Aloitan myöntämällä jotain kiusallista. Kuultuaani kaksi vuotta sitten yrityksen vanhemmassa tiimissä mainittavan “laiha” ja “standupi”, ajattelin aloittavani uuden henkilöstöterveyttä ja asentoa koskevan HR-aloitteen.
Olin super väärässä siitä. (Työtoverini vetoavat minua loputtomasti, kun he näkevät tämän artikkelin.)
Se mitä yritys toteutti, oli uusi päivittäisten 15 minuutin kokousten rutiini, nimeltään “standups”, jossa ryhmän jäsenet päivittävät lyhyesti seuraavia kysymyksiä:
- Mitä suoritit eilen?
- Mitä on meneillään tänään?
- Estääkö jokin sinua suorittamasta jotain?
Jokainen joukkueen jäsen seisoo kokouksen aikana, koska kyseisen asennon uskotaan varmistavan paremman keskittymisen kuin istuen. Teoriassa standupit ovat täydellisiä tuottavuudelle, koska ne leikkaavat rasvan pitkissä kokouksissa, joissa kukaan ei kiinnitä huomiota ja kaikki vetäytyvät todellisesta työstä. Eikä se ole vain tilanraporttien antamista. Joukkueet tunnistavat painopisteet ja haasteet päivän alussa, jotta he voivat suunnitella estäjien estämisen ja varmistaa, että loppupäivän työmatka on selkeä.
On järkevää, että pienet yritykset, joihin vaikuttaa Lean Startup-ajattelu (tl; dr: tekevät enemmän vähemmällä) kokeilevat standupeja. Kun olet pieni ja ketterä, sinulla ei ole aikaa paljon ylimääräisiä kustannuksia. Yrityksessäni, Bureau Blank -yrityksessä, meillä on kuusi ydinryhmää - strategia, suunnittelu, verkko, asiakaspalvelut, toiminta ja liiketoiminnan kehittäminen - ja työskentelemme joka hetki jopa 20 projektissa 10 tai useammalle asiakkaalle. Tiimissämme on myös vain 10 ihmistä, joten meillä on jokainen ajoittain useita hattuja. Meidän kaltainen yritys tarvitsee jotain pitääkseen kaikki organisoituneina ja ajan tasalla.
Kun he toimivat
Joten, toimivatko ne? Olen nähnyt, että standupit ovat todella hyödyllisiä, kun…
Määräajat odottavat
Oletko koskaan kuullut sanoa: ”Kun teet suunnitelman, Jumala nauraa?” No, Jumalan on saatava potku projektipäälliköistä, jotka yrittävät hallita aikaa arvioilla ja määräajoilla. Kun noita hetkiä väistämättä tapahtuu, kun kaksi kriittistä määräaikaa törmäävät samana päivänä, standupeista on hyötyä, koska joukkueet katsovat kalenteria yhdessä antaessaan päivityksiä. Voit nähdä välitavoitteiden tulevan ennen niiden saapumista ja voit suunnitella prioriteettien tai työmäärän mukauttamista vastaavasti.
Rakastat tehtävälistoja
Koska olemme pitäneet standuppeja, olemme käyttäneet myös projektinhallintajärjestelmiä, kuten Basecamp ja JIRA. Näiden järjestelmien avulla kaikki voivat nähdä jokaisen ruudun (kirjaimellisesti), joka on tarkistettava, ennen kuin verkkosivusto tai logo voidaan toimittaa asiakkaalle. Pysähdysten aikana ryhmän jäsenet voivat nopeasti osoittaa työskentelevät tehtävät ja kokous on ohi hetkessä.
Haluat lisätietoja siitä, mitä toinen joukkue tekee
Yksi pienessä yrityksessä olemisen eduista on, että mahdollisuudet oppia ovat jatkuvasti läsnä. Jokaisen joukkueen standupi on tallennettu projektihallintajärjestelmäämme, joten voin aina nähdä, kuinka toisen osaston jäsenet osallistuvat projektiin, jota työskentelen.
Tässä on mahdollinen skenaario: Verkkosivuston kehittämistä varten strategiatiimini tekee tutkimusta asiakkaamme teollisuudesta etsimään suuntauksia ja huomaamme esimerkiksi, että enemmän järjestöjä ottaa vastaan reagoivia verkkosivustoja. Kun kehittäjämme alkavat rakentaa sivustoa, voin tarkistaa heidän standupinsa nähdäkseen vaiheet, joita he toteuttavat sivuston näyttämiseksi monikokoisilla näytöillä, ja pyytämään heitä jakamaan oivallukseni kanssani. Tämä on voittajavoitto, koska saan oppia jotain uutta sekä osoittaa kiinnostusta työtovereihini (mikä on pitkä matka yksilöiden ja yritysten moraalille).
Mitä tarkkailla
Pahvihahmot voivat myös paljastaa haasteita, joiden pitäisi ryhtyä toimiin ryhmillä ja johtajilla. Tässä on mitä kannattaa odottaa:
Työ, jota ei ole tasaisesti jaettu tai suoritettu
Pahvihahmot paljastavat nopeasti, kuinka paljon työtä kaikilla on. Kun kaikki ilmoittavat tekemästään työstä, sinulla voi joskus olla ryhmän jäseniä, joiden tehtävät näyttävät horjuvan ”meneillään”. Älä paniiko tai hyppää johtopäätöksiin siitä, että työtoverisi ei hallitse aikansa hyvin. Muista, että ”kiireisyys” ei ole standupin tavoite, viestintä on. Olit hänen johtaja tai kollega, työskentele hänen kanssaan ymmärtääksesi tehtävän syvyyden. Katso, onko liikaa yhden ihmisen käsitellä yksin tai voitko jakaa tehtävän pienempiin vaiheisiin.
Joku näyttää toisella sivulla
Pahvihahmot tunnetaan myös nimellä ”turvotus”, termi, joka tulee joukkueiden rugbymuodostuksesta, jotka yhdistävät toisiaan saadakseen pallon hallinnan. Työssä, kuten urheilussa, jos joku yksittäinen joukkueen jäsen ei ole linjassa tavoitteiden kanssa tai vetää painoaan, muu joukkue kärsii siitä. Jos kokeilet standupeja, tarkkaile ryhmän jäseniä, jotka eivät näytä kiinnittävän huomiota, kun muut puhuvat, tai anna epämääräisiä päivityksiä työskentelystään. Ei välttämättä ole, että heidät irrotettaisiin. He eivät ehkä ymmärrä työskentelevänsä asiayhteyttä, tavoitteita tai vastuita. Tee aikaa yksilölliselle kokoukselle, jotta haasteisiin voidaan vastata suoraan.
Ei ole tarpeeksi työtä ollenkaan
Pahvihahmot, kuten tehtäväluettelot, on rakennettu välitöntä tyydytystä varten. Kun poltat tehtäviä ja edistyt työssäsi, se tuntuu mahtavalta! Mutta jos yrityksellesi tai tiimillesi ei ole tarpeeksi työtä, standuppi voi tuntua nostavansa samaa kevyttä käsipainoa kuntosalilla päivittäin. Toki, pidät rutiinia, mutta et ole vahvempi. Puhumattakaan, olet kyllästynyt mielesi ulkopuolelle. Jos ryhmäsi työmäärä on pieni, standupista voi tulla häirintää, mikä johtaa joukkueen jäsenten menettämiseen. Kun tiimin jäsenen kiinnostus on poistunut, myös tuottavuus ja sitoutuminen yritykseen voivat haalistua.
Jos lyöt hitaasti töitä, harkitse pitäisikö sinun pitää laittaa standupeja pitoon ja lisätä muun tyyppisiä ryhmän muodostamiseen liittyviä aktiviteetteja.
Pahvihahmot, kuten ohjelmisto tai koneet, ovat työkaluja. He eivät ratkaise ongelmia yksin. Mutta ne edellyttävät huolellista käyttöönottoa ja tarkkaa huomiota inhimilliseen elementtiin, jotta varmistetaan, että luot ympäristön, joka on avoin ja äänekäs, jossa joukkueet työskentelevät yhdessä saadakseen työnsä aikaan.
