"Pizza on täällä!"
Näin sinun pitäisi aloittaa seuraava kokous, Amazonin toimitusjohtajan Jeff Bezosin mukaan.
Kun harkitaan, kuinka monta työntekijää tulisi tulla, Bezosilla on tiukat ”kahden pizzan säännöt” - toisin sanoen, jos kaikki eivät saisi pari viipaletta piirakkaa, liian monet ihmiset tulevat.
Teorian mukaan kokouksen osallistujien kaataminen kaikkein välttämättömimpään on tuottavuuden kannalta välttämätöntä. Bezosin tapauksessa tämä tarkoittaa, että kutsulista on yleensä viidestä kahdeksaan.
Tietysti kahdeksan kokouksen rajoittaminen ei toimi kaikissa organisaatioissa tai kokoustyypeissä. Two Pizza Rule on ihanteellinen esimerkiksi aivoriihille ja ongelmanratkaisuistunnoille, joissa laatu on huomattavasti tärkeämpi kuin määrä. On myös hienoa pitää mielessä päätöksentekokokouksia pidettäessä, koska yritettäessä päästä sopimukseen on helppo olla liian monien kokkeihin liittyvä tilanne.
Toisaalta yksisuuntaiseen tiedonjakokokoukseen tulisi osallistua kuka tahansa, jota koskevat tiedot ovat merkityksellisiä. Esimerkiksi päivityksen yrityksen kehityksestä ja tulevaisuuden tavoitteista tulisi ehdottomasti kattaa koko yritys. Samoin, jos yrität selvittää useiden osastojen strategiaa, edustajan tulee olla jokaisesta osastosta - vaikka se merkitsisi ylimääräisen piirakan tai kahden tilaamista.
Joka tapauksessa Bezosin kaltainen sääntö on hyvä, koska se pakottaa sinut arvioimaan uudelleen kokouskäytäntösi. Aivan liian monet kokoukset ovat tuloksettomia, koska niiden kutsutut luettelot ovat liian suuret. Mutta jos harkitset vierasluetteloa etukäteen ja varmistat, että pystyt perustelemaan kunkin henkilön osallistumissyyt, kokoukset muuttuvat. Tuottavuus taattu.
