En tiedä sinusta, mutta en rakasta mitään muuta kuin hyvää, puhdasta, organisoitua tehtäväluetteloa. Muutama helppo tarkistaa aamulla, muutama vaikeampi, mutta tyydyttävä tehtävä iltapäivällä ja yksi tai kaksi bonuslaatikkoa tuottavimmilleni, värähtelevämmille universumin päivilleni.
Valitettavasti tämä ei koskaan ole mitä tehtäväluetteloni näyttää. Toimintakohteeni alkavat sanalla "mitä minun täytyy tehdä tänään" ja päättyvät sanalla "mitä minun on tehtävä elämäni kanssa", ja ne sisältävät jokaisen pienen askeleen, jonka minun mielestäni pitäisi tehdä väliin. Siellä on ympyröitä, tähtiä, logoja ja erilaisia korostusvärejä. Yhteenvetona: Se on kaaosta.
Päättäessään organisoida melun, tutkin joukon työkaluja ja resursseja antaakseni tehtävässani pienen kevään esipuhdistuksen. Suosikkini? Eisenhower-menetelmä.
Jos etsit parempaa tapaa hallita tehtäväluetteloa, näin tämä yksinkertainen, mutta tehokas! -Työkalu toimii.
Mikä se on?
Eisenhower-menetelmä on helppo ajanhallinta- ja priorisointityökalu, joka saa sinut esittämään kaksi kysymystä jokaisesta tehtävätoimesta: Onko se kiireellinen? On tärkeää? Menetelmäksi puhutun presidentti Eisenhowerin jälkeen työkalu seuraa hänen kuuluisan lainauksensa ajatteluprosessia: "Mikä on tärkeätä on harvoin kiireellistä ja mikä kiireellistä on harvoin tärkeää", ja järjestää tehtävänne neljään erilliseen kohdat.
Kuinka voin käyttää sitä?
Ensinnäkin, tartu hullu näköisen tehtävälistaan.
Tartu seuraavaksi tyhjä pala paperia ja piirrä seuraava kvadrantti. (Mutta jätä teksti keskelle! Se on sinun täytettävä.)
Lähde
Ota sitten kaikki kyseisessä kaoottisessa paperipaikassa luetellut esineet ja aseta ne johonkin neljästä laatikosta. Niiden merkinnät olisi oltava "Kiireelliset ja tärkeät", "Tärkeät mutta ei kiireelliset", "Kiireelliset, mutta ei tärkeät" ja "Ei tärkeitä tai kiireellisiä".
Mikä menee mihin?
Kiireelliset ja tärkeät: Onko sinulla EOD-määräaika? Se menee tähän. Kaatiko verkkosivustosi vain? Se menisi myös tänne. Onko itkevä vauva? Se menisi myös tähän laatikkoon (vaikka haluatko kirjoittaa ”käsitellä itkevän vauvan” tehtäväksi vai ei). Tämä laatikko on täynnä päivittäisiä tulipaloja. Ja ellet ole kriisitilanteessa PR, et halua liikaa tähän laatikkoon. Se tarkoittaa, että vietät enemmän aikaa olla reaktiivisia ja vähemmän aikaa olla aktiivisia.
Tärkeää, mutta ei kiireellistä: Tässä ruudussa sinun pitäisi viettää suurin osa ajasta. Siihen tulisi sisältyä lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteita, kuten verkottuminen, liiketoiminnan suunnittelu ja liikunta. Vaikka merkitset näitä aktiviteetteja ei kiireellisiksi, on parasta asettaa aikataulu jokaisen ympärille, jotta olet varma, että saat ne tehdä.
Kiireellinen, mutta ei tärkeä: Tämä on puhelu kokouksen keskellä tai täysi vastaajaa odottavien sähköpostien postilaatikko (huolimatta siitä, että se ei ole kaikkea niin tärkeää lopputavoitteesi kannalta). Päivän keskellä esiintyvät ärsyttävät asiat eivät siirrä sinua eteenpäin niin paljon, mutta voivat viedä paljon aikaa. Jos huomaat, että suuri osa tehtävistäsi kuuluu tänne, on aika rakentaa järjestelmiä suojautuaksesi paremmin. Luo esimerkiksi toimistosi iltapäivälle, jotta ihmiset tietävät, että vastaat myöhemmin, ja sano äidillesi, että et soita, kun olet töissä.
Ei tärkeätä tai kiireellistä: Mitä he sitten tekevät tehtäväluettelossasi? Vakavasti, jos tässä ruudussa on tehtäviä, löydä tapa päästä eroon niistä. Jos et pääse eroon niistä, siirrä ne. Ja jos et voi delegoida niitä, koota ne neljään tai viiteen (tai 10) ryhmään, jotta voit poistua hitaasta, lumisesta iltapäivästä.
Ja kaikille niille teknikkoille, jotka olet hankkinut tehtäväluetteloita iPhonen muistiinpanoihin ja mietit kuinka nämä kääntävät, älä pelkää. Siellä on jopa Eisenhower-sovellus.
Tiedätkö muita hyödyllisiä ajanhallinta- tai organisointityökaluja, jotka opastavat sinut läpi päivän? Kerro meille heistä!
