Aivan liian monet asiakkaat tulevat luokseni uransa "En voi enää ottaa sitä" -vaiheeseen.
Otetaan esimerkiksi Tricia, joka tuli luokseni lannistukseksi työstään ja kyvyttömyydestään hallita sitä. Hän työskenteli pitkiä aikoja - suurin osa heistä vietti kokouksissa ja käsitteli satoja sähköposteja - kiirehti sitten viime hetken lopettaakseen markkinointikampanjoita, jotka näyttivät aina muuttuvan paloharjoitteluiksi.
"Aina päällä"-mentaliteetti oli saada häntä. Ja hän oli valmis lopettamaan.
Huomasin heti, että Tricialta puuttui olennaisin työtaito, jonka mielestäni jokaisella työntekijällä on oltava: prioriteettien asettaminen ja johtaminen. Toisin sanoen kyky tunnistaa selkeästi tärkeimmät prioriteetit ja keskittää suurin osa energiastasi ja ajasta näihin asioihin.
Valitettavasti vaikka puhumme usein ajanhallinnasta ja tuottavuudesta toimistossa, priorisointitaito menetetään usein. Seurauksena on, että monet ihmiset päätyvät Trician tapaan: uupuneiksi, turhautuneiksi ja palanut.
Jos tunnet liiallisten tuntien hukkua ja siirryt jatkuvasti tehtäviin, tässä on muutamia ilmaisimerkkejä siitä, että saatat joutua hallitsemaan prioriteettejasi paremmin - ja joitain helppoja tapoja palata takaisin raiteillesi.
Kyltti # 1: Uskot, että kaikki on tärkeää
Jos tarkastelet tehtäväluetteloa ja näet kaiken yhtä tärkeänä, on helppoa olla tyytyväinen tehtävien määrään eikä laatuun. työstäsi. Mutta harkitse tätä: Pareto-periaate ehdottaa, että 20% tehtävistäsi tuottaa 80% tuloksestasi - ja se tarkoittaa, että pieni osa päivittäisestä työstäsi ansaitsee suurimman osan huomiosta.
Trician tapauksessa hän hyväksyi kaikki saamansa kokouskutsut. Mutta se ei tarkoittanut, että kokoukset olivat hänen aikaansa arvoisia tai auttoivat häntä saavuttamaan ensisijaiset tavoitteensa.
Ratkaisu: Selvitä tavoitteesi ja tavoitteesi
Tee yhteistyötä esimiehesi kanssa saadaksesi kristallinkirkas käsitys siitä, kuinka suorituskykyäsi arvioidaan (esim. Tarkistetaanko sinut lisäämäsi dollarimäärän tai asiakkaidesi tyytyväisyystason perusteella?). Kun toimituksesi on paremmin käsitelty, voit jakaa ne viikkotavoitteisiin.
Esimerkiksi, jos päätavoitteesi on tuottaa uusia tuloja, sinun tulee keskittyä ensisijaisesti messuilla saamiesi johtojen seuraamiseen ja suhteiden luomiseen potentiaalisten asiakkaiden kanssa - älä viettämällä tunteja viikossa auttamaan seuraavan messun suunnittelussa.
Kun teet päätöksiä työstä koko päivän ajan, kysy itseltäsi: “Kuinka tämä vie minut lähemmäksi tavoitteitani?” Jos ei, pane se alas ja siirry eteenpäin.
Kyltti # 2: Sinut kuluttaa toiminta pikemminkin kuin saavutuksia
Oletko koskaan alkanut luettelosta päivän alussa, tuntenut kiireisenä koko päivän, mutta jättänyt tunteen kuin et saanut mitään aikaan? Turhauttavaa, eikö niin? Tricia oli varmasti kiireinen, mutta hän ei saavuttanut paljon.
Todellisuudessa olet todennäköisesti saanut aikaan monia matalan prioriteetin asioita - kuten napsauttamalla merkityksettömiä sähköposteja, istumalla tehottomien kokousten läpi tai tekemällä pieniä tehtäviä, jotka eivät siirrä tärkeätä työtä eteenpäin. Ehkä vietit päiväsi projekteissa, jotka auttavat pomoa tai työtovereita, mutta et saaneet omaa työtä tehdä.
Ratkaisu: Suorita päivittäinen suunnitelma ja pysy siitä
Luo päiväsuunnitelma, joka alkaa tärkeimmän työn ajoittamisella. Nämä tärkeät toiminnot saavat ensimmäisen halkeaman kalenteriin, ennen kuin edes ajattelevat tekevän mitään muuta.
Suoritat todennäköisimmin tietyt tehtävät, kun teet tietyn päivämäärän ja ajan sitoutumisen niihin. Jos sähköposti häiritsee jatkuvasti, kytke se pois päältä ja tarkista se vain kahdesti tai kolmessa erityisessä kertaa päivässä. (Kun olet juurtunut työhösi ja saaksesi häirintääsi lukemalla sähköpostia, keskittymisen palautuminen vie täydet 64 sekuntia. Ajattele seuraavaa: menetät yli minuutin arvokasta aikaa jokaisesta sähköpostissa lukemasi keskellä tärkeätä työtä!)
Kyltti # 3: Kun pääset tärkeään työhön, sinut häiritään
Kuulet saapuvien sähköpostiviestien, tekstien ja pikaviestien jatkuvan "ding": n ja olet pakko kurkistaa. Sinut häiritsee jatkuvasti sosiaalisen median sireenipuhelu. Viivästyminen estää sinua alkamasta ja perfektionismi estää sinua viimeistelystä. Ja luulet virheellisesti, että monitehtävällä saat enemmän aikaan samassa ajassa. Kuulostaa tutulta?
Monien tehtävien suorittaminen on jossain määrin väistämätöntä, mutta muista: Vaikka pystyt kaventamaan työsi tärkeimpiin tehtäviin, et voi tehdä mitään edistystä, jos et pysty keskittymään tarpeeksi kauan niiden suorittamiseen.
Ratkaisu: Kehitä keskittymiskykyäsi
Kun olet selvillä ensisijaisesta työstä, joka on saatava aikaan, opi päästä - ja pysymään - keskittynyt näihin tehtäviin. Kokeile näitä siirtymisstrategioita:
1. Palaa työsi: Pomodoro-tekniikan avulla voit ajoittaa 25 minuutin aikavälit työskentelemään tärkeimmissä tehtävissä. Älä katso ennen kuin aika on loppunut, tee sitten pieni tauko. Toista neljä kertaa ja ota sitten pidempi tauko.
2. Eräyttää työsi: Ryhmitä samanlaiset tehtävät aikajaksoina kalenteriin, jotta voit keskittyä yhteen asiaan ja saada se tehtyyn. Toiminnot, kuten sähköpostin käsittely, puheluiden palauttaminen tai asiakirjojen tarkistaminen, voidaan ryhmitellä toisiinsa ja suorittaa erissä.
3. Lopeta monitehtävien suorittaminen: Lopulta jokainen tehtävä vie kauemmin - ja vaarannat työn laadun käynnistyessäsi.
Päiväsi läpi suorita usein todellisuuden tarkistuksia: Pysäytä joka tunti ja kysy nopeasti itseltäsi: Osiko viimeinen tunti tärkeimpiä tavoitteitasi? Jos ei, lupaa tehdä seuraavat 60 minuuttia paremmiksi ja aloita uudelleen. Jos teet todellisuuden tarkistuksen joka tunti, et koskaan anna koko päivän päästä pois sinusta.
Lopuksi, seuraa menestystäsi. Lopeta jokainen päivä katsauksella saavutuksestasi ja siitä, kuinka se vei sinut kohti tärkeimpiä suorituksiasi. Tämä helpottaa muiden - ei-välttämättömien - asioiden antamista.
Kun olet valmis ottamaan takaisin hallinnan työelämästäsi, muista, että kyse ei ole ajanhallinnasta tai tuottavuudesta. Ei ole tarkoitus saada kaikkea saamaan aikaan - sen on saada tärkein työ tehtyä. Haluan pitää mielessä Brian Tracyn neuvot: "Se ei ole aika, jonka vietät työskentelemällä yleisesti, vaan aika, jonka vietät työskentelemällä ensisijaisen tärkeissä tehtävissä."
