Onko Google-kalenterisi varattu yli miljoonilla mikroprojekteilla? Kuluttaako Trello tunteja päivästäsi? Oletko tehnyt niin monta luetteloa, että et voi edes pitää niitä enää suorana?
Minusta ei ole epäilystäkään siitä, että määrität aikataulun parhaiden aikomusten mukaan, mutta jos tuntuu siltä, että pyrkimyksesi pysyä järjestäytyneinä eivät ole kannattavia, käytät todennäköisesti väärää suunnittelutyökalua.
Suurin osa nykypäivän suosituista aikataulutyökaluista palvelee yhtä kolmesta tarkoituksesta. Varmista, että käytät oikeaa työhösi, jonka yrität suorittaa.
1. Perustehtäväluettelo
Tiedät mitä tehtäväluettelo on. Tällainen aikataulu on hieno yksittäisille ryhmän jäsenille tai epälineaarisille hankkeille, joissa tehtävien suorittamisjärjestys ei ole kovin tärkeä.
Työkalut, kuten Wunderlist ja Any.do, ovat mahtavia niille, jotka etsivät jotain perustiedot, koska niillä on puhdas käyttöliittymä ja niitä voi käyttää useilla laitteilla. Luo ja tallenna luettelot Web-sovelluksiin tai hallitse niitä tien päällä puhelimesta.
Käytä sitä, kun prioriteettisi täyttää itsenäiset tavoitteet
Tehtäväluettelot ovat yksinkertaisia ja selkeitä, mikä tarkoittaa, että voit suunnitella ja muokata niitä nopeasti heittämättä mitään muuta päivän osaa. Jos päivittäiset tehtävät eivät ole riippuvaisia toisistaan, tämä auttaa sinua muistamaan, mitä sinun on tehtävä, viemättä liian paljon aikaa organisointiisi.
Joten jos etsit viikonloppua eteenpäin ja haluat ostaa päivittäistavaroita, käy juoksemassa, tapaa ystäviä ja lähetä muutama sähköposti; Sinun kannattaa tallentaa kaikki nämä toisiinsa liittyvät tuotteet kätevässä tehtäväluettelossasi.
2. Kanban-aikataulu
Kanban-työkalut keskittyvät auttamaan sinua järjestämään tehtävät kauhoihin. Ihannetapauksessa tehtävän siirtyessä kauhasta toiseen, se lähenee suorittamista. Nämä kauhat voivat olla esimerkiksi prosessin vaiheita tai osatehtäviä suuremmassa tehtävässä, joka sinun on suoritettava loppuun.
Kanban-aikataulu on mitä näet työkaluilla, kuten Trello ja Google Keep. Niiden avulla voit helposti siirtää esineitä, asettaa määräaikoja ja muistutuksia ja jakaa aikajanasi muiden kanssa.
Käytä sitä, kun prioriteettisi on menossa läpi monien jäsenneltyjen vaiheiden
Kauhajärjestelmä auttaa sinua visualisoimaan vaiheet prosessissa ja seuraamaan yksittäisiä projekteja niiden liikkuessa näiden vaiheiden läpi. Tämä ei vain voi auttaa hallitsemaan projekteja, vaan se voi myös auttaa sinua havaitsemaan tehottomuudet prosessissasi.
Jos sinulla on etäryhmä työntekijöitä, jotka työskentelevät saman projektin eri näkökohtien parissa - ja jotka seuraavat kehitystä tulosten perusteella aikataulun sijasta - tämä on tie eteenpäin.
3. Gantt-aikataulu
Gantt-aikataulut korostavat ajantasaisuutta ja määräaikoja. Tämän tyypin avulla voit suunnitella kuinka kauan prosessin jokaisen vaiheen tulisi kestää ja kuinka kukin vaihe liittyy vaiheisiin, jotka tulevat ennen ja jälkeen prosessin.
Määräaikojen perusteella työskentelevät ihmiset mieluummin käyttävät Google-kalenteria tai Asgantin Instaganttia. Molempien työkalujen avulla voit värjätä projektisi (mikä on mielestäni erittäin hyödyllistä). Ne sisältävät myös vetämis- ja pudotusominaisuudet, jotta voit helposti järjestellä tehtäviäsi, jos jotain odottamatonta tapahtuu.
Käytä sitä, kun prioriteettisi on määräaika
Gantt-ajoituksen keskittyminen ajantasaisuuteen auttaa sinua jakamaan suuremman projektisi alitehtävät ja varaamaan kullekin sopivan ajan. Hajottamalla projektin loppuunsaattamiseen tarvittava aika, voit suunnitella prosessin jokaisen vaiheen tehokkaammin ja välttää lähestymiselle asetettua stressiä.
Jos haluat varmistaa, että kaikki ryhmäsi jäsenet suorittavat pitkän projektin osatehtävät ajoissa, kannattaa käyttää tätä.
Suorita itsellesi palvelus ja vie muutama minuutti - tänään - kirjoittaaksesi eräitä aikataulun tärkeimpiä näkökohtia. Älä ajattele tällä hetkellä käyttämääsi työnhallintatyökalua: Kirjoita vain, mikä on tärkeätä päivittäisessä työssäsi.
Katso sitten luettelosi ja selvitä, millainen aikataulu olisi sinulle paras. Tarvitsetko järjestelmän, joka palvelee enemmän määräaikojasi, vai tarvitsetko yksinkertaisempaa luetteloa, joka ei vie tuntia suunnittelulle joka viikko?
Älä vain unohda ajoittaa ajoissa tweettiä minua ja kertoa minulle, kuinka uusi järjestelmäsi toimii.
