Älypuhelimien virta on ollut hämmästyttävä työpaikalla: Koska meillä on mahdollisuus lähettää sähköpostia, surffata Internetissä ja lähettää tekstiä ympäri vuorokauden, voimme tehdä työmme kirjaimellisesti milloin tahansa, missä tahansa. Mutta kiinnittyminen kosketusnäyttöön voi toimia myös meitä vastaan - toisaalta olemme tavoitettavissa äärettömästi, ja toisaalta on helppo jättää huomioimatta tosielämämme läsnäolo.
Joten kuinka pysyt yhteydessä ja ammattimaiseksi samanaikaisesti? Tässä on modernit tavat yleisimpiin älypuhelintapauksiin.
1. Onko OK pitää älypuhelinta poissa kokouksen aikana?
Se riippuu. Jos käytät sitä kerätäksesi keskusteluun liittyviä tietoja, pidä se poissa - selitä vain tekemäsi. Jos kyseessä on sisäinen kokous ja odotat tärkeätä puhelua asiakkaalta, pidä puhelimesi värähtelevänä ja muista astua pois kokouksesta, kun otat puhelun. Jos kuitenkin osallistut tapaamiseen asiakkaan kanssa tai sisäiseen kokoukseen, johon et odota puhelua, aseta puhelin pois ja tarkista se vasta, kun kokous on ohi.
2.
Kehosi kieli puhuu yhtä voimakkaasti kuin äänesi ympärilläsi oleville. Jos keskityt muuhun kuin puhuvaan ihmiseen, heijastat epäammattimaista ja hajamielistä kuvaa. Vaikka puhelimesi ei soi, katselee alas ja napauta hiljaa viestiä, kertoo edelleen hyvin, kuinka nykyinen kokous sijoittuu prioriteettiluetteloosi.
3. Voinko käyttää puhelinta muistiinpanoihin olematta loukkaavaa?
Kyllä, mutta tee selväksi toimien tarkoitus ennen kuin aloitat. Voit sanoa: "Aion tehdä muutaman muistiinpanon puhutessamme varmistaaksemme, että vangitsen tärkeimmät kohdat." Jatka osallistumista kokoukseen (älä kurkista juuri tulevaa tekstiä, vaikka olet sitä mieltä, että olet) ja muista etsiä ja ottaa silmiin ajoittain, jotta kaikki tietävät, että olet todella heidän kanssaan.
4. Kuinka käsken johtajani laittamaan puhelimen pois ja virittää?
Ei ole helppoa tapaa pistää pomosi huonoihin tapoihin, mutta voit huomauttaa hienovaraisella tavalla, jos keskustelet yksinään. Ehdota aikataulun muuttamista, jos johtajasi on haudattu älypuhelimeen, kysymällä: “Näytät melko kiireiseltä, pitäisikö meidän lykätä kokoustamme?” Voit myös kiertää asiaa pitämällä kokoukset mahdollisimman nopeasti ja ytimekkäästi. Mutta jos pomo lähettää tekstiviestejä asiakaskokouksen aikana, saatat joutua huomauttamaan (huolellisesti), että asiakkaasi ei tunnu tyytyväiseltä häiriötekijältä.
5. Kuinka voin hienovaraisesti soittaa, kun ruokailun asiakkaan kanssa?
Valitettavasti sitä ei voida tehdä. Vaikka puhelin on asetettu värisemään. Ajattele sitä: onko saapuva puhelu niin tärkeä, että kannattaa välittää viesti, että asiakas ei ole etusijallasi? Jos odotat kiireellistä puhelua (esim. Sairaalasta, koska perheenjäsen on sairas) tai tietoja, joista voisi olla hyötyä kokouksellesi, tietysti nämä ovat poikkeuksia säännöstä - mutta sinun tulee valmistella illallisyrityksellesi näiden keskeytyksien mahdollisuus etukäteen. Ja mitään muuta syytä ei yksinkertaisesti voida perustella.
6. Kuinka voin käsitellä puheluita sopimattomasta kohdasta (eli lentokentältä, lounaalta, ajon aikana)?
Vastaaja on siellä syystä. Ei ole mitään hätää, jos soitat jollekin viidestä tai 10 minuutissa, kun olet häiriöinen ja pystyt paremmin kuulemaan. Jos tiedät, että puhelu on erittäin tärkeä, vastaa puhelimeen ja pyydä soittamaan muutamassa minuutissa, kun pääset ihanteellisempaan paikkaan puhuaksesi. Mitä tahansa teetkin, pidä välttämättä huutamasta yksityisiä yritystoimintaa julkisessa paikassa.
7. Pomoni jätti minulle vastaajaviestin. Kuinka kauan minun täytyy palata hänen luokseen?
Sisällöstä ja aiheesta riippuen sinulla on yksi työpäivä - mutta tee se nopeammin, jos puhelu on kiireellinen.
8. Kuinka minun pitäisi käsitellä työaikojen jälkeisiä tekstejä ja sähköposteja?
Tuntien jälkeen lähetettyyn sähköpostiviestiin voidaan vastata seuraavana arkipäivänä, ellei pomosi kanssa ole toisin keskusteltu (tai sen odottaa). Teksti on erilainen - viestinnän luonne merkitsee välitöntä toimintaa - joten sinun tulisi vastata niin pian kuin mahdollista. Ja jos lähetät viestin, sinun tulee aina olla selkeästi odotuksiasi vastausaikaan.
9. Milloin työhön liittyvät tekstiviestit ovat hyväksyttäviä?
Jos asiakas aloittaa tekstiviestikeskustelun kanssasi, on hienoa vastata. Mutta älä edes nykypäivän tekniikan taitavassa maailmassa älä ole sitä, että kaikki tuntevat liian paljon tekstiviestejä. Jos teet tekstiä työssä, pidä se ammattimaisena. Vältä hymiöitä tai räikeitä lyhenteitä, kuten OMG, LOL ja BTW.
10.
Kun olet epävarma, noudata tätä yksinkertaista nyrkkisääntöä: ihmiset, joiden kanssa tapaat kasvotusten, ovat etusijalla. Keskity niihin, joille haluat lähettää tekstiviestejä, lähettää sähköpostia tai soittaa.
