Näin voit puhdistaa postilaatikkosi 1 tunnissa - muse

Todennäköisesti postilaatikkosi on paljon kuin hylätty tavarakori, joka istuu kaapin takana. Tiedät, että se on kuolemansa puhdistaa (ja sisältää monia piilotettuja yllätyksiä), mutta ajatus tällaisen tehtävän hoitamisesta on ylivoimainen. Ja kenellä on kuusi tuntia vapaata aikaa säästää jotain sellaista varten?

Sähköpostien järjestämisen ei kuitenkaan tarvitse kestää koko päivää - itse asiassa voit tehdä sen vain yhdessä tunnissa, jos varaat siihen aikaa.

Minuutit 1-10: Poista roskat

Aseta aika 10 minuutiksi ja aloita vain joukkotietojen poistaminen (tai arkistointi) viestejä, joita et tarvitse, kuten sosiaalisen median tilien ilmoitukset, aiempien tapahtumien muistutukset, jo vastaanottamiesi toimitusten vahvistukset, jo lukemat uutiskirjeet. (tai ei koskaan lue) ja sähköpostit, jotka eivät ole enää merkityksellisiä.

Voit tehdä tämän helpoksi etsimällä postilaatikostasi yleisiä lähettäjiä tai aiheita (esimerkiksi: LinkedIn-ilmoitukset) ja poistamalla joukon juttuja kerralla.

Minuutit 10–30: Luo kansioita ja tarroja

Nyt on aika järjestää jäljellä olevat viestit, jotka eivät tarvitse mitään toimia, mutta jotka tarvitset tai haluat säilyttää.

Kansiojärjestelmiä on niin monta kuin sähköpostikäyttäjiä, mutta helppo kokeilla on luoda kansio mihin tahansa aiheeseen tai sähköpostityyppiin, jossa on useita siihen liittyviä viestejä. Joten se voi tarkoittaa kansioita, kuten: Kuitit, Projektit, Matkat ja niin edelleen. Voit aina lisätä ja mukauttaa kansioita, kun opit, mikä sopii sinulle parhaiten.

Nopeuttaaksesi tätä prosessia voit luoda jopa "Tiedosto myöhemmin" -kansion kaikille, joista olet epävarma, ja "Poista tilauksen" -kansion kaikille, joita et enää halua. Vinkki: Ne ovat hienoja kansiot lajiteltaviksi, kun kokousten välillä on viisi minuuttia.

Vai niin! Ja jos haluat organisoitua vieläkin paremmin, kokeile joitain tarroja (joita Outlook nimittää ”kategorioiksi”) lisätäksesi lisätietoja viesteihisi. Yhdellä sähköpostilla voi olla useita tarroja tai jopa useita tarrakerroksia. Joten sillä "Matka" -kansion sähköpostilla voi olla päätunniste “New York 2018” ja alamerkit “Lennot” ja “Maanantai”.

Minuutit 30-50: Käytä kahden minuutin sääntöä tai tee tehtäväluettelo toimintoa tarvitseville sähköposteille

Nyt käytettävissäsi olevien sähköpostiviestien tulisi olla vain niitä, jotka tarvitsevat toimia. Jos toiminto voidaan suorittaa alle kahdessa minuutissa, tee se nyt. Jos tarvitset enemmän aikaa viestin hoitamiseen, lisää se tehtäväluetteloon ilmoituksella, joka muistuttaa sinua tekemään sen. Arkistoi sitten sähköposti, jotta postilaatikko pysyy selkeänä (voit silti etsiä sitä myöhemmin).

Jos et vain ole luettelon valmistaja, voit sen sijaan käyttää Gmailin uutta torkkuominaisuutta, jotta sähköposti näkyy postilaatikossa, kun olet valmis käsittelemään sitä. Tai jos olet Outlook-käyttäjä, seurantaominaisuuden avulla voit tehdä saman.

Minuutit 50–60: Päivitä asetukset helppoa huoltoa varten

Onnittelut maailman järjestäytyneimmistä postilaatikoista! OK, ei maailman järjestäytyneimpiä postilaatikoita - mutta paras vielä.

Mutta älä anna juhlan käydä liian kauan, tai muuten se täyttyy. Voit välttää tämän luomalla suodattimia, jotka lajittelevat saapuvat viestit automaattisesti, jotta sinun ei tarvitse.

Lempisuodatini on uutiskirjeille ja tarjoamille sähköpostille, joita haluan tosiasiallisesti lukea, mutta joilla ei ole aina aikaa oikealle, kun ne tulevat sisään. Sen sijaan määritin Gmailissa suodattimen, joka lähettää ne kaikki "Lue myöhemmin" -kansioon. (Outlookilla on oma versio suodattimista, nimeltään ”säännöt”, jotka voivat tehdä raskasta nostoa sinulle.)

Voit myös harkita automaattisen vastauksen määrittämistä Gmailille tai Outlookille, kun et pysty vastaamaan sähköposteihin niin nopeasti kuin tavallisesti (esimerkiksi jos olet konferenssissa, työskentelet epätavallisina auki tai lomalla) .

Ja jotta todella selaat viestejäsi, voit ottaa käyttöön ja oppia joitain pikanäppäimiä Gmailiin tai Outlookiin.

Tämän siivouksen jälkeen pääset eroon tuhmasta tunteesta, että olet unohtanut viestin, tai uppoavasta tunteesta, että joudut kohtaamaan täydet postilaatikot joka aamu. Itse asiassa saatat jopa olla valmis siirtymään edistyneempään sähköpostiorganisaatioon, esimerkiksi hyödyntämään uutta Gmailia, käyttämään Chromen laajennuksia tai kokeilemaan tätä Saapuneet-sovelluksen AI-työkalua.

Tai kääntöpuolelta, jos huomaat, että sinulla on vielä paljon tehtävää - aloita varaaminen 20 minuutin välein viikossa käsitelläksesi näitä vaiheita kerrallaan. Tee se muutaman viikon ajan ja löydät itsesi postilaatikosta, joka todella helpottaa elämääsi.