiheessa 2, oliko joitain ihmisiä, jotka jäivät ulos? Joko se johtuu siitä, että he lähettävät sinulle eniten viestejä, tai koska heillä on tyypillinen aika tai päivä, jolloin he kommunikoivat kanssasi?
Nämä tarkat ihmiset voivat auttaa pitämään postilaatikon nollan (kuka olisi ajatellut?). Kun olet selvittänyt, mikä järjestelmä toimii sinulle, päätä, miten haluat vastaanottaa sähköpostia ja kerro verkostollesi.
Esimerkiksi pomoni etsii aihekohtaisesti löytääkseen tarvitsemansa sähköpostit, joten varmistan aina, että annan hänelle tarpeeksi tietoa aihealueelle, jotta ne olisivat helppo löytää. Vastaavasti lähetämme paljon ei-kiireellisiä päivityksiä edestakaisin. Sen sijaan, että vastaamme, kun ne saapuvat, me perustamme järjestelmän lähettämään vain tietyntyyppisiä päivityksiä tietyinä päivinä. Nyt tiedän tarkalleen, millaisia viestejä odotetaan ja milloin.
Avoin viestintä ei ole vain avainta organisoidun ja kunnioittavan työnkulun kannalta, mutta sen puuttuminen voi myös olla se, mikä vaikuttaa hulluihin postilaatikoihisi. Joten istuudu pomo ja kollegoidesi kanssa ja kerro heille, kuinka voit paremmin lähettää sinulle asioita - ja kysy heiltä myös mieluummin!
Toisinaan myös saat paljon sähköposteja asioista, joista voi helposti puhua henkilökohtaisesti. Jos näin tapahtuu paljon, online-yhteydenpidon sijaan ajoita viikoittaiset kokoukset käydäksesi läpi kaikki nämä tiedot.
Aikataulu sähköpostitse päiväsi päiväsi
Vaikka postilaatikossasi on satoja ja tuhansia lukemattomia sähköpostiviestejä, vetoaan, että tarkistat tilisi päivittäin, ellei tunneittain. Joten miksi se poistuu hallinnasta niin nopeasti?
Luulen, että et tarkista sitä aktiivisesti . Voit todennäköisesti päivittää sen, vierittää alas nähdäksesi, kuka lähetti, ja sulkea sitten ennen avaamista tai todella lukemista.
Muutetaan sitä tapaa - aloitetaan varaaminen 15 minuuttiin jokaisen päivän alussa ja lopussa (tai lyhyillä hetkillä parin tunnin välein) käydä läpi ja avata kaikki tulevat asiat. Tee siitä prioriteetti kuten muihin tehtäviin. Ja hetken kuluttua voit avata, lukea, poistaa, arkistoida ja merkitä kaiken tyyppisiä sähköposteja sekunneissa.
Viimeinen asia, jota suosittelen, on pitää työ- ja henkilökohtaiset tilisi erillään. Mitä enemmän sekoitat näitä, sitä todennäköisemmin sinulla on lukematonta roskapostia kertynyt työtiliisi ja tärkeät viestit katoavat henkilökohtaiseen tiliisi.
Olen huomannut tarkastellessani joukko kollegoideni tiliä, että heidän työnsä ovat paljon järjestäytyneempiä, koska ymmärrettävästi he ottavat uransa vakavasti. Mutta henkilökohtainen elämäsi ansaitsee yhtä paljon rakkautta. Joten jos et ole postilaatikossa nolla, anna sille aikaa ja energiaa, jonka sen on oltava yhtä puhdas. Koska uskon aidosti, että siisti elämä kaikilla alueilla on onnellisempi ja vähemmän stressaava.
Toimiiko tämä sinulle? Onko sinulla muita vinkkejä postilaatikon nollaamiseen? Twiittaa minulle!
