Kun ajattelen kevätpuhdistusta, ajattelen kaapistani - ja kuinka paljon minun todella on todella käydä sen läpi: tyhjentää asiat, joita en ole kulunut koko kauden, löytää hyvä, out-of-the-way tarkkailla asioita, joita en käytä kovin usein, ja organisoida kaikki muu osaksi järkevää järjestelmää.
Mutta olen rehellinen: Jos haluan puuttua elämäni alueeseen, joka on suurin sotku, minun pitäisi todella keväällä puhdistaa sähköpostini.
Kuulostaa tutulta? Arvaan niin. Joten tänä vuonna olen keksinyt muutamia vinkkejä kaappisi tyhjentämiseen ja kuinka ne soveltuvat postilaatikkoosi.
1. Tyhjennä takaosa
Kun kyse on sähköpostista, uudemmat saavat aina huomion. Joten jos aiot keväällä puhdistaa, paras paikka aloittaa on vanhimmat lukemattomat viestit. Vaikka vastaat vain kolmeen vanhimpaan sähköpostiin, tuntuu siltä, että olet edennyt jonkin verran, koska ne ovat keränneet pölyä (ja niihin todella on joko vastattava tai arkistoitava).
2. Sulje ja heitä joitain asioita
Aivan kuten kaappisi kanssa, olet onnellinen myös postilaatikossasi, jos siinä on vain mitä tarvitset. Itse asiassa tutkimukset osoittavat, että päivittäisten sähköpostien määrän vähentämisellä on todellinen vaikutus ajanhallintaan ja stressitasoon.
Joten ota nämä kevään ensimmäiset viikot tekosyynä selvittääksesi, mitä et enää tarvitse. Uutiskirjeet, joita et koskaan lukenut, ilmoitukset sosiaalisen median sivustoilta, joita et edes katso, postituslistat, jotka eivät ole sinulle enää hyödyllisiä - kaikki nämä ovat reilua peliä.
Etkö ole varma kuinka aloittaa näiden postilaatikkojen sotkujen tunnistaminen? Kokeile tätä:
- Etsi ”tilauksen peruuttaminen” pinta-alan uutiskirjeistä, joista voit poistaa.
- Tarkista roskakoristasi kaikki sähköpostit, jotka ovat vielä lukematta. Jos poistit sen tarkastelematta sitä - todennäköisesti et tarvitse sitä ensisijaisesti.
- Etsi “mistä: ei vastausta” löytääksesi automatisoidut sähköpostit yrityksiltä (pidän parempana todellisten ihmisten sähköposteja).
Kun teet jokaisen vaiheen, peruuta tilaukset kaikesta, mitä et itse luke tai tarvitse.
3. Ei tarvita päivittäin? Laita se muualle
Kun olet päättänyt, millä uutiskirjeillä ja luetteloilla haluat ehdottomasti pysyä, harkitse tiettyjen kansioiden luomista (tai niin kutsuttuja aiheisia postilaatikoita), joihin ei-välttämättömät sähköpostit menevät automaattisesti sen sijaan, että ne näkyisivät postilaatikossasi.
Suodattamalla nämä sähköpostit tyypin mukaan ja tekemällä niistä helposti saatavissa olematta aina edessäsi, otat hallinnan takaisin: Tarkastelet Fab.com-sivuston tarjouksia ja uusia tyylit Banana Republic -tapahtumassa, kun valitset, ei silloin, kun päättää siirtyä postilaatikkoosi. Voit tarkistaa uusia Twitter-seuraajia, kun päätät, että on aika sosiaalisen median tauolle. Saat idean.
Ennen kuin aloitat suodattimien kanssa, päätä teemaistasi. Tarkastellessani postilaatikoihini aikaa vievää rikoksentekijöitä päätin, että kolme suurta olivat: luettelot, sosiaalinen media ja uutiskirjeet. Luo uusia tarroja jokaiselle näistä.
Pro-vinkki: Aloita etiketti tähdellä, jotta se tulee etikettien yläosaan, varmista, ettet unohda tarkistaa niitä (esim. “* Social media” sijaan “Social Media”).
Aseta sitten suodattimet niin, että osuvia sähköpostiviestejä siirrytään suoraan teemoituihin postilaatikoihisi. Gmailin suodatusasetusten vaiheet ovat seuraavat:
- Napsauta hakukentän alaspäin osoittavaa nuolta. Näkyviin tulee ikkuna, jonka avulla voit määrittää hakukriteerisi.
- Kirjoita hakukriteerisi. Jos haluat tarkistaa, että haku toimi oikein, napsauta hakupainiketta.
- Napsauta ”Luo suodatin” hakuikkunan alareunassa.
- Valitse toiminto (toiminnot), jonka haluat suodattimen suorittavan. Muista tässä tapauksessa valita ”Ohita postilaatikko (arkistoi se)” ja “Käytä tarraa:”, kun luot suodattimen.
- Napsauta Luo suodatin -painiketta.
Nyt kaikki nämä sähköpostit osoitteesta [email protected] menevät suoraan ”* Newsletter” -teeman postilaatikkooni tarkistaakseni, olenko verkkokaupoissa. Suosittelen, että teemoitujen postilaatikoiden etiketti-asetukseksi asetetaan “Näytä jos lukematon”, jotta hyötyisit tästä “näkymättömästä, mielestä” -strategiasta. Ja vaikka yllä olevat ohjeet koskevat erityisesti Gmailia, monet muut sähköpostijärjestelmät tarjoavat samanlaisia merkintä- ja lajitteluominaisuuksia.
Saapuneet postilaatikon kunnostaminen vie jonkin aikaa, mutta lupaan, että se on sen arvoista. Aivan kuten puhdas vaatekaappi auttaa sinua löytämään etsimäsi asiat, järjestetty postilaatikko varmistaa, että käytät aikaa ja energiaa sähköposteihin, jotka todella tarvitset lukemiseen.
Hyvää kevätpuhdistusta!
: Kevät puhdista kampisi!
